Desain Implementasi dan Operasi Sistem
(Systems Design, Implementation, and Operation) .
Empat langkah SDIC:
A. Desain Sistem Konseptual
Langkah-langkah desain konseptual:
1. Mengevaluasi alternative desain
Standar yang harus digunakan untuk mengevaluasi alternatif desain:
- Seberapa baik ia memenuhi sasaran keorganisasian dan sistem
- Seberapa baik ia memenuhi kebutuhan pengguna
- Apakah layak secara ekonomis
- Bagaimana bobot keuntungan dibandingkan kerugian
Panitia pengarah mengevaluasi alternative-alternatif tersebut dan memilih satu yang paling baik memenuhi kebutuhan organisasi.
2. Menyiapkan Spesifikasi Desain dan Laporan
Setelah alternative desain dipilih, spesifikasi desain konseptal (conceptual design specification) dibuat untuk elemen-elemen sebagai berikut:
- Output
- Penyimpanan data (data storage)
- Input
- Prosedur pemrosesan (processing procedures and operations)
Laporan sistem desain konseptual (conceptual system design report) merangkum aktivitas desain konseptual, memandu aktivitas desain fisik, mengomunikasikan bagaimana seluruh kebutuhan sistem akan dipenuhi, dan
membantu panitia pengarah menilai kelayakan.
B. Desain Sistem Fisik
1. Desain Output
Sasaran desain output adalah untuk menentukan sifat, format, isi, dan waktu pelaporan, dokumen, serta tampilan layar.
Output biasanya sesuai ke dalam salah satu dari empat kategori berikut:
a. Laporan terjadwal (schedule reports)
Laporan yang disiapkan secara teratur. dengan isi dan format yang telah ditentukan sebelumnya
b. Laporan analisis bertujuan khusus (special-purpose analysis reports)
Laporan yang tidak memiliki isi, format, atau jadwal yang telah dispesifikasikan sebelumnya: biasanya disiapkan sebagai tanggapan terhadap permintaan manajemen.
c. Laporan pengecualian yang dipicu (triggered exceplion reports)
Laporan dengan isi dan format yang telah dispesifikasikan sebelumnya, disiapkan hanya sebagai tanggapan terhadap kondisi-kondisi tidak normal
d. Laporan permintaan (demand reports)
Laporan dengan isi dan format yang telah dispesifikasikan sebelumnya, disiapkan hanya berdasarkan permintaan
2. Desain File dan Database
3. Desain Formulir
4. Desain Layar Komputer
Akan lebih efisien ketika memasukkan data secara langsung ke dalam computer daripada ke dalam kertas untuk entri lanjutan.
5. Desain Program
Salah satu aktivitas SDIC yang memakan waktu. Terdiri dari delapan langkah:
- Menentukan kebutuhan pengguna
- Membuat dan mendokumentasikan sebuah rencana pengembangan
- Membuat intruksi-intruksi program (kode computer
- Menguji program
- Mendokumentasikan program
- Melatih para pengguna program
- Memasang sistem
- Menggunakan dan memodifikasi sistem
6. Desain prosedur
Siapapun yang berinteraksi dengan sebuah sistem harus memiliki sebuah prosedur untuk menjawab pertanyaan 5W-1H terkait aktivitas -aktivitas Sistem Informasi.
Prosedur-prosedur harus memuat persiapan input, pemrosesan transaksi, deteksi dan koreksi kesalahan, pengendalian, rekonsiliasi saldo, akses database, persiapan dan distribusi output, dan serta intruksi-intruksi operator computer.
7. Desain pengendalian
C. Implementasi Sistem
Adalah proses mernasang perangkat keras dan perangkat lunak sehingga SIA dapat menyala dan dijalankan.
