Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan Jasa

1.Peningkatan Kualitas Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Salah satu upaya untuk mencapai tujuan pengadaan Barang dan Jasa adalah melalui peningkatan kualitas perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa. Peningkatan kualitas perencanaan pengadaan Barang dan Jasa dapat dilakukan dengan cara:

1. PA selaku penanggung jawab kegiatan, dalam melakukan penyusunan RKA yang di dalamnya terdapat pengadaan Barang dan Jasa telah mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
   • Identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa sesuai dengan Rencana Kerja;
   • Penyusunan spesifikasi teknis/KAK sesuai kebutuhan;
   • Ketersediaan Barang dan Jasa dan/atau penyedia di pasar;
   • Ketersediaan Barang dan Jasa yang dibutuhkan dalam bentuk produk/jasa dalam negeri; dan
   • Penyusunan RAB sesuai spesifikasi teknis/KAK sebagai dasar pengusulan
2. PA selaku penanggung jawab kegiatan, dalam melakukan penyusunan RKA perlu mempertimbangkan untuk melibatkan para pihak dalam ekosistem pengadaan, antara lain:
   • UKPBJ, termasuk pengelola pengadaan Barang dan Jasa, personel lainnya dan agen pengadaan; dan
   • APIP masing-masing K/L/PD.
3. Dalam penyusunan Perencanaan Pengadaan, PA/KPA dan PPK perlu mempertimbangkan:

• • Hasil monitoring evaluasi pada tahun sebelumnya;
  • Analisis pasar; dan/atau
  • Rekomendasi strategi

yang dilakukan atau didapat dari berbagai sumber, antara lain: laporan evaluasi pengadaan yang dilakukan oleh UKPBJ dan APIP masing-masing K/L/PD, rekomendasi LKPP atau BPKP.

Pelaku pengadaan dalam tahap Perencanaan Pengadaan terdiri dari PA dan    PPK.    PA    dapat mendelegasikan tugas dan kewenangan dalam Perencanaan Pengadaan kepada KPA. PA/KPA atau PPK dalam menyusun Perencanaan Pengadaan dapat dibantu oleh Sumber Daya Pengelola Fungsi Pengadaan Barang dan Jasa di lingkungan K/L/PD. PA mempunyai tugas dan kewenangan     menetapkan      Perencanaan   Pengadaan,   menetapkan      dan mengumumkan RUP dan melaksanakan Konsolidasi Pengadaan Barang dan Jasa. Tugas    dan Kewenangan PPK diantaranya adalah melaksanakan penyusunan Perencanaan Pengadaan untuk tahun anggaran berikutnya sesuai kebutuhan K/L/PD yang tercantum dalam RKA K/L atau RKA PD. Dalam hal PPK membutuhkan Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa atau personel lainnya, tim teknis, atau agen pengadaan, PPK mengusulkan kepada PA/KPA. Pada anggaran belanja APBD, PPK yang dirangkap oleh KPA dapat menugaskan PPTK untuk menyusun Perencanaan Pengadaan. PPTK yang  ditugaskan dalam menyusun Perencanaan Pengadaan harus memenuhi persyaratan kompetensi PPK.

2. Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

    Perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah meliputi kegiatan identifikasi Pengadaan Barang dan Jasa, penetapan jenis Barang dan Jasa, cara pengadaan, pemaketan dan konsolidasi, waktu pemanfaatan Barang dan Jasa dan anggaran pengadaan. Perencanaan Pengadaan terdiri atas Perencanaan Pengadaan melalui Swakelola; dan/atau Perencanaan Pengadaan melalui Penyedia. Hasil perencanaan pengadaan dimuat dalam Rencana Umum Pengadaan. Perencanaan Pengadaan menjadi masukan dalam menyusunRencana Kerja Anggaran K/L dan Rencana Kerja Anggaran Pemerintahan Daerah.

Penyusunan Perencanaan Pengadaan yang dananya bersumber dari APBN dilakukan bersamaan pembahasan RUU APBN dan Nota Keuangan

Penyusunan perencanaan pengadaan yang menggunakan APBD, dapat mulai bersamaan dengan pembahasan Rancangan Perda tentang APBD dengan DPRD.

  Untuk Barang dan Jasa yang pelaksanaan kontraknya harus dimulai pada awal tahun, penyusunan perencanaan pengadaan yang menggunakan APBN dapat dilakukan bersamaan dengan penyusunan RKA K/L atau untuk APBD dapat dilakukan bersamaan dengan penyusunan RKA Perangkat Daerah.  Penyusunan perencanaan pengadaan akibat dari perubahan strategi pencapaian target kinerja dan/atau perubahan anggaran dilakukan pada Tahun Anggaran berjalan.

Dalam menyusun Perencanaan Pengadaan PPK perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah wajib menggunakan produk usaha kecil serta koperasi dari hasil produksi dalam negeri dengan mengalokasikan paling sedikit 40% (empat puluh persen) dari nilai anggaran belanja Barang dan Jasa yang dikelola K/L/PD untuk penggunaan produk usaha kecil dan/atau koperasi dari hasil produksi dalam
2. Kewajiban penggunaan produk dalam negeri, termasuk rancang bangun dan perekayasaan nasional, apabila terdapat produk dalam negeri yang memiliki penjumlahan nilai Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) ditambah nilai Bobot Manfaat Perusahaan (BMP) paling sedikit 40% (empat puluh persen). Nilai TKDN dan BMP mengacu pada daftar inventarisasi Barang dan Jasa produksi dalam negeri yang diterbitkan oleh kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian.
3. Pelaksanaan pengadaan yang berkelanjutan. Pengadaan yang berkelanjutan adalah pengadaan Barang dan Jasa yang mempertimbangkan aspek ekonomi, sosial dan lingkungan. Salah satu bagian pengadaan yang berkelanjutan adalah pengadaan barang/jasa Ramah Lingkungan Hidup, yaitu pengadaan barang/jasa yang memprioritaskan barang/jasa yang berlabel Ramah Lingkungan Hidup. Barang/jasa yang berlabel Ramah Lingkungan Hidup diberikan kepada barang/jasa, termasuk teknologi yang telah menerapkan prinsip pelestarian, perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup. Daftar barang/jasa yang berlabel ramah lingkungan hidup diterbitkan oleh kementerian yang menyelenggarakan urusan di bidang lingkungan hidup dan kehutanan. Daftar barang/jasa  tersebut dapat dilihat melalui website resmi kementerian yang menyelenggarakan urusan di bidang lingkungan hidup dan kehutanan.
4. Pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian dalam negeri
   Pemerintah memiliki keinginan yang kuat dan jelas untuk mendorong peneliti-peneliti lokal agar bisa menciptakan barang dan jasa yang lebih baik dan kompetitif. Untuk mendukung peneliti dalam negeri, pemerintah mengutamakan penggunaan barang dan jasa hasil penelitian. Contohnya TSM  QR-EDC  ini  yang  merupakan  mesin  EDC  pertama  di  dunia yang memiliki teknologi dual screen yang berguna menampilkan menu aplikasi dan kode QR pembayaran, disertai dengan dua kamera depan untuk memindai kode QR dari pelanggan. Contoh lainnya adalah Xirka Silicon Technology dan Gesits Motor Listrik.
   

3.   Identifikasi/Reviu  Kebutuhan Barang dan Jasa

Identifikasi merupakan kata serapan dari bahasa inggris “identify” yang mempunyai arti menelaah atau meneliti. Pengertian identifikasi adalah sebuah kegiatan yang berwujud mengumpulkan, menemukan, mencari, mendaftarkan, serta mencatat data dan informasi yang dibutuhkan. Pengertian identifikasi menurut Hansen dan Liden Identifikasi adalah sebuah prosedur yang disesuaikan dengan tujuan dari suatu program. Sehingga apa yang telah dipilih sesuai dengan tujuan utama untuk dicapai.

Pengertian kebutuhan menurut Murray (1938), kebutuhan merupakan suatu dorongan di dalam otak untuk mengatur segala hal yang harus dilakukan, mulai dari pola pikir hingga tindakan, sehingga dapat mengubah keadaan.

manusia yang kurang baik agar lebih baik lagi. Penyusunan kebutuhan barang/jasa organisasi berlandaskan kepada tujuan dan rencana organisasi yang merupakan penjabaran dari Visi dan Misi suatu organisasi untuk  mencapai kinerja yang sudah ditetapkan. Gambaran kebutuhan barang/jasa yang menyeluruh (jangka pendek sampai jangka panjang) akan dijadikan dasar untuk penyusunan strategi masing-masing pengadaan.

Kebutuhan barang/jasa di dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi:

1. Kebutuhan operasional

Kebutuhan operasional adalah kebutuhan yang sifatnya rutin guna mendukung operasional sehari-hari untuk pemenuhan tujuan jangka pendek organisasi. Contohnya adalah pemeliharaan AC (Air Conditioner) yang dilakukan secara berkala. Kebutuhan ini diperlukan untuk mendukung jalannya operasional sehari-hari di kantor.

2. Kebutuhan investasi

Kebutuhan investasi adalah kebutuhan untuk mendukung tujuan jangka panjang organisasi dimana sifatnya tidak rutin dan sifat pekerjaannya adalah  pekerjaan  project yang biasanya  dilaksanakan  satu kali. Sebagai contoh adalah pembangunan gedung, pemasangan genset atau UPS pada komputer. Pekerjaan ini dilakukan sesekali saja sesuai kebutuhan.

   Identifikasi kebutuhan adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, meneliti, serta mencatat data dan informasi akan kebutuhan Barang dan Jasa yang bertujuan untuk mendukung pencapaian indikator kinerja yang terdapat pada Renja K/L atau Renja PD. Berdasarkan data dan informasi tersebut maka akan dilakukan reviu. Reviu kebutuhan adalah kegiatan mengulas kekurangan, kelebihan, manfaat, bentuk fisik, harga, komponen, dan hal-hal lain terhadap suatu barang atau jasa.

  Untuk meningkatkan kualitas pengadaan Barang dan Jasa PA selaku penanggung jawab kegiatan, menyusun identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa K/L/PD berdasarkan rencana kerja. Identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa secara umum dilakukan dengan memperhatikan:

• Prinsip efisien dan efektif dalam Pengadaan Barang dan Jasa

  Efisien yang dimaksud adalah Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang minimum untuk mencapai kualitas dan sasaran dalam waktu yang ditetapkan atau menggunakan dana yang telah ditetapkan untuk mencapai hasil dan sasaran dengan kualitas yang maksimum sebagaimana yang direncanakan. Efektif yang dimaksud adalah Pengadaan Barang/ Jasa harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran yang telah ditetapkan serta memberikan manfaat yang sebesar-besarnya.

 Contoh pengadaan dengan jumlah banyak lebih efisien dibanding dengan pembelian sedikit. Jika pengadaan dengan jumlah banyak dan sesuai kebutuhan ini dikatakan efisien dan efektif karena tujuan dapat tercapai dengan cepat dan biaya yang hemat

• 2. Aspek pengadaan berkelanjutan

Pengadaan berkelanjutan merupakan Pengadaan Barang dan Jasa yang bertujuan untuk mencapai nilai manfaat yang menguntungkan secara ekonomis tidak hanya untuk K/L/PD sebagai penggunanya tetapi juga untuk masyarakat, serta signifikan mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan dalam keseluruhan siklus penggunaannya. Pengadaan berkelanjutan memperhatikan 3 (tiga) aspek yaitu ekonomi, sosial, dan lingkungan. Berikut ini penjelasan mengenai ketiga aspek tersebut:

• Aspek ekonomi meliputi biaya produksi Barang dan Jasa sepanjang usia Barang dan Jasa tersebut.

Contoh fokus pada membeli hanya apa yang dibutuhkan sehingga membantu mengurangi keseluruhan biaya dalam siklus pemakaian. Biaya dalam siklus pemakaian disini bukan hanya harga pembelian namun termasuk juga antara lain biaya penggunaan, pemeliharaan, dan biaya pembuangan, sehingga akan memberikan keuntungan yang jelas secara finansial dalam jangka panjang.

• Aspek sosial meliputi pemberdayaan usaha kecil, jaminan kondisi kerja yang adil, pemberdayaan komunitas/usaha lokal, kesetaraan, dan

Contoh penciptaan lapangan pekerjaan dan  pemerataan pembangunan infrastruktur di seluruh wilayah Indonesia dan kewajiban pendidikan dasar 9 tahun untuk semua WNI.

• Aspek lingkungan hidup meliputi pengurangan dampak negatif terhadap kesehatan, kualitas udara, kualitas tanah, kualitas air, dan menggunakan sumber daya alam sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Contoh pengadaan gedung harus memperhatikan lingkungan/resapan air. Pengadaan penerangan jalan umum dengan pemilihan spesifikasi teknis menggunakan teknologi light-emitting diode (LED) tenaga surya yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam  penggunaan energi. Pengadaan kertas yang telah memenuhi standar kriteria Ekolabel dengan tujuan penggunaan produk ramah lingkungan dalam rangka mendorong perbaikan lingkungan. Mengurangi emisi CO2, melalui konstruksi dan transportasi yang hemat energi, memilih barang dan jasa yang menghasilkan jejak karbon yang lebih rendah dalam siklus pemakaian Barang dan Jasa tersebut.

Pengadaan berkelanjutan bukan hanya memperhatikan sosial, ekonomi, lingkungan hidup, namun juga perlu memperhatikan apakah Barang dan Jasa tersebut dapat di reduce. Reduce adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengurangi penggunaan bahan-bahan yang dapat merusak lingkungan dan mengurangi segala sesuatu yang dapat menimbulkan sampah.  Contoh kegiatan reduce adalah membeli produk kemasan yang dapat dipakai kembali, membeli barang yang dapat diisi ulang, contohnya pewangi linen, tinta printer, pensil dan pulpen yang sudah disediakan isinya.

• Penilaian prioritas kebutuhan

Setelah organisasi mempunyai keputusan belanja, maka dibuatlah paket- paket pengadaan dengan berbagai opsi atau pilihan-pilihan yang paling sesuai dengan tujuan organisasi, sebagai contoh yang paling ekonomis, atau paling optimum pelayanannya. Dari proses ini, organisasi akan mempunyai pilihan paket-paket pengadaan. Selanjutnya, paket-paket pengadaan tersebut ditelaah dengan melihat kemampuan keuangan dan prioritas organisasi.

Penilaian prioritas kebutuhan terkait dengan penentuan Barang dan Jasa yang karena sifat kebutuhannya perlu didahulukan proses pengadaannya, sehingga Barang dan Jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu. Aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan penilaian prioritas kebutuhan antara lain:

• Tujuan, dampak, dan risiko
• Tingkat urgensi kebutuhan mana yang harus dipilih dan yang harus didahulukan.
• Ketersediaan anggaran     untuk    memperoleh Barang dan Jasa                   yang
• Pemanfaatan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
• Kemampuan untuk menggunakan dan mengelola barang yang dibutuhkan.

Contoh kebutuhan obat di Rumah Sakit menjadi prioritas, karena bila tidak tersedia maka pelayanan akan terganggu sedangkan kebutuhan alat tulis dengan total belanja rendah dan risiko rendah bukan merupakan prioritas untuk rumah sakit.

• Barang dan Jasa pada katalog elektronik

Memanfaatkan produk yang tayang dalam katalog elektronik dalam melakukan Perencanaan Pengadaan sebagai bahan masukan untuk menyusun kebutuhan dalam hal ada atau tidaknya ketersediaan Barang dan Jasa dan pelaku usaha yang mampu.

Contoh pembelian kendaraan melalui katalog elektronik akan didapatkan informasi ketersediaan kendaraan dan pelaku usaha nya di cataloq elektronik

• Konsolidasi Pengadaan Barang dan Jasa

Konsolidasi Pengadaan Barang dan Jasa adalah strategi Pengadaan Barang dan Jasa yang menggabungkan beberapa paket Pengadaan.

Barang/Jasa sejenis pada tahap Perencanaan Pengadaan. Konsolidasi pengadaan pada tahap identifikasi kebutuhan dilakukan dengan menganalisis kebutuhan Pengadaan Barang/Jasa terhadap potensi untuk dilaksanakan secara konsolidasi berdasarkan komoditas serta kesatuan sistem barang/jasa.

Contoh, untuk pengadaan meja/kursi pada beberapa sekolah dapat digabung menjadi satu paket pengadaan

• Barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai

Menggunakan database Barang Milik Negara/Daerah (BMN/BMD) dan/atau daftar riwayat kebutuhan Barang/Jasa sebagai sumber data dan informasi yang diperlukan.

Contoh bila kita telah memiliki asset AC merek tertentu yang  sudah terbukti kualitasnya bagus, maka untuk pengadaan AC selanjutnya, dengan merek tersebut. Karena kualitasnya terbukti bagus, selain itu pemeliharaannya juga menjadi lebih murah.

Identifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan kementerian/lembaga/perangkat daerah bertujuan untuk menunjang tugas  dan fungsi organisasi, maka jumlah kebutuhan Barang dan Jasa dapat ditetapkan dengan mempertimbangkan:

1. Besaran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi;
2. Beban tugas serta tanggung jawabnya; dan/atau
3. Barang dan Jasa yang  telah tersedia/dimiliki/dikuasai.

Penyusunan identifikasi kebutuhan dalam perencanaan pekerjaan jenis pengadaan barang, Jasa lainnya, jasa konstruksi dan jasa konsultan dapat dilakukan diantaranya dengan menggunakan teori 5W dan 1H (what, why, where, when, who dan How). Identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa dapat memanfaatkan data historis pengadaan atau pembelian pada periode sebelumnya maupun yang sedang berlangsung, melalui proses Spend  Analysis. Spend Analysis merupakan salah satu cara dalam mengidentifikasi kebutuhan untuk mendapatkan Barang dan Jasa berkualitas dan harga yang bersaing. Spend analysis membantu K/L/PD mendapatkan data dan informasi sebagai berikut:

• Apa yang telah dibelanjakan?
• Dari siapa kita mendapatkan Barang dan Jasa?
• Untuk siapa Barang dan Jasa yang telah dibelanjakan dan berapa biayanya?

Proses identifikasi kebutuhan dilakukan berdasarkan jenis pengadaan dengan menggunakan data dan informasi diantaranya adalah kontrak periode sebelumnya, hasil reviu kebutuhan yang sudah dilakukan sebelumnya/laporan, usulan dari unit pengguna data realisasi anggaran nota penagihan dan daftar pemasok.

a.    Identifikasi Kebutuhan Barang

Identifikasi kebutuhan Barang dilakukan dengan memperhatikan antara lain:

• Kemudahan mendapatkan Barang di pasaran Indonesia dengan jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan;

Memastikan ketersediaan Barang dan kesesuaiannya kebutuhan dengan jumlahnya di pasar termasuk kemudahan perbaikan, kemudahan memperoleh suku cadang, dan lain sebagainya. Informasi terkait kemudahan dapat diperoleh dari hasil survei pasar. Survei pasar dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, antara lain survei melalui internet ataupun website pelaku usaha, berdiskusi dengan beberapa pelaku usaha yang sudah diketahui, atau melalui data Spend Analysis.

• Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN);

Identifikasi kebutuhan Barang diwajibkan menggunakan produk dalam negeri dengan mempertimbangkan ketersediaan dan jumlah Barang dan Jasa serta kemampuan pelaku usaha. Untuk mengetahui TKDN suatu produk dilakukan dengan melihat dari daftar inventarisasi barang produksi dalam negeri yang bersertifikat TKDN yang dikeluarkan oleh kementerian Perindustrian dengan program Peningkatan Penggunaan Produksi Dalam Negeri  (P3DN)  melalui   web:  http://tkdn.kemenperin.go.id/inventaris.php.

Contoh detail sertifikatnya adalah sebagai berikut:

• Jumlah Produsen dan/atau Jumlah Pelaku Usaha

Memperhatikan jumlah produsen dan/atau pelaku usaha yang dapat mempengaruhi daya saing serta berdampak pada mutu, inovasi suatu barang dan pemenuhan kebutuhan. Hal-hal yang harus  diperhatikan dalam mengidentifikasi kondisi produsen/pelaku usaha antara  lain  legalitas produsen/pelaku usaha, kualitas dan kuantitas produsen/pelaku usaha dalam mengerjakan pekerjaan serupa, kondisi keuangan produsen/pelaku   usaha,   kondisi   permodalan   produsen/pelaku   usaha (untuk melakukan pekerjaan yang lebih besar) dan beban kerja produsen/pelaku usaha.

• Keterangan Asal Barang tersebut

Menentukan Barang yang akan digunakan apakah merupakan produk dalam negeri atau barang impor serta pabrikan atau dapat dilakukan dengan tangan/manual atau merupakan produk kerajinan tangan.  Informasi terkait dengan keterangan asal Barang dapat diperoleh melalui survei pasar.

• Kesesuaian Barang

Menentukan kesesuaian Barang yang dibutuhkan menurut jenis, fungsi/kegunaan, ukuran/kapasitas serta jumlah masing-masing Barang yang diperlukan. Kesesuaian Barang dapat ditentukan dengan memahami tujuan organisasi yang bermanfaat untuk meminimalisir perolehan Barang yang tidak sesuai dan tidak mendukung program kegiatan organisasi.

• Status kelayakan Barang yang Tersedia

Menilai status kelayakan Barang yang ada dan telah tersedia, apabila akan digunakan/dimanfaatkan/difungsikan kembali apakah layak dari aspek ekonomi dan keamanan.

• Jadwal Kebutuhan Barang

Mengetahui rentang waktu kebutuhan Barang sejak pengiriman Barang hingga serah terima Barang agar barang tersebut dapat segera digunakan. Rentang waktu kebutuhan Barang memperhitungkan jangka waktu pemesanan, lokasi pengiriman Barang, metode transportasi dan pengepakan. Lokasi pengiriman Barang akan berdampak kepada waktu tenggang (lead time) dan waktu pemesanan. Sehingga, lokasi pengiriman Barang perlu diidentifikasi dan diuraikan dengan jelas. Ketika waktu tenggang (lead time) perlu diminimalkan, maka metode transportasi perlu diidentifikasi dengan jelas karena akan berdampak besar pada waktu pengiriman. Pengiriman melalui pesawat udara, misalnya, akan jauh lebih cepat dari pada lewat darat. Rentang waktu riwayat kebutuhan Barang dapat dijadikan dasar dalam menentukan jadwal persiapan pengadaan.

• Pihak yang memerlukan (sebagai pengelola/pengguna Barang).

Informasi siapa pJihak yang memerlukan digunakan untuk menentukan spesifikasi yang tepat sesuai dengan profil dari pihak yang memerlukan tersebut.

• Persyaratan lainnya

Memperhatikan persyaratan lainnya seperti bagaimana cara pengiriman, pengangkutan,                          pemasangan,                                    pengujian,                  penyimpanan, pengoperasian/penggunaan, pemeliharaan maupun pelatihan terkait penggunaan Barang tersebut apabila dibutuhkan dalam melakukan proses identifikasi kebutuhan.

b. Identifikasi Kebutuhan Pekerjaan Konstruksi

   PPK melakukan identifikasi terhadap kebutuhan Pekerjaan Konstruksi dengan terlebih dahulu melakukan survey sesuai jenis pekerjaan konstruksi yaitu bangunan, jalan dan jembatan. Identifikasi kebutuhan Pekerjaan Konstruksi dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, terdiri atas:

• Kesesuaian Kebutuhan Pekerjaan Konstruksi;

   Menentukan kesesuaian Pekerjaan Konstruksi yang dibutuhkan berdasarkan jenis, fungsi/kegunaan, serta target/sasaran yang akan dicapai dari Pekerjaan Konstruksi tersebut. Kesesuaian Pekerjaan Konstruksi dapat ditentukan dengan memahami tujuan organisasi yang bermanfaat untuk mendukung program kegiatan organisasi.

• Kompleksitas Pekerjaan Konstruksi;

    Menentukan tingkat kompleksitas Pekerjaan Konstruksi berdasarkan tingkat risiko, penerapan teknologi tinggi, penggunaan peralatan yang didesain khusus, dan/atau sulit mendefinisikan secara teknis bagaimana cara memenuhi kebutuhan dan tujuan Pengadaan Barang dan Jasa. Desain untuk Pekerjaan Konstruksi yang bersifat kompleks harus tersedia paling lambat 1 (satu) tahun anggaran sebelum persiapan pengadaan melalui Penyedia. Pekerjaan Konstruksi yang bersifat kompleks seringkali membutuhkan studi oleh pihak ketiga yang ahli dalam bidangnya, dimana proses pengadaannya pun harus dilakukan secara benar. Proses pengadaan juga akan memerlukan waktu yang relatif lebih lama untuk pekerjaan yang bersifat kompleks dan atau bernilai besar.

• Keterlibatan Usaha Kecil;

      Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi yang dibutuhkan atau yang akan diadakan apakah dapat dilaksanakan oleh Usaha mikro, Kecil dan Koperasi. Selain itu, penyedia tidak dalam kondisi kesulitan keuangan atau pailit yang dapat menyebabkan pelaksanaan pekerjaan terganggu atau bahkan terhenti. Dalam hal ini, penyedia skala kecil tentunya akan sulit untuk dapat melakukan pekerjaan skala besar. Kondisi lain yang juga harus diperhatikan adalah jumlah pekerjaan lain yang sedang dikerjakan oleh penyedia pada saat yang bersamaan dengan kebutuhan. Hal ini diperlukan untuk menghindari terganggunya pelaksanaan pekerjaan karena penyedia sangat disibukkan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya.

• Waktu penyelesaian Pekerjaan Konstruksi, sehingga dapat segera dimanfaatkan sesuai dengan rencana;
• Penggunaan barang/material berasal dari dalam negeri atau luar negeri;
• Persentase bagian/komponen    dalam    negeri    terhadap keseluruhan pekerjaan;
• Studi kelayakan Pekerjaan Konstruksi dilaksanakan sebelum pelaksanaan desain;
• Desain Pekerjaan Konstruksi,

   Memastikan sudah tersedianya desain Pekerjaan Konstruksi sebelum pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi. Persiapan desain dilakukan paling lambat 1 (satu) tahun anggaran sebelum pelaksanaan dan harus tersedia paling lambat 1 (satu) tahun anggaran sebelum persiapan pengadaan melalui penyedia. Untuk Pekerjaan Konstruksi yang sederhana pelaksanaan desain Pekerjaan Konstruksi dapat dilakukan di tahun anggaran yang sama. Selain itu, untuk kebutuhan Pekerjaan Konstruksi yang mendesak dan telah tersedia alokasi anggaran, pelaksanaan desain Pekerjaan Konstruksi juga dapat dilakukan di tahun anggaran yang sama.

• Pekerjaan Konstruksi dengan menggunakan kontrak tahun jamak dapat berupa:

1. 1. Penyelesaian pekerjaan lebih dari 12 (dua belas) bulan atau lebih dari 1 (satu) Tahun Anggaran; atau
   2. Pekerjaan yang memberikan manfaat lebih apabila dikontrakkan untuk jangka waktu lebih dari 1 (satu) Tahun Anggaran dan paling lama 3 (tiga) Tahun Anggaran;

• Mengidentifikasi kontrak Pekerjaan Konstruksi apakah menggunakan kontrak tahun tunggal      atau       kontrak       tahun         Untuk Pekerjaan Konstruksi dengan menggunakan kontrak tahun tunggal desain konstruksi yang akan diadakan bersifat standar, risiko kecil, tidak memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan pekerjaan. Kontrak tahun tunggal juga digunakan untuk Pekerjaan Konstruksi yang akan dilaksanakan bersifat mendesak dan biaya untuk melaksanakan desain konstruksi sudah dialokasikan dengan cukup. Kontrak tahun jamak digunakan untuk pekerjaan yang waktu penyelesaian pekerjaan lebih  dari 1 (satu) tahun anggaran.
• Pembebasan lahan dalam hal Pekerjaan Konstruksi yang dibutuhkan memerlukan lahan, disyaratkan sebagai berikut:
  1. Pembebasan lahan yang dimaksud adalah untuk menunjang pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi. Dalam hal dibutuhkan ganti rugi untuk pembebasan lahan, maka penyelesaian administrasi untuk pembayaran ganti rugi, termasuk untuk pemindahan hak atas tanah, harus dapat diselesaikan sebelum surat penunjukan penyedia Barang dan Jasa diterbitkan; dan
  2. Apabila luasan tanah yang diperlukan untuk menunjang pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi, termasuk untuk akses menuju ke lokasi Pekerjaan Konstruksi, memerlukan izin pemanfaatan tanah, maka pengurusan ijin tersebut harus dapat diselesaikan sebelum surat penunjukan penyedia Barang dan Jasa

Data dan informasi ketersediaan penyedia jasa konstruksi dapat bersumber dari asosiasi pekerja konstruksi yang ada seperti GAPEKSINDO, ASPEKINDO, INKINDO, dll.

c. Identifikasi Kebutuhan Jasa Konsultansi Konstruksi

Identifikasi kebutuhan Jasa Konsultansi Konstruksi yang diperlukan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, meliputi:

• Identifikasi untuk mengetahui:
  1. jenis Jasa Konsultansi yang dibutuhkan;
  2. fungsi dan manfaat dari pengadaan Jasa Konsultansi;
     Fungsi/manfaat yang jelas dapat dijadikan sebagai dasar dalam menyusun kebutuhan spesifikasi yang detail dari pengadaan Jasa Konsultansi.
  3. target yang ditetapkan;
     Menentukan target yang akan dicapai dari pengadaan  Jasa Konsultansi tersebut. Penjabaran target pengadaan Jasa Konsultansi harus terukur dan dipastikan dapat dicapai berdasarkan sumber daya yang dimiliki baik dari alokasi waktu, anggaran atau hal lainnya yang mempengaruhi pencapaian target pengadaan Jasa Konsultansi.
  4. pihak yang akan menggunakan Jasa Konsultansi tersebut;
     Pihak yang menggunakan adalah pihak yang sangat mengetahui kebutuhan Jasa Konsultansi, sehingga dapat diketahui keahlian jasa konsultan sesuai kebutuhan.
  5. waktu pelaksanaan pekerjaan;
     Mengetahui kapan dimulainya pelaksanaan pekerjaan  Jasa Konsultansi sehingga hasilnya dapat segera dimanfaatkan sesuai dengan rencana.
  6. ketersediaan Pelaku Usaha yang sesuai;
     Memastikan ketersediaan pelaku usaha yang sesuai dapat dilakukan dengan survei pasar

• Dalam hal desain konstruksi dilaksanakan pada tahun anggaran yang sama dengan pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan jenis kontraknya yaitu kontrak tahun tunggal maka:

1. 1. Desain konstruksi yang akan diadakan bersifat standar, risiko kecil, tidak memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan pekerjaan, atau
   2. Desain konstruksi yang akan dilaksanakan bersifat mendesak dan biaya untuk melaksanakan desain konstruksi sudah dialokasikan dengan cukup; dan/atau

• Dalam hal Jasa Konsultansi yang diperlukan adalah jasa pengawasan pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi maka yang perlu diketahui yaitu:
  1. Waktu Pekerjaan Konstruksi tersebut dimulai;
  2. Waktu penyelesaian Pekerjaan Konstruksi; dan
  3. Jumlah tenaga ahli pengawasan sesuai bidang keahlian masing- masing yang

d.  Identifikasi Kebutuhan Jasa Konsultansi Non Kontruksi

Identifikasi kebutuhan Jasa Konsultansi Non Kontruksi yang diperlukan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, meliputi:

• Jenis Jasa Konsultansi Non Kontruksi yang dibutuhkan;
• Fungsi dan manfaat dari pengadaan Jasa Konsultansi Non Kontruksi;
• Target yang ditetapkan;
• Pihak yang akan menggunakan Jasa Konsultansi Non Kontruksi tersebut;
• Waktu pelaksanaan pekerjaan;
• Ketersediaan Pelaku Usaha yang sesuai;

e.  Identifikasi Kebutuhan Jasa Lainnya

Identifikasi kebutuhan Jasa Lainnya yang diperlukan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah, dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, terdiri atas:

• Jenis kebutuhan Jasa Lainnya, dalam kaitannya untuk menentukan jumlah tenaga kerja dan/atau tenaga terampil yang diperlukan, sesuai dengan bidang dan pengalamannya masing-masing;
• Fungsi dan manfaat dari Jasa Lainnya yang dibutuhkan;
• Target yang diharapkan;
• Waktu pelaksanaan pekerjaan Jasa Lainnya;
• Dalam hal Jasa Lainnya yang dibutuhkan adalah untuk memenuhi kebutuhan guna menunjang kegiatan yang bersifat rutin pada setiap tahun anggaran maka dapat ditetapkan sebagai kebutuhan prioritas yang harus diadakan pada setiap tahun anggaran; dan/atau
• Dalam hal kebutuhan yang bersifat rutin dan diindikasikan tidak ada peningkatan terhadap target dan sasaran yang diperlukan (jumlah/volume/kapasitas dan waktu pengadaan) maka dapat ditetapkan besarnya kebutuhan adalah sama dengan kebutuhan pada tahun sebelumnya.

f.  Identifikasi Kebutuhan Pekerjaan Terintegrasi

Identifikasi      kebutuhan     pekerjaan     terintegrasi  dilakukan       dengan memperhatikan beberapa hal, terdiri atas:

• Menentukan jenis pengadaan yang akan dilaksanakan melalui pekerjaan terintegrasi;
• Menentukan pekerjaan terintegrasi berdasarkan jenis, fungsi/manfaat, target/sasaran yang akan dicapai;
• Waktu penyelesaian pekerjaan terintegrasi, sehingga dapat segera dimanfaatkan sesuai dengan rencana;
• Penggunaan barang/material berasal dari dalam negeri atau luar negeri; dan/atau
• Persentase bagian/komponen    dalam    negeri    terhadap keseluruhan

Proses identifikasi kebutuhan dapat menggunakan formulir identifikasi kebutuhan. Hasil identifikasi kebutuhan mencakup nama Barang dan Jasa, cara pengadaan Barang dan Jasa dan jenis pengadaan. Berikut adalah contoh Formulir Identifikasi Barang.

Contoh Formulir Identifikasi Barang

Identifikasi Kebutuhan Barang Kabupaten XYZ

PA/KPA                                :

K/L/P/D                                :

Nama/Jenis Kegiatan    : Sub Kegiatan/Pekerjaan : Jenis Kebutuhan Barang    :

NO	PERTANYAAN	JAWABAN	KETERANGAN
I. Identifikasi kebutuhan barang berdasarkan kegiatan Renja K/L/D/I
1	Nama/jenis barang yang dibutuhkan
2	Fungsi/kegunaan barang
3	Ukuran/kapasitas
4	Spesifikasi barang
5	Jumlah barang yang diperlukan		Masing-masing barang sesuai dengan macam/jenis barang, fungsi, spesifikasi, dsb
6	Kapan barang harus didatangkan/sudah ada dilokasi
7	Siapa pengguna/pengelola barang

NO	PERTANYAAN	JAWABAN	KETERANGAN
8	Apakah barang tersebut mudah didapat dipasaran di Indonesia dengan jumlah cukup untuk memenuhi kebutuhan
9	Apakah barang tersebut merupakan produksi Dalam Negeri atau barang Import
10	Apakah ada bagian/komponen barang yang harus di impor dan berapa persen (%) bagian/komponen barang yang harus didatangkan dari Luar Negeri.		Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN)
11	Apakah cukup tersedia jumlah produsen barang dan/ atau jumlah Penyedia barang yang dinilai mampu dan memenuhi syarat untuk melaksanakan pengadaan barang
Dalam hal barang yang dibutuhkan bertujuan untuk menunjang tugas dan fungsi organisasi/unit kerja
12	Besaran organisasi yang dinilai dari jumlah pegawai dalam unit organisasi	g
13	Beban tanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi/unit kerja
Persyaratan lain yang diperlukan:			apabila diperlukan
14	Cara pengangkutan barang
15	Cara penimbunan/penyimpanan barang
16	Cara penggunaan/ pemasangan/pengoperasian
17	Pelatihan untuk pengoperasian/pemeliharaan barang
II. Identifikasi terhadap barang yang tersedia/yang telah dimiliki

NO	PERTANYAAN	JAWABAN	KETERANGAN
1	Nama/jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan		sesuai menurut: jenis, spesifikasi barang, ukuran/ kapasitas, dll
2	Jumlah barang yang tersedia		Sesuai jenis barang yang dibutuhkan
3	Kondisi/kelayakan barang		Layak untuk difungsikan/digunak an/dimanfa atkan
4	Status penggunaan/pemanfaatan barang		Idle atau masih difungsikan/digunak an
5	Siapa pengguna/pengelola barang
6	Lokasi/keberadaan barang
Riwayat pengadaan barang:
7	Kapan barang diadakan/ diserahterimakan
8	Siapa yang mengadakan		Satker
9	Cara pengadaan barang
10	Total biaya pengadaan barang
11	Sumber dana untuk pengadaan barang

PA/KPA

Catatan:

Daftar pertanyaan tersebut dapat ditambah

Contoh hasil identifikasi kebutuhan B/PK/JL/JK pada K/L/PD

Tabel 2.2 Contoh Hasil Identifikasi Kebutuhan B/PK/JL/JK pada K/L/PD

No	Nama Pengadaan	Volum e	Cara Pengadaan	Jenis Pengadaan	Ket
1	Pembangunan dan Rehabilitasi Gedung Sekolah SD	5 Paket	Tender	Pekerjaan Konstruksi
2	Pembangunan Laboratorium Komputer	1 Paket	Tender	Pekerjaan Konstruksi
3	Pembangunan Laboratorium IPA	1 Paket	Tender	Pekerjaan Konstruksi
4	Pembangunan Perpustakaan	1 Paket	Tender	Pekerjaan Konstruksi
5	Pengadaan Komputer untuk Lab Komputer	1 Paket	e-purchasing	Barang
6	Pengadaan Meubelair	2 Paket	e-purchasing	Barang
7	Pengadaan Buku	1 Paket	e-purchasing	Barang
8	Pengadaan Jasa Konsultan Pengawas	2 Paket	Tender	Jasa Konsultansi

   Reviu adalah sebuah ringkasan, ulasan dari beberapa sumber seperti buku, jurnal, film, berita, suatu produk dan lain-lain. Reviu mengulas kekurangan, kelebihan, manfaat, bentuk fisik, harga, komponen, dan hal-hal lain terhadap suatu produk. Tujuan dari reviu adalah untuk memberikan informasi, gambaran bahkan gagasan dari sebuah produk atau karya yang dibuat. Dengan pelaksanaan reviu, dapat mengetahui kelebihan, kekurangan dan kualitas dari sebuah produk atau karya.

    Perencanaan pengadaan Barang dan Jasa salah satunya berdasar dari reviu kebutuhan yang sudah dilakukan sebelumnya. Reviu kebutuhan pengadaan Barang dan Jasa dilakukan untuk meninjau kembali pengadaan/barang jasa yang sudah diadakan dibandingkan dengan realisasi aktual penggunaan Barang dan Jasa untuk memenuhi kebutuhan. Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa  menyampaikan data realisasi pengadaan kepada seluruh Unit Kerja Pengguna untuk dilakukan review dan menyesuaikan rencana kebutuhan untuk kedepan dan/atau perubahan permintaan kedepan. Apabila ada perbedaan  antara jumlah dan/atau item kebutuhan yang telah diadakan dengan penggunaan/konsumsi aktual dari para pengguna, maka dapat dilakukan penyesuaian kebutuhan tersebut.

 Agar kebutuhan Barang dan Jasa optimal yang meliputi lingkup pekerjaan, jumlah kebutuhan, persyaratan teknis dan ketepatan waktu pengadaan maka kebutuhan detail Barang dan Jasa maka perlu dilakukan penyusunan spesifikasi dan dilakukan penyusunan perkiraan harga. Penyusunan identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa, penyusunan spesifikasi dan perkiraan harga merupakan dasar untuk pengusulan anggaran, sebagaimana dibawah ini:

Identifikasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

  Identifikasi Pengadaan Barang/Jasa bersamaan dengan pembahasan  RUU APBN/Rancangan Perda APBD. PPK melakukan identifikasi pengadaan barang/jasa pada level Komponen/Sub komponen pada RKA K/L atau Sub kegiatan pada RKA PD dimana terdapat akun belanja pengadaan barang/jasa berdasarkan penugasan dari PA/KPA.

Pada Kementerian/Lembaga akun belanja yang terasosiasi dengan pengadaan Barang dan Jasa di K/L antara lain berupa akun Belanja Barang dan Jasa  dan akun Belanja Modal. Namun, tidak tertutup kemungkinan terdapat belanja pengadaan pada akun belanja Barang dan Jasa selain yang tersebut di atas, seperti pada akun belanja bantuan sosial atau belanja hibah.

Pada Pemerintah Daerah akun belanja yang terasosiasi dengan pengadaan Barang dan Jasa di Pemerintah Daerah yaitu akun Belanja Barang dan Jasa yang dapat ditemukan antara lain dalam akun Belanja Operasional dan Belanja Modal. Namun, tidak tertutup kemungkinan terdapat  belanja  pengadaan pada akun belanja Barang dan Jasa selain yang tersebut di atas, seperti pada akun belanja bantuan sosial atau belanja hibah.

Penetapan Barang dan Jasa

Penetapan Barang dan Jasa merupakan hasil analisis terhadap kebutuhan Barang dan Jasa dari proses identifikasi kebutuhan yang dapat menggambarkan kebutuhan nyata untuk mendukung dan mencapai program, kegiatan dan output unit organisasi. Penetapan jenis Pengadaan Barang dan Jasa  berupa Barang, Pekerjaan konstruksi, Jasa konsultansi, dan Jasa lainnya. Penetapan Barang dan Jasa juga dilakukan terhadap pekerjaan yang dilakukan secara terintegrasi

a.  Barang

Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud,  bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang. Barang meliputi,

namun tidak terbatas pada bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, dan makhluk hidup.

Contoh: pengadaan laptop, mesin foto copy, bibit tanaman, hewan ternak, dll.

b. Pekerjaan Konstruksi

Keseluruhan atau sebagian kegiatan yang meliputi pembangunan, pengoperasian, pemeliharaan, pembongkaran, dan pembangunan kembali suatu bangunan.

Pengadaan Pekerjaan Konstruksi meliputi, namun tidak terbatas pada:

• Pengadaan Pekerjaan Konstruksi

Klasifikasi Pekerjaan Konstruksi Umum meliputi bangunan gedung dan bangunan sipil. Layanan usaha Pekerjaan Konstruksi Umum meliputi pembangunan, pemeliharaan, pembongkaran, dan/atau pembangunan kembali.

• Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Spesialis,

meliputi instalasi, konstruksi khusus, konstruksi pra-pabrikasi, penyelesaian bangunan, dan penyewaan peralatan. Layanan usaha  yang dapat diberikan oleh Pekerjaan Konstruksi yang bersifat spesialis meliputi pekerjaan bagian tertentu dari bangunan konstruksi atau bentuk fisik lainnya.

Contoh: Pembangunan Gedung, pembongkaran bangunan, dll

c.   Jasa Konsultansi

Pengadaan Jasa Konsultan Non-Konstruksi meliputi, namun tidak terbatas pada:

1. Jasa rekayasa (engineering);
2. Jasa perencanaan, perancangan, dan pengawasan untuk pekerjaan selain pekerjaan konstruksi, seperti:
   • Transportasi;
   • Pendidikan;

• • Kesehatan;
  • Kehutanan;
  • Perikanan;
  • Kelautan;
  • Lingkungan hidup;
  • Kedirgantaraan;
  • Pengembangan usaha;
  • Perdagangan;
  • Pengembangan SDM;
  • Pariwisata;
  • Pos dan telekomunikasi;
  • Pertanian;
  • Perindustrian;
  • Pertambangan; dan/atau
• Jasa keahlian profesi, seperti:
  • Jasa penilaian
  • Jasa penasehatan
  • Jasa pendampingan;
  • Bantuan teknis;
  • Konsultan manajemen; dan/atau
  • Konsultan hukum.
  • Pekerjaan survei yang membutuhkan telaahan tenaga

2. Jasa Konsultansi Konstruksi

Pengadaan Jasa Konsultansi Konstruksi meliputi, namun tidak terbatas pada:

1. Jasa Konsultansi Konstruksi pengkajian dan perencanaan;
2. Jasa Konsultansi Konstruksi perancangan;
3. Jasa Konsultansi Konstruksi pengawasan; dan
4. Jasa Konsultansi Konstruksi pengawasan dan manajemen konstruksi.

a.    Jasa Lainnya

Jasa Lainnya adalah jasa non konsultansi atau jasa yang membutuhkan peralatan, metodologi khusus, dan/atau keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan  suatu pekerjaan. Pengadaan Jasa Lainnya meliputi, namun tidak terbatas pada:

Jasa boga (catering service);

• Jasa layanan kebersihan (cleaning service);
• Jasa penyedia tenaga kerja;
• Jasa perbankan, asuransi dan keuangan;
• Jasa layanan kesehatan;
• Jasa pendidikan;
• Jasa pengembangan sumber daya manusia;
• Jasa publikasi;
• Jasa  pemasaran
• Jasa pengelolaan media;
• Jasa iklan/reklame;
• Jasa film;
• Jasa pemotretan;
• Jasa percetakan dan penjilidan; 15)Jasa pemeliharaan/perbaikan;
• Jasa pembersihan;
• Jasa pengendalian hama (pest control) dan fumigasi;
• Jasa pengepakan;
• Jasa pengangkutan;
• Jasa pemindahan;
• Jasa pengiriman barang;
• Jasa penjahitan/konveksi;
• Jasa impor/ekspor;
• Jasa penulisan dan penerjemahan;
• Jasa penyewaan;
• Jasa penyelaman;
• Jasa akomodasi;
• Jasa angkutan penumpang;
• Jasa pelaksanaan transaksi instrumen keuangan;
• Jasa penyelenggaraan acara (event organizer);
• Jasa pengamanan;
• Jasa layanan kelistrikan;
• Jasa layanan internet;
• Jasa layanan data center;
• Jasa layanan teknologi informasi;
• Jasa pos dan telekomunikasi;
• Jasa operator;
• Jasa pengelolaan aset; dan
• Jasa pekerjaan survei yang tidak membutuhkan telaahan tenaga ahli.

Pengadaan Barang dan Jasa dapat juga dilakukan dengan menggabungkan beberapa jenis pengadaan di atas menjadi 1 (satu) paket pekerjaan terintegrasi (Barang, Jasa Lainnya, Jasa Konsultansi, dan Pekerjaan Konstruksi). Contoh dari pengadaan pekerjaan terintegrasi antara lain:

1. Rancang bangun, yang terdiri dari pengadaan JK dan PK
2. Pemeliharaan alat monitor display yang disertai suku cadang, yang terdiri dari pengadaan barang dan jasa lainnya
3. Pembangunan Data Center termasuk instalasi dan integrase, yang disertai suku cadang, yang terdiri dari pengadaan barang, PK dan JK
4. Perekayasaan,  pengadaan,  dan  pelaksanaan   (Engineering Procurement and Construction/EPC), yang terdiri dari pengadaan barang, PK dan JK

Penetapan Barang dan Jasa dilakukan dengan memperhatikan kodefikasi Barang dan Jasa sesuai dengan kodefikasi yang diatur oleh peraturan perundang- undangan. Pedoman kategorisasi Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, Jasa Lainnya dan pekerjaan terintegrasi mengacu pada Klasifikasi

Baku Komoditas Indonesia (KBKI) yang dikeluarkan oleh Badan Pusat Statistik (BPS).

Tabel 2.3 Contoh Pengkodefikasian KBKI pada Pengadaan Laptop

Seksi	4	Produk logam, mesin dan perlengkapannya
Divisi	45	Mesin perkantoran, akunting dan komputasi
Kelompok	452	Mesin komputasi dan bagian serta perlengkapannya
Kelas	4522	Mesin pengolah data otomatis portabel dengan berat tidak lebih dari 10 kg, seperti laptop, notebook dan sub-notebook
Subkelas	45221	Mesin pengolah data otomatis portabel dengan berat tidak lebih dari 10 kg, seperti komputer laptop dan notebook
Kelompok komoditas/komoditas	45221 00 001	Laptop termasuk notebook dan subnotebook

Contoh pengkodefikasian KBKI diatas menggunakan buku 1 sampai dengan 4 KBKI 2012 tentang komoditas barang. Jika terjadi perubahan pada buku tersebut maka disesuaikan dengan data yang diperbarui

Tabel 2.4 Contoh Pengkodefikasian KBKI pada Pengadaan Jasa Catering

Seksi	6	Jasa perdagangan distribusi (barang); jasa pelayanan akomodasi dan makanan dan minuman, jasa transportasi, jasa distribusi listrik, gas dan air bersih
Divisi	63	Jasa penyediaan akomodasi, makanan dan minuman
Kelompok	633	Jasa penyediaan makanan
Kelas	6339	Jasa katering untuk acara tertentu dan penyiapan makanan lainnya
Subkelas	63991	Jasa katering untuk acara tertentu

Rangkuman Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan Jasa

      Untuk peningkatan kualitas perencanaan dilakukan Identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa dengan memperhatikan prinsip efisien dan efektif Pengadaan Barang dan Jasa, aspek pengadaan berkelanjutan, penilaian prioritas kebutuhan, Barang dan Jasa pada katalog elektronik, konsolidasi Pengadaan Barang dan Jasa dan Barang dan Jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.

   Proses identifikasi kebutuhan dilakukan berdasarkan jenis pengadaan dengan menggunakan data dan informasi diantaranya adalah kontrak periode sebelumnya, data realisasi anggaran, nota penagihan dan daftar pemasok. Identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa dapat memanfaatkan data historis pengadaan atau pembelian pada periode sebelumnya maupun yang sedang berlangsung, melalui proses Spend Analysis. Sedangkan pada perencanaan pengadaan Barang dan Jasa kegiatannya diantaranya adalah identifikasi  pengadaan Barang dan Jasa, penetapan Barang dan Jasa

  Identifikasi Pengadaan Barang dan Jasa bersamaan dengan pembahasan  RUU APBN/Rancangan Perda APBD. PPK melakukan identifikasi pengadaan Barang dan Jasa pada level Komponen/Sub komponen pada RKA K/L atau Sub kegiatan pada RKA PD dimana terdapat akun belanja pengadaan Barang dan Jasa berdasarkan penugasan dari PA/KPA.

    Penetapan Barang dan Jasa merupakan hasil analisis terhadap kebutuhan Barang dan Jasa dari proses identifikasi kebutuhan yang dapat menggambarkan kebutuhan nyata untuk mendukung dan mencapai program, kegiatan dan  output unit organisasi. Penetapan jenis Pengadaan Barang dan Jasa  berupa Barang, Pekerjaan konstruksi, Jasa konsultansi, dan Jasa lainnya. Penetapan Barang dan Jasa juga dilakukan terhadap pekerjaan yang dilakukan secara terintegrasi.

Soal dan Pembahasan Jawaban Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Barang dan Jasa

Soal Pilihan Ganda

1. Waktu penyusunan     perencanaan     Pengadaan     Barang dan Jasa yang menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD), yaitu:
   a. Bersamaan dengan pembahasan Rancangan Undang-Undang dan Nota Keuangan tentang APBD dan DPRD
   b. Bersamaan dengan pembahasan Rancangan Peraturan Daerah tentang APBD dengan DPRD
   c. Bersamaan dengan penyusunan pagu indikatif APBD dan DPRD
   d. Bersamaan dengan penyusunan sasaran strategis APBD dan DPRD
2. Waktu penyusunan     perencanaan     Pengadaan     Barang dan Jasa yang menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD), yaitu:
   a. Bersamaan dengan pembahasan Rancangan Undang-Undang dan Nota Keuangan tentang APBD dan DPRD
   b. Bersamaan dengan pembahasan Rancangan Peraturan Daerah tentang APBD dengan DPRD
   c. Bersamaan dengan penyusunan pagu indikatif APBD dan DPRD
   d. Bersamaan dengan penyusunan sasaran strategis APBD dan DPRD
3. Sebagai alat untuk melakukan identifikasi kebutuhan, spend analysis

   mempunyai beberapa manfaat antara lain:
   a. Efisiensi biaya pengadaan Barang dan Jasa dan manajemen inventaris
   b. Efisiensi biaya pengadaan Barang dan Jasa dan manajemen pengarsipan
   c. Efektifitas biaya pengadaan Barang dan Jasa dan manajemen inventaris
   d.Efektifitas biaya pengadaan  Barang dan Jasa dan manajemen pengarsipan

4. Proses menganalisis data historis pembelian pada sebuah organisasi untuk memberikan gambaran mengenai visibilitas pembelanjaan, kepatuhan dan
   a. Spend Analysis
   b. Supply Positioning Model
   c. Fishbone Diagrams
   d. Decision Analysis

Soal Essay 

1. Sebutkan dan jelaskan kegiatan apa saja yang harus dilakukan ole PA untuk meningkatkan kualitas PBJ
2. Sebutkan apa saja yang harus diperhatikan pada saat melakukan Identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan spend analysis, manfaat dan pelaksanaannya

Pembahasan Jawaban 

Pilihan Ganda

1. Waktu penyusunan perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa yang menggunakan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD) adalah opsi C, yaitu “Bersamaan dengan penyusunan pagu indikatif APBD dan DPRD.”

Penyusunan perencanaan Pengadaan Barang dan Jasa yang menggunakan APBD dilakukan secara bersamaan dengan penyusunan pagu indikatif APBD dan DPRD. Hal ini karena perencanaan pengadaan barang dan jasa harus disesuaikan dengan alokasi anggaran yang tersedia dalam APBD yang ditetapkan oleh DPRD.

Dalam proses penyusunan APBD, pagu indikatif APBD ditetapkan sebagai acuan awal untuk mengalokasikan dana kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pemerintah daerah. Seiring dengan itu, perencanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan untuk memastikan bahwa kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut dapat terpenuhi dengan memanfaatkan anggaran yang telah ditetapkan.

Penting untuk dicatat bahwa proses penyusunan APBD dan perencanaan pengadaan barang dan jasa dapat berbeda-beda di setiap daerah tergantung pada peraturan dan kebijakan yang berlaku. Jawaban di atas mencakup konsep umum yang dapat membantu pemahaman mengenai waktu penyusunan perencanaan pengadaan barang dan jasa yang menggunakan APBD.

2. Jawaban yang tepat untuk identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa yang diperlukan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah adalah opsi D, yaitu “Besaran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi; Beban tugas serta tanggung jawabnya; dan Barang dan Jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai.”

Untuk menentukan jumlah kebutuhan Barang dan Jasa yang diperlukan oleh suatu organisasi, perlu dipertimbangkan beberapa faktor. Faktor-faktor tersebut meliputi:
1. Besaran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi: Jumlah pegawai yang ada dalam organisasi dapat menjadi pertimbangan dalam menentukan jumlah kebutuhan Barang dan Jasa yang diperlukan. Semakin besar organisasi atau semakin banyak pegawai, kemungkinan kebutuhan barang dan jasa juga akan lebih besar.
2. Beban tugas serta tanggung jawabnya: Karakteristik tugas dan tanggung jawab yang harus diemban oleh organisasi akan mempengaruhi kebutuhan barang dan jasa. Misalnya, jika organisasi memiliki tanggung jawab yang kompleks dan luas, kemungkinan kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan juga akan lebih banyak dan beragam.
3. Barang dan Jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai: Sebelum menentukan jumlah kebutuhan barang dan jasa baru, perlu dievaluasi terlebih dahulu barang dan jasa yang telah tersedia, dimiliki, atau dikuasai oleh organisasi. Hal ini akan membantu dalam mengidentifikasi kebutuhan yang masih belum terpenuhi dan perlu ditambah atau diperoleh.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut, organisasi dapat menetapkan jumlah kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan untuk menunjang tugas dan fungsi mereka dengan efektif.

Penting untuk dicatat bahwa proses identifikasi kebutuhan barang dan jasa dapat berbeda-beda di setiap organisasi atau perangkat daerah tergantung pada kebijakan dan prosedur yang berlaku. Jawaban di atas mencakup konsep umum yang dapat membantu pemahaman mengenai faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam identifikasi kebutuhan barang dan jasa.

3. Jawaban yang tepat untuk manfaat spend analysis adalah opsi A, yaitu “Efisiensi biaya pengadaan Barang dan Jasa dan manajemen inventaris.”

Spend analysis adalah proses yang digunakan untuk menganalisis dan memahami pola pengeluaran organisasi terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Dalam melakukan spend analysis, data pengeluaran yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa diorganisir dan dianalisis untuk mengidentifikasi tren, pola pengeluaran, dan peluang penghematan.

Beberapa manfaat dari spend analysis antara lain:

1. Efisiensi biaya pengadaan Barang dan Jasa: Melalui spend analysis, organisasi dapat mengidentifikasi peluang penghematan dan efisiensi dalam proses pengadaan. Data pengeluaran yang dianalisis dapat membantu mengidentifikasi potensi penghematan biaya, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemilihan pemasok yang lebih efisien.

2. Manajemen inventaris: Spend analysis juga dapat membantu dalam manajemen inventaris. Dengan menganalisis pola pengeluaran, organisasi dapat memahami kebutuhan inventaris yang sebenarnya dan mengoptimalkan stok barang yang ada. Hal ini dapat mengurangi biaya penyimpanan, risiko kelebihan persediaan, dan ketidakseimbangan persediaan.

Pilihan B, C, dan D tidak mencerminkan manfaat yang tepat dari spend analysis. Spend analysis lebih fokus pada efisiensi biaya pengadaan barang dan jasa serta manajemen inventaris. Manajemen pengarsipan tidak terkait langsung dengan spend analysis.

4. Jawaban yang tepat untuk proses menganalisis data historis pembelian pada sebuah organisasi untuk memberikan gambaran mengenai visibilitas pembelanjaan, kepatuhan, dan pengelolaan risiko adalah opsi A, yaitu “Spend Analysis.”

Spend Analysis adalah proses analisis yang digunakan untuk memeriksa dan menganalisis data pembelian organisasi. Dalam proses ini, data pembelian historis dievaluasi untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pola pengeluaran, tren pengeluaran, dan karakteristik pengeluaran organisasi.

Melalui spend analysis, organisasi dapat memperoleh visibilitas atau pemahaman yang lebih baik mengenai pembelanjaan mereka. Data historis pembelian yang dianalisis dapat memberikan wawasan tentang kategori pembelian yang signifikan, pemasok utama, tren harga, dan pola pengeluaran yang perlu dipertimbangkan.

Selain itu, spend analysis juga dapat membantu dalam memeriksa kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi. Dengan menganalisis data pembelian, organisasi dapat mengidentifikasi pelanggaran kebijakan, melacak penggunaan anggaran, dan memastikan kepatuhan terhadap aturan dan peraturan yang berlaku.

Pengelolaan risiko juga dapat diintegrasikan dalam spend analysis. Dengan menganalisis data pembelian, organisasi dapat mengidentifikasi risiko potensial terkait dengan keandalan pemasok, harga fluktuatif, atau ketergantungan pada satu pemasok. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengelola risiko tersebut.

Pilihan B, C, dan D tidak secara khusus berkaitan dengan analisis data historis pembelian dan visibilitas pembelanjaan. Pilihan B mengacu pada Supply Positioning Model, pilihan C mengacu pada Fishbone Diagrams, dan pilihan D mengacu pada Decision Analysis yang memiliki fokus yang berbeda dalam konteks analisis.

5. Jawaban yang tepat untuk pengadaan yang bertujuan untuk mencapai nilai manfaat yang menguntungkan secara ekonomis tidak hanya untuk K/L/PD sebagai penggunanya tetapi juga untuk masyarakat, serta signifikan mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan dalam keseluruhan siklus penggunaannya adalah opsi B, yaitu “Pengadaan berkelanjutan.”

Pengadaan berkelanjutan adalah pendekatan pengadaan yang mempertimbangkan aspek ekonomi, sosial, dan lingkungan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Tujuan utama dari pengadaan berkelanjutan adalah mencapai nilai manfaat yang maksimal dengan mempertimbangkan keberlanjutan jangka panjang.

Dalam pengadaan berkelanjutan, tidak hanya nilai manfaat ekonomis yang diperhatikan, tetapi juga dampak sosial dan lingkungan yang dihasilkan. Hal ini mencakup aspek seperti penggunaan sumber daya yang efisien, penggunaan bahan ramah lingkungan, pengurangan emisi gas rumah kaca, pemberdayaan masyarakat lokal, dan lain sebagainya.

Pengadaan berkelanjutan bertujuan untuk menciptakan manfaat yang berkelanjutan, tidak hanya bagi Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah sebagai pengguna, tetapi juga untuk masyarakat secara luas dan lingkungan. Dengan mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan dan mempertimbangkan aspek sosial, pengadaan berkelanjutan mendorong praktik yang lebih bertanggung jawab dan berkelanjutan dalam penggunaan sumber daya.

Pilihan A, C, dan D tidak secara khusus mencerminkan karakteristik yang terkait dengan mencapai nilai manfaat yang menguntungkan secara ekonomis, sosial, dan lingkungan. Pilihan A mengacu pada Pengadaan Kompleks, pilihan C mengacu pada Pengadaan Terintegrasi, dan pilihan D mengacu pada Pengadaan Non Kompleks yang memiliki fokus yang berbeda dalam konteks pengadaan.

Essai 

1. Kegiatan yang harus dilakukan oleh Pejabat Pengadaan (PA) untuk meningkatkan kualitas Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) antara lain:

a. Penyusunan perencanaan pengadaan: PA harus melakukan perencanaan pengadaan yang baik dengan mengidentifikasi kebutuhan, menyusun rencana kerja, mengatur waktu, anggaran, dan sumber daya yang diperlukan.

b. Penyusunan dokumen pengadaan: PA harus menyusun dokumen pengadaan yang jelas, lengkap, dan sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. Dokumen pengadaan mencakup dokumen pengumuman, dokumen pendaftaran, Rencana Pengadaan Barang/Jasa (RPBJ), dan dokumen penawaran.

c. Proses seleksi dan evaluasi pemasok: PA harus melakukan proses seleksi pemasok yang transparan dan adil. Hal ini mencakup pendaftaran pemasok, evaluasi kualifikasi, evaluasi penawaran, dan penentuan pemenang lelang.

d. Pengawasan pelaksanaan kontrak: PA harus melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak dengan memastikan pemasok memenuhi kewajiban sesuai dengan kontrak yang ditetapkan. Hal ini meliputi pemantauan kualitas, waktu, dan biaya pelaksanaan pekerjaan.

e. Evaluasi kinerja pengadaan: PA harus melakukan evaluasi terhadap kinerja pengadaan yang dilakukan, baik dari segi proses pengadaan maupun hasil pengadaan. Evaluasi ini dapat digunakan untuk melakukan perbaikan dan pengembangan kegiatan pengadaan di masa yang akan datang.

2. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat melakukan Identifikasi kebutuhan Barang dan Jasa antara lain:

a. Analisis kebutuhan: Identifikasi kebutuhan dimulai dengan melakukan analisis terhadap kebutuhan yang ada. PA harus memahami tujuan pengadaan, lingkup pekerjaan, spesifikasi teknis, dan persyaratan lainnya.

b. Konsultasi dengan pengguna: PA perlu berkomunikasi dan berdiskusi dengan pengguna atau pemangku kepentingan terkait untuk memperoleh pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan yang diperlukan.

c. Penyusunan dokumen identifikasi kebutuhan: PA harus menyusun dokumen identifikasi kebutuhan yang terperinci dan mencakup semua informasi yang relevan, seperti deskripsi kebutuhan, jumlah atau volume yang diperlukan, dan kriteria penting lainnya.

d. Verifikasi dan validasi: Dokumen identifikasi kebutuhan harus diverifikasi dan divalidasi oleh pihak yang berwenang atau tim terkait untuk memastikan bahwa kebutuhan yang diidentifikasi sesuai dan dapat dipertanggungjawabkan.

3. Spend analysis adalah proses analisis pengeluaran yang digunakan untuk menganalisis dan memahami pola pengeluaran organisasi terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Manfaat dari spend analysis antara lain:

a. Identifikasi potensi penghematan biaya: Spend analysis membantu mengidentifikasi peluang penghematan biaya dengan menganalisis tren pengeluaran, pola pembelian, dan pengeluaran organisasi. Dengan memahami pola pengeluaran yang ada, organisasi dapat mengidentifikasi area di mana penghematan biaya dapat dicapai, misalnya melalui negosiasi harga yang lebih baik, konsolidasi pembelian, atau pemilihan pemasok yang lebih efisien.

b. Peningkatan efisiensi pengadaan: Spend analysis dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan dengan mengidentifikasi redundansi atau duplikasi pembelian, pemenuhan kebutuhan yang berlebihan, atau penggunaan pemasok yang tidak optimal. Dengan mengevaluasi data pengeluaran, organisasi dapat merancang strategi pengadaan yang lebih efisien.

c. Pengelolaan risiko: Spend analysis juga dapat membantu dalam pengelolaan risiko terkait dengan pengadaan barang dan jasa. Dengan menganalisis data pengeluaran, organisasi dapat mengidentifikasi risiko terkait dengan keandalan pemasok, kualitas produk atau layanan, dan ketahanan rantai pasok. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengurangi risiko tersebut.

Pelaksanaan spend analysis melibatkan beberapa langkah, antara lain:

a. Pengumpulan data: Data pengeluaran terkait dengan pengadaan barang dan jasa dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti sistem pembelian, faktur, atau laporan keuangan. Data ini kemudian diolah untuk analisis lebih lanjut.

b. Pembersihan dan normalisasi data: Data yang dikumpulkan sering kali memerlukan pembersihan dan normalisasi untuk menghilangkan duplikasi, kesalahan, atau ketidaksesuaian. Langkah ini bertujuan untuk memastikan bahwa data yang dianalisis akurat dan dapat dipercaya.

c. Analisis data: Data yang telah dibersihkan dan dinormalisasi kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi pola, tren, dan peluang penghematan biaya. Metode analisis yang digunakan dapat mencakup segmentasi pengeluaran, analisis harga, analisis pemasok, atau analisis kategori.

d. Pengambilan tindakan: Hasil dari spend analysis digunakan untuk menginformasikan pengambilan keputusan terkait pengadaan barang dan jasa. Berdasarkan temuan dan rekomendasi yang dihasilkan, organisasi dapat mengimplementasikan tindakan yang diperlukan, seperti perbaikan proses, perubahan kebijakan, atau negosiasi dengan pemasok.

Dalam pelaksanaannya, spend analysis dapat dilakukan secara internal oleh tim pengadaan atau menggunakan bantuan dari konsultan atau perangkat lunak analisis pengeluaran. Penting untuk mencatat bahwa pelaksanaan spend analysis harus disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks organisasi untuk mencapai manfaat yang optimal.