1. Perencanaan implementasi dan persiapan situs
Rencana implementasi merupakan rencana tertulis yang menunjukkan bagaimana sistem baru akan diimplementasikan ketika proyek tersebut harusnya selesai dan SI berjalan. Sebuah rencana implementasi terdiri atas implementasi tugas, tanggal penyelesaian yang diinginkan, estimasi biaya, dan siapa yang bertanggungjawab terhadap masing-masing tugas
2. Memilih dan melatih personel
Para pegawai yang dipekerjakan dari luar perusahaan atau ditransfer secara internal harus dilatih tentang perangkat keras, perangkat lunak, dan segala kebijakan dan prosedur baru. Apabila para pengguna tidak cukup dilatih, perusahaan tidak akan memperoleh manfaat dan pengembalian atas investasi yang diharapkan.
3. Melengkapi dokumentasi.
Tiga jenis dokumen yang harus disiapkan untuk sistem baru:
a. Dokumen pengembangan (development implementation)
Dokumen pengembangan (development implementation) menjelaskan SIA baru. Dokumen ini termasuk sebuah deskripsi sistem: salinan tata letak output, input, serta file dan database: bagan alir program; hasil uji; dan formulir penerimaan pengguna.
b. Dokumen operasi (operations documentation)
Dokumen operasi (operations documentation) termasuk jadwal pengoperasian; filee dan database yang diakses; serta persyaratan perlengkapan, keamanan, dan penyimpanan file.
C. Dokumentasi pengguna (user documentation)
Dokumentasi pengguna (user documentation) mengajarkan para pengguna bagaimana untuk mengoperasikan SIA. Tindakan ini termasuk manual prosedur dan bahan pelatihan.
4. Menguji Sistem
Berikut tiga bentuk pengujian yang umum:
a. Walk-through
Walk-through: tinjauan langkah demi langkah prosedur atau logika program untuk menemukan logika yang salah, kesalahan, pengabaian, atau masalah lainnya.
b. Uji pengolahan data (processing test data)
Uji pengolahan data (processing test data): memproses transaksi valid dan keliru untuk menentukan jika sebuah program, beroperasi seperti yang didesain dan transaksi yang valid ditangani dengan layak serta kesalahan dideteksi dan dihadapi secara tepat.
C. Uji penerimaan (acceptance test)
Uji penerimaan (acceptance test): pengujian atas sistem baru menggunakan sejumlah transaksi nyata untuk menentukan apakah kriteria yang dikembangkan pengguna terpenuhi.
D. Konversi Sistem
Adalah perubahan dari SIA lama ke SIA baru.
Empat pendekatan konversi digunakan:
1. Konversi langsung (direct conversion)
Konversi langsung (direct conversion) : perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan menghentikan si lama ketika yang baru diperkenalkan.
2. Konversi paralel (parallel conversion)
Konversi paralel (parallel conversion): perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengoperasikan kedua sistem secara bersamaan sampai organisasi yakin sistem baru berfungsi dengan benar.
3. Konversi bertahap (phase-in conversion)
Konversi bertahap (phase-in conversion): perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengganti elemen-elemen yang lama dengan yang baru secara bertahap sampai sistem lama secara seluruhnya telah digantikan.
4. Konversi pilot (pilot conversion)
Konversi pilot (pilot conversion): perubahan dari sebuah sistem lama ke sistem baru dengan mengimplementasikan sebuah sistem di satu lokasi, menggunakannya sampai seluruh masalah diselesaikan, dan kemudian mengimplementasikannya di organisasi tersisa.
E. Operasi dan Pemeliharaan
1. Tinjauan pasca-implementasi (post- implementation review)
Tinjauan pasca-implementasi (post- implementation review): tinjauan yang dibuat setelah sistem baru telah beroperasi dalam periode singkat untuk memastikan apakah sistem baru tersebut memenuhi sasaran yang direncanakan, mengidentifikasi kecukupan standar sistem, dan meninjau pengendalian sistem.
2. Laporan tinjauan pasca-implementasi (post-implementation review report)
Laporan tinjauan pasca-implementasi (post-implementation review report): sebuah laporan yang menganalisis sebuah sistem yang baru saja diserahkan untuk menentukan apakah sistem tersebut mencapai tujuan yang dikehendaki dan diselesaikan sesuai anggaran.
Berikut faktor-faktor yang diselidiki selama tinjauan pasca-implementasi: