Modul ini menyajikan konsep dasar mengenai komunikasi bisnis, baik dari sudut pandang teori maupun peraturan serta beberapa contoh penerapannya. Konsep-konsep yang terdapat dalam modul ini diharapkan mampu memberikan pengertian serta gambaran kepada peserta didik tentang pentingnya mempelajari pengelolaan dan penerapan di berbagai aktivitas bisnis pada umumnya. Secara lengkap dan tertata, materi yang disampaikan dalam modul ini membahas hal berikut:

1. pengertian komunikasi dalam hubungan bisnis dan organisasi perusahaan,
2. garis besar tujuan dan manfaat komunikasi bisnis dan organisasi perusahaan. Konsep-konsep tersebut menjelaskan bagaimana komunikasi dan pengelolaan bisnis secara umum di berbagai perusahaan yang di dalamnya terdapat fungsi serta peran manajer yang memiliki tugas pokok untuk dapat mengukur sejauh mana peserta didik memahami konsep-konsep dalam modul ini. Setiap akhir pembahasan memuat seperti di bawah ini.
3. Rangkuman memberikan kemudahan gambaran secara umum mengenai topik materi yang dibahas.
4. Sejumlah soal latihan untuk mengukur sejauh mana tingkat pemahaman peserta didik mengenai konsep utama di topik pembahasan yang telah disampaikan. Secara khusus, setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan mengetahui serta mampu menjelaskan hal-hal berikut:
5. pengertian komunikasi bisnis,
6. fungsi, tujuan, dari manfaat komunikasi bisnis,
7. peran manajer, baik dalam hubungan dengan masyarakat atau konsumen maupun dengan sesama pesaing perusahaan/bisnis,
8. tujuan dan manfaat komunikasi bisnis perusahaan.

Pengenalan Komunikasi Bisnis

Komunikasi dalam bisnis menjadi salah satu faktor penting dalam keberhasilan sebuah bisnis. Dengan komunikasi yang baik, pebisnis bisa menjual produk yang dimiliki dengan lebih baik dan juga bisa menghindari terjadinya kesalahpahaman antarkedua belah pihak. Dalam kegiatan bisnis, seperti pemasaran pastinya membutuhkan komunikasi yang baik, terutama kepada konsumen agar produk yang dimiliki bisa diterima sepenuhnya.

A. Pengertian Komunikasi

Dapat dikatakan bahwa suatu komunikasi sekurang-kurangnya melibatkan dua orang atau lebih dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara komunikasi yang lazim digunakan melalui lisan, tulisan, ataupun sinyal-sinyal nonverbal. Komunikasi adalah suatu proses menyampaikan (transfer) informasi dan makna di antara pengirim dan penerima (Bovee & Thill, 2018). Proses yang dimaksud dapat berupa pertukaran informasi antarindividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sederhananya dapat dikemukakan bahwa komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang menyangkut berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Sumber: Bovee & Thill (2020) Gambar 1.1 Proses Komunikasi Dua Arah Berdasarkan gambar di atas, proses terjadinya komunikasi apabila di antara salah satunya memulai penyampaian pesan, baik berupa ide, pandangan/opini, maupun sebuah kritik lainnya, sedangkan satunya menerima pesan yang dimaksud. Meskipun penerima pesan ini dapat memberikan tanggapan secara verbal atau sekadar memberikan sebuah isyarat sependapat atau tidak sependapat: komunikasi yang digunakan dalam profesional bisnis pun seperti layaknya komunikasi normal. Namun, ada beberapa pesan sentris yang berkaitan dengan manfaat atau keuntungan. Proses komunikasinya tetap mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu. Penjelasan dari proses komunikasi dua arah (Thill et al., 2019) sebagai berikut.

1. Sender has anidea, memikirkan sebuah ideserta hasratuntuk membaginya. Potensi keberhasilan upaya komunikasi Anda dimulai di sini. Efektivitasnya tergantung pada sifat gagasan, komposisi audiens, dan hubungan Anda dengan orang-orang ini serta motivasi Anda untuk ingin membagikan gagasan tersebut. Misalnya, jika sebuah ide akan menguntungkan departemen atau perusahaan Anda dan motivasi Anda adalah memberikan kontribusi, proses komunikasi dimulai dengan kuat. Sebagai perbandingan, jika ide tersebut tidak dipahami dengan baik (mungkin Anda belum mempertimbangkan dampak finansial dari sebuah proposal) atau motivasi Anda dicurigai (mungkin Anda lebih tertarik untuk membuat kesan pada atasan Anda daripada benar-benar berkontribusi), komunikasi akan menjadi lebih sulit dan mungkin tidak berhasil.
2. Sender encodes idea in a message. Ketika seseorang memasukkan ide ke dalam pesan, dia menyandikannya atau mengungkapkannya dalam kata-kata atau gambar. Sebagian besar fokus ini ada pada pengembangan keterampilan yang dibutuhkan untuk berhasil mengodekan ide-ide yang disampaikan menjadi pesan yang efektif.
3. Sender produces message in transmittable medium. Dengan adanya pesan yang tepat untuk mengungkapkan suatu gagasan, kini pengirim membutuhkan media komunikasi untuk menyampaikan pesan tersebut kepada penerima yang dituju. Untuk memperbarui status proyek misalnya, Anda mungkin memiliki beberapa opsi media yang Anda inginkan dari panggilan telepon hingga pesan instan atau presentasi tayangan slide.
4. Sender transmit the message through a channel. Teknologi terus meningkatkan jumlah pilihan media dan terus menyediakan saluran komunikasi baru pengirim yang dapat digunakan untuk mengirimkan pesan mereka. Perbedaan antara media dan saluran bisa menjadi agak kabur, tetapi pikirkan media sebagai bentuk pesan yang diambil (misalnya, tertulis atau lisan) dan saluran sebagai sistem yang digunakan untuk menyampaikan pesan (misalnya, antara email dengan surat cetak untuk melakukan pesan tertulis).
5. Receiver receive the message. Jika aliran informasi berfungsi dengan baik, maka pesan mudah disampaikan kepada audiens yang dituju. Untuk pesan benarbenar diterima, penerima harus merasakan kehadiran pesan, memilihnya dari semua pesan lain yang menuntut perhatian, dan melihatnya sebagai pesan yang sebenarnya (sebagai lawan dari kebisingan acak) (Lester, 2021).
6. The receiver decodes the message. Setelah pesan diterima, penerima perlu mengekstrak ide dari pesan, langkah yang dikenal sebagai decoding. Bahkan, upaya komunikasi yang dirancang dengan baik dan bermaksud baik dapat gagal pada tahap ini karena penggalian makna adalah proses yang sangat pribadi yang dipengaruhi oleh budaya, pengalaman, gaya belajar dan berpikir, harapan, ketakutan, serta suasana hati yang sementara. Seperti yang Anda lihat pada gambar proses komunikasi dua arah, penerima terkadang menerjemahkan makna yang sama dengan yang dimaksudkan pengirim, tetapi terkadang mereka dapat mendekode—atau membuat ulang—arti yang sama sekali berbeda. Selain itu, penerima cenderung mengekstrak makna yang mereka harapkan dari sebuah pesan, bahkan jika itu kebalikan dari apa yang dimaksudkan pengirim (Twomey, 2009).
7. Audiens respons to the message. Dalam kebanyakan kasus, pengirim ingin mencapai lebih dari sekadar menyampaikan informasi. Mereka sering ingin penerima merespons dengan cara tertentu, apakah itu untuk menginvestasikan jutaan dolar dalam usaha bisnis baru atau untuk menerima penjelasan manajemen mengapa perusahaan tidak mampu memberikan bonus karyawan tahun ini. Apakah penerima merespons seperti yang diharapkan pengirim tergantung pada penerima (a) mengingat pesan cukup lama untuk menindaklanjutinya, (b) mampu bertindak berdasarkan itu, dan (c) termotivasi untuk merespons.
8. Receiver provides feedback. Jika mekanisme tersedia bagi mereka untuk melakukannya, penerima dapat "menutup /oop' dalam proses komunikasi dengan memberikan umpan balik yang membantu pengirim mengevaluasi efektivitas upaya komunikasi. Umpan balik dapat berupa verbal (menggunakan kata-kata tertulis atau lisan), nonverbal (menggunakan gerak tubuh, ekspresi wajah, atau isyarat lainnya), atau keduanya. Sama seperti pesan aslinya, umpan balik dari penerima ini juga perlu diterjemahkan dengan hati-hati. Senyum, misalnya, bisa memiliki banyak arti yang berbeda. Mempertimbangkan kompleksitas proses komunikasi yang menimbulkan hambatan dan gangguan yang sering kali terjadi antara pengirim dan penerima seharusnya tidak mengherankan bahwa upaya komunikasi sering gagal mencapai tujuan pengirim pesan/informasi. Sebaliknya, apabila proses komunikasi dapat berjalan dengan baik, semakin baik pula pesan/informasi yang tersampaikan.

B. Bentuk Komunikasi

Bisnis tergantung pada komunikasi. Orang harus berkomunikasi untuk merencanakan produk dan layanan; mempekerjakan, melatih, dan memotivasi pekerja; mengoordinasikan pembuatan dan pengiriman; membujuk pelanggan untuk membeli; dan menagih mereka untuk penjualan. Memang, bagi banyak bisnis dan organisasi nirlaba dan pemerintah, produk adalah informasi atau layanan daripada sesuatu yang nyata. Informasi dan layanan diciptakan dan disampaikan melalui komunikasi. Dalam setiap organisasi, komunikasi adalah cara orang menyelesaikan pekerjaan. Komunikasi mengambil banyak bentuk: tatap muka atau percakapan telepon, pertemuan informal, presentasi, pesan email, surat, memo, laporan, blog, tweet, pesan teks, dan situs web. Semua metode tersebut merupakan bentuk komunikasi verbal atau komunikasi yang menggunakan kata-kata. Komunikasi nonverbal tidak menggunakan kata-kata. Gambar, grafik komputer, dan logo perusahaan bersifat nonverbal. Sinyal nonverbal interpersonal termasuk bagaimana orang duduk di rapat, seberapa besar kantor, dan berapa lama seseorang membuat pengunjung menunggu.

1. Komunikasi Verbal

Menurut Locker, Kitty, & Kienzler (2013), bentuk komunikasi dibagi menjadi verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal (verbal communication) dikenal juga dengan komunikasi lisan dan tulisan, yaitu jenis komunikasi yang menggunakan kata-kata atau ucapan-ucapan di dalamnya. Contohnya seperti berikut:

1. face to face or phone conversation,
2. meetings/rapat/pertemuan,
3. text, email, dan voice mail message,
4. surat dan memo,
5. laporan/reports: laporan keuangan, laporan penjualan, proposal, paper.Ada dua bentuk komunikasi verbal yang dikenal sebagai berikut.
6. Komunikasi verbal yang melalui oral/suara disebut komunikasi lisan/ communication.
7. Komunikasi verbal yang melalui media tulisan disebut komunikasi tulisan/ written communication.

2. Komunikasi Nonverbal

Sementara itu, komunikasi yang tidak melibatkan kata-kata (words) dikategorikan sebagai komunikasi nonverbal. Bentuk komunikasi tersebut adalah a. bentuk komunikasi ini meliputi gestur, gerakan tubuh, mimik wajah, dan intonasi, b simbol-simbol dan gambar, c. jarak antarorang atau barang, d dalam bisnis biasanya komunikasi ini dapat terlihat pada logo perusahaan, penempatan duduk dalam sebuah rapat, /ayout toko, layout ruangan kantor, display toko, sistem antrean pelanggan, dan sebagainya. Sumber: google.com

Gambar 1.2 Contoh Komunikasi Nonverbal Dalam komunikasi nonverbal ini, seseorang akan dilihat berdasarkan perilaku dan tindakannya dalam usaha memengaruhi dan memberi keyakinan kepada orang lain. Contoh yang paling efektif adalah bagaimana seorang polisi mengatur lalu lintas dengan menggerakkan kedua tangannya dan gerakan tubuhnya untuk mengatur seluruh kendaraan ke kiri, ke kanan, atau berhenti.

C. Tren Yang Berpengaruh Dengan Tempat Kerja

Ciri-ciri yang dapat melihat tren komunikasi yang berlaku di suatu tempat kerja berdasarkan masing-masing jenis komunikasi sebagai berikut.

Tabel Jenis Komunikasi

D. Proses Komunikasi Dan Fungsi Komunikasi

Proses komunikasi merupakan unsur terpenting dalam menentukan berhasil atau tidaknya proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan yang menjadi tujuan utama dari komunikasi. Jika proses ini berjalan dengan baik, hasilnya juga pasti sesuai dengan yang diharapkan oleh komunikator. Begitu juga sebaliknya, jika proses komunikasi sudah berantakan, komunikasi tidak akan berjalan dengan efektif. Proses komunikasi yang salah inilah yang kemudian menimbulkan misunderstanding atau salah paham. Wajar saja, hal ini disebabkan proses komunikasi merupakan sebuah jalan yang menjadi perantara penyampaian informasi. Jika jalan tersebut putus atau rusak, hasilnya pasti berantakan.

E. Unsur Dalam Komunikasi

Setelah memahami definisi komunikasi berdasarkan para ahli, Anda juga harus mengetahui beberapa unsur proses komunikasi yang tidak dapat diabaikan oleh komunikator. Unsur-unsur tersebut sebagai berikut.

1. Sender Sender adalah si penyampai pesan atau komunikator. Di sini, sender adalah orang yang berinisiatif menyampaikan informasi atau gagasan.
2. Encoding Encoding adalah proses transmisi atau transfer informasi dari seseorang kepada orang lain. Umumnya, encoding menggunakan simbol sebagai media.
3. Message Message adalah pesan yang diwujudkan dalam simbol yang bermakna. Penyampaian dari pesan inilah yang menjadi alasan utama terjadinya komunikasi.
4. Media Media disebut juga saluran komunikator yang digunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi agar diterima oleh komunikan.
5. Decoding Decoding adalah proses ketika komunikan akan menerjemahkan pesan melalui lambang yang disampaikan oleh komunikator kepadanya.
6. Receiver Receiver adalah orang atau komunikan yang menerima pesan
7. Response Response adalah tanggapan atau reaksi komunikan yang ditujukan terhadap informasi yang diberikan oleh komunikator setelah pesan tersebut diterima.
8. Feedback Feedback atau umpan balik adalah wujud dari reaksi komunikan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini ditunjukkan dengan cara memberikan kritik, saran, dan sebagainya.
9. Noise Noise merupakan gangguan tidak terencana yang sering terjadi dalam proses komunikasi. Noise ini bisa membuat misunderstanding akibat perbedaan pemahaman antara komunikator dan komunikan tentang informasi yang disampaikan.

Gambar Jalur Proses Komunikasi Pentingnya keahlian komunikasi untuk kesuksesan bisnis (the importance of communication skills to your career success) adalah

1. kemampuan berkomunikasi sangat efektif dalam menentukan job placement, performance, career advancement, and organizational success;
2. komunikasi membuat sistem kooperatif organisasi menjadi lebih dinamis dan menghubungkan tujuan organisasi dengan semua manusia yang terlibat didalamnya,
3. memengaruhi penilaian orang tentang kita (berujung pada citra dan keberhasilan).

Sementara itu, fungsi komunikasi dalam aktivitas bisnis atau aktivitas organisasi sebagai berikut.

1. To inform bertujuan memberikan informasi kepada pihak lain (internal ataupun eksternal) sehubungan dengan perusahaan: penerimaan karyawan, kenaikan gaji atau promosi, merger perusahaan, informasi produk baru, dll.
2. . To persuade bertujuan memersuasi orang lain melakukan sesuatu sesuai dengan tujuan perusahaan. Iklan yang dibuat perusahaan memersuasi publik untuk membeli produk atau jasa yang ditawarkan.
3. To promote goodwill bertujuan menciptakan kesan positif/goodwill perusahaan di mata publik. Kegiatan CSR (corporate social responsibility) misalnya yang dilakukan oleh Aqua dengan melakukan penyediaan air bersih di salah satu desa di Papua merupakan salah satu upaya untuk membentuk kesan positif. Berikut ini gambar lingkaran jalur proses komunikasi yang optimal.

Gambar Komunikasi Bisnis

F. Jenisdan Bentuk Komunikasi Organisasi

Menurut Locker, Kitty, & Kienzler (2013), komunikasi organisasi dibagi menjadi dua bagian sebagai berikut.

1. Komunikasi internal dengan ciri berikut: a. internal: atasan, bawahan, dan rekan kerja; b. fungsi: (1) mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur, (2) menginformasikan progres perusahaan, (3) mendorong pegawai melakukan perbaikan, (4) evaluasi, memberi penghargaan, dan menegur pegawai.
2. Komunikasi eksternal dengan ciri berikut: a. eksternal: konsumen, supplier, pemerintah, dan publik; b. fungsi: (1) membujuk konsumen membeli produk, (2) menjelaskan produk atau layanan, (3) mengklarifikasi spesifikasi yang dibutuhkan, (4) mempromosikan image positif perusahaan, (5) memberikan kredit dan menagih piutang.

G. Pendekatan Saluran Komunikasi

Setelah subbab di atas membahas gambaran audiens, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan informasi yang akan disertakan dalam penyampaian. Untuk pesan sederhana, pemberi pesan mungkin sudah memiliki semua informasi. Akan tetapi, untuk pesan yang lebih kompleks, diperlukannya penelitian dan analisis yang cukup sebelum mulai menulis. Mengeksplorasi teknik formal untuk menemukan, mengevaluasi, dan memproses informasi memandu upaya penelitian yang dimaksud menurut Thill, Bovee, Keller, & Moran (2019).

1. Pertimbangkan perspektif audiens. Tempatkan diri Anda pada posisi audiens. Apa yang orang-orang ini pikirkan, rasakan, atau rencanakan? Informasi apa yang mereka butuhkan untuk bergerak maju? Jika Anda memulai percakapan dalam konteks media sosial, informasi apa yang akan merangsang diskusi di komunitas target Anda?
2. Dengarkan komunitas. Hampir semua topik yang terkait dengan bisnis yang terbarukan, kemungkinan besar ada komunitas pelanggan, penggemar produk, atau orang lain yang terhubung melalui media sosial yang terlibat dalam diskusi online. Temukan mereka dan dengarkan apa yang mereka katakan.
3. Baca laporan dan dokumen perusahaan lainnya. Laporan tahunan, laporan keuangan, rilis berita, blog dan mikroblog oleh pakar industri, laporan pemasaran, dan survei pelanggan hanyalah beberapa dari banyak sumber informasi potensial. Cari tahu apakah perusahaan Anda memiliki sistem manajemen pengetahuan serta database yang mengumpulkan pengalaman dan wawasan karyawan diseluruh organisasi.
4. Bicaralah dengan supervisor, kolega, atau pelanggan. Rekan kerja dan pelanggan mungkin memiliki informasi yang Anda butuhkan atau mereka mungkin memiliki wawasan yang baik tentang kebutuhan audiens target Anda.
5. Mintalah masukan dari audiens Anda. Jika Anda tidak yakin apa yang dibutuhkan audiens dari pesan Anda, tanyakan kepada mereka jika memungkinkan. Mengakui Anda tidak tahu, tetapi ingin memenuhi kebutuhan mereka akan membuat audiens lebih terkesan daripada menebak dan salah.

Faktor yang perlu dipertimbangkan untuk melakukan pemilihan media dan saluran penyampaian pesan/informasi sebagai berikut.

1. Richness. Kekayaan adalah kemampuan media untuk 1) menyampaikan pesan melalui lebih dari satu isyarat informasi (visual, verbal, vokal), 2) memfasilitasi umpan balik, dan 3) membangun fokus pribadi. Komunikasi tatap muka adalah cara yang kaya media karena menyampaikan informasi, baik secara verbal maupun nonverbal, memungkinkan umpan balik langsung melalui respons verbal dan nonverbal, dan memiliki potensi untuk menjadi intim dan pribadi. Sebaliknya, media lean terbatas pada satu atau lebih dari tiga aspek ini. Misalnya, SMS dan pesan biasanya menyampaikan informasi hanya melalui satu isyarat informasi (kata) yang dapat menyebabkan salah tafsir.
2. Formality, pilihan media pemberi pesan adalah sinyal nonverbal yang memengaruhi gaya dan nada pesan Anda. Misalnya, surat tercetak cenderung dianggap sebagai isyarat yang lebih formal daripada pesan email.
3. Media dan channel limitation. Setiap media dan saluran memiliki keterbatasan. Mengirim pesan teks sering kali sempurna untuk mengomunikasikan pesan sederhana antara dua orang, misalnya, tetapi kurang efektif untuk pesan atau percakapan kompleks yang melibatkan tiga orang atau lebih.
4. Urgency. Beberapa media menjalin hubungan dengan audiens lebih cepat daripada yang lain. Jadi, pilihlah dengan bijak jika pesan yang hendak disampaikan mendesak. Namun, pastikan untuk menghormati waktu dan beban kerja anggota audiens. Jika pesan tidak mendesak dan tidak memerlukan umpan balik segera, pilih media, seperti email atau blog yang memungkinkan orang untuk merespons dengan nyaman.
5. Cost. Biaya merupakan faktor keuangan yang nyata dan sinyal nonverbal yang dirasakan. Misalnya, tergantung pada konteksnya, presentasi video atau multimedia yang mewah (dan mahal) dapat mengirimkan sinyal kecanggihan dan profesionalisme nonverbal atau mengabaikan anggaran perusahaan secara sembrono.
6. Audiens preferences. Jika diketahui bahwa audiens lebih menyukai kombinasi media/saluran tertentu, gunakan format itu jika cocok untuk pesan dan situasinya. Jika tidak, pemberi pesan berisiko mengganggu audiens atau pesan yang disampaikan akan terlewatkan atau diabaikan.
7. Komunikasi Formal Adalah Mengikuti Garis Hierarki atau Jabatan

Security dan privacy. Perusahaan tentu mungkin memiliki batasan pada media dan saluran yang dapat digunakan untuk jenis pesan tertentu, perlu pertimbangan baik-baik setiap kali pesan yang menyertakan informasi sensitif. Jangan pernah berasumsi bahwa komunikasi digital bersifat pribadi. Banyak perusahaan memantau saluran ini dan selalu ada risiko jaringan dapat diretas atau pesan akan diteruskan ke luar penerima aslinya. Untuk menerapkan sistem penyajian informasi pada audiens, dapat digunakan pendekatan langsung: mulailah dengan ide utama (seperti rekomendasi, kesimpulan, atau permintaan) dan ikuti dengan bukti pendukung. Ketika audiens akan skeptis atau bahkan menolak pesan, dapat digunakan pendekatan tidak langsung: mulailah dengan bukti terlebih dahulu dan bangun ide utama. Perhatikan bahwa mengambil pendekatan tidak langsung tidak berarti menghindari masalah yang sulit atau berbicara berputarputar. Ini berarti membangun ide utama dengan cara yang logis atau sensitif.

Sumber: Bovee & Thill (2020) Gambar Pilihan Pendekatan Komunikasi Berdasarkan penjelasan mengenai saluran komunikasi, di bawah ini dapat ditunjukkan menjadi dua saluran.

• Saluran komunikasi formal (formal communication channel) Saluran komunikasi formal adalah sarana komunikasi yang biasanya dikendalikan oleh orang-orang dalam posisi yang memiliki otoritas dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, ini juga disebut sebagai 'jalur utama komunikasi operasional' perusahaan. Semua laporan, catatan, dan formulir yang menyediakan informasi kerja ke berbagai bagian organisasi dimasukkan dalam saluran komunikasi formal. Saluran komunikasi ini tidak berfungsi secara otomatis. Sebuah organisasi bisnis yang baik akan memastikan bahwa ini direncanakan secara hati-hati dan dirancang untuk kebutuhannya. Komunikasi formal ini pada intinya merupakan proses bagaimana terjadi arus informasi dari bawah ke atas atau sebaliknya dalam suatu organisasi dalam upaya mengantarkan pesan (message delivery). Isi pesan diambil contoh berupa Untuk memilih di antara dua alternatif ini, analisis kemungkinan reaksi audiens terhadap tujuan dan pesan seperti yang ditunjukkan pada pilihan pendekatan komunikas di halaman berikutnya. Ingatlah, bagaimanapun, selalu pertimbangkan keadaan unik dari setiap pesan dan situasi audiens. Jenis pesan juga memengaruhi pilihan pendekatan langsung atau tidak langsung.

1. mengetahui apa yang dikerjakan oleh bawahan,
2. apa masalah yang ada sehingga pekerjaan tidak terselesaikan,
3. usulan perbaikan-perbaikan,

bagaimana bawahan dapat bekerja sebagai sebuah tim (team work).

Sumber: Bovee & Thill (2020) Gambar Model Komunikasi Formal

Sumber: Bovee & Thill (2020) Gambar Hierarki Komunikasi Formal Berdasarkan Struktur Organisasi

2.Komunikasi Informal (Grapevine)

Komunikasi informal (grapevine) memiliki ciri-ciri, berikut:

1. berdasarkan hubungan sosial,
2. karyawan sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat, atau pulang kantor,
3. apabila banyak informasi yang beredar melalui informal, artinya komunikasi formal tidak efektif.

Keuntungannya sebagai berikut:

1. informasinya lebih cepat dan efektif,
2. bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu.

H. Cara Meminimalisasi Gangguan Komunikasi

Pada penerapannya, proses komunikasi yang sedang berlangsung kadang ditemukan beragam gangguan komunikasi. Hal ini terjadi disebabkan hal berikut:

1. iklim komunikasi tertutup: karyawan sedikit mengetahui perusahaan, informasi dikuasai oleh pemimpin;
2. struktur organisasi yang besar dan berjenjang, distorsi, penyampaian tertunda, persepsi berbeda;
3. filtering, pesan diubah, diperpendek atau diperpanjang;
4. tidak percaya, merasa diperdaya, dimanipulasi, atau diperlakukan dengan tidak adil;
5. rivalitas antarkaryawan, saling merahasiakan informasi yang bisa menguntungkan orang lain;
6. status dan power.

Beberapa hal yang dapat meminimalisasi gangguan komunikasi adalah

1. mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan, dan feedback dari karyawan;
2. menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, dan informasi lebih cepat;
3. mempromosikan komunikasi horizontal, meningkatkan moral, dan menambah ide-ide;
4. membuat pusat isu, karyawan bisa mengonfirmasi isu yang berkembang;
5. membuat saluran formal, seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan.

Latihan

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!

1. Jelaskan menurut Anda apa yang dimaksud dengan komunikasi!
2. Jelaskan dan berikan contoh yang dimaksud dengan face to face or phone conversation!
3. Jelaskan apa saja kelebihan dan kekurangan komunikasi melalui tulisan!
4. Apa ciri dari komunikasi internal?
5. Mengapadiperlukankomunikasi yang tepat dalam sebuah proses keberlangsungan suatu bisnis? Petunjuk Jawaban Latihan
6. Untuk menjawab pertanyaan nomor 1, silakan Anda pelajari pengertian komunikasi.
7. Untuk menjawab pertanyaan nomor 2, silakan Anda pelajari bentuk komunikasi.
8. Untuk menjawab pertanyaan nomor 3, silakan Anda pelajari komunikasi melalui tulisan.
9. Untuk menjawab pertanyaan nomor 4, silakan Anda pelajari komunikasi internal.
10. Untuk menjawab pertanyaan nomor 5, silakan Anda pelajari pendapatan saluran komunikasi.

Rangkuman

Komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan. Secara sederhana, dapat dikemukakan bahwa komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang menyangkut berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun nonverbal, untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Locker, Kitty, & Kienzler (2013), bentuk komunikasi dibagi menjadi verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal (verbal communication) dikenal juga dengan komunikasi lisan dan tulisan, yaitu jenis komunikasi yang menggunakan kata-kata atau ucapan-ucapan di dalamnya. Sementara itu, komunikasi yang tidak melibatkan kata-kata (words) dikategorikan sebagai komunikasi nonverbal. Proses komunikasi merupakan unsur terpenting dalam menentukan berhasil atau tidaknya proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan yang menjadi tujuan utama dari komunikasi. Jika proses ini berjalan dengan baik, hasilnya juga pasti sesuai dengan yang diharapkan oleh komunikator, begitu pun sebaliknya.

Tes Formatif

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1. Relasional merupakan ciri dari komunikasi .... A. lisan B. tulisan C. antardaerah D. principal
2. Di bawah ini yang bukan cara meminimalisasi miss communication adalah .... A. mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan, dan feedback dari karyawan B. menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, dan informasi lebih cepat C. mempromosikan komunikasi horizontal, meningkatkan moral, dan menambah ide-ide D. membuat kelompok tersendiri, hanya karyawan tertentu yang bisa mengonfirmasi isu yang berkembang
3. Fungsi dari komunikasi nonverbal adalah .... A. menyampaikan pesan tertentu disampaikan secara lisan B. menciptakan sebuah kesan yang terarah C. tidak memperjelas relasi D. menggantikan pesan lisan
4. Proxemics merupakan salah satu jenis komunikasi .... A. verbal B. nonverbal C.dua lintas budaya D. imbauan
5. Kelebihan sistem penyampaian pesan secara tertulis adalah .... A. menunjukkan adanya ruang baku dan ruang personal yang digunakan dalam komunikasi B.menunjukkan unsur-unsur nonverbal suara pada komunikasi verbal C. yang berkaitan dalam menghargai waktu berkomunikasi D. memberikan gerak-gerik bahasa tubuh

Kegiatan Belajar 2 Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis

A . Pengertian Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis

Perencanaan untuk membangun komunikasi bisnis merupakan salah satu langkah strategis untuk pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh. Penyusunan perencanaan pesan-pesan pada komunikasi bisnis meliputi tahapan (Thill, Bovee, Keller, Moran, 2019).

1. Perencanaan Untuk merencanakan pesan apa pun, mulanya melakukan analisis situasi yang menentukan tujuan. Perencanaan penyampaian pesan di komunikasi bisnis pun menentukan pemilihan media penyampaiannya baik secara lisan, tertulis, maupun menggunakan media elektronik sebagai alat penyampaiannya.
2. Komposisi Komposisi dalam perencanaan komunikasi bisnis menyesuaikan dengan kebutuhan audiens sehingga menciptakan sikap hubungan yang positif. Terciptanya atmosfer yang positif di fase komposisi ini perlu dipertimbangkan dengan bagaimana bahasa, media, dan simbol-simbol yang mudah dipahami.

Revisi Peninjauan konten yang disampaikan pesan komunikasi bisnis dilakukan secara berkala dan bertahap untuk dikoreksi apabila ditemukan adanya kekeliruan.

Gambar Tahapan Perencanaan Komunikasi Bisnis Pada pembentukan perencanaan pesan komunikasi bisnis di tahapan ini, pemberi pesan perlu melakukan analisis situasi untuk membuat garis besar, bahkan jika garis besar terdiri atas poin-poin. Setiap upaya komunikasi terjadi dalam situasi tertentu. Itu artinya pemberi informasi memiliki pesan khusus untuk dikirim ke audiens tertentu di bawah serangkaian keadaan tertentu. Misalnya, mendeskripsikan kualifikasi profesional dalam pesan email kepada eksekutif di perusahaan itu sendiri yang memahami perusahaan atau jargon kualifikasi berbeda secara signifikan dengan mendeskripsikan kualifikasi pemberi pesan/informasi melalui media jejaring sosial lainnya, seperti LinkedIn. Profil jejaring sosial Anda dapat memiliki banyak tujuan seperti terhubung dengan rekan-rekan di perusahaan lain dan mempresentasikan kualifikasi kepada calon mitra. Mungkin dilihat oleh ratusan atau ribuan pembaca, masing-masing dengan kebutuhannya sendiri. Informasi yang mendasari kedua pesan ini mungkin kurang lebih sama, tetapi tingkat detail yang disertakan, nada tulisan, pilihan kata yang spesifik pilihan ini, dan pilihan lain yang perlu dibuat berbeda dari satu situasi ke situasi lainnya. Membuat pilihan yang tepat dimulai dengan mendefinisikan tujuan pemberi informasi dengan jelas dan memahami kebutuhan audiens.

B. Mendefinisikan Tujuan

Seluruh pesan bisnis memiliki tujuan umum, yaitu menginformasikan, membujuk, atau berkolaborasi dengan audiens. Tujuan ini membantu menentukan pendekatan keseluruhan yang akan memberi informasi, mulai dari mengumpulkan informasi hingga mengatur pesan yang dimaksud. Dalam lingkup tujuan umumnya, setiap pesan juga memiliki tujuan khusus yang mengidentifikasi apa yang ingin dicapai dengan pesan (yang direncanakan) dan apa yang harus dilakukan atau dipikirkan audiens setelah menerima pesan yang disampaikan.

Pendefinisian tujuan pesan bisnis ini perlu mencakup identifikasi (respons)dari audiens sebagai bentuk pencapaian tujuan pesan yang dimaksud pemberi pesan/informasi. Dilakukannya definisi tujuan pesan ini perlu meliputi pernyataan danpertanyaan sebagai berikut.

1. Dampak perubahan dari pesan informasi yang disampaikan sehingga dari pesan yang disampaikan memiliki kontribusi tepat sasaran melalui pendekatan berpengaruh.
2. Menyadari tujuan yang realistis sebagai bagian yang penting untuk penciptaan naluri bisnis yang baik berdampak pada penyesuaian adaptasi.
3. Penyesuaian waktu penyampaian pesan informasi dalam upaya membangun awareness perlu adanya momen waktu yang tepat agar sinergi dalam proses komunikasi bisnis.
4. Penyampaian pesan yang dapat diterima oleh pihak mitra (terkait) saat penetapan tujuan.

C. Penetapan Tujuan Pesan Bisnis

Penetapan tujuan pesan bisnis yang disampaikan perlu menciptakan nilai tambah bagi perusahaan (mitra) terkait sehingga terciptanya good will. Tujuan yang ditetapkan meliputi unsur yang terukur sebagai bahan masukan untuk evaluasi perbaikan apabila kemudian hari adanya ketidaksesuaian dapat dengan mudah untuk dilakukan perbaikannya atau penyesuaian kembali. Poin-poin penetapan tujuan pesan bisnis meliputi berikut ini.

Keharmonisan saat pelaksanaan tujuan dari komunikasi bisnis dapat tercipta salah satunya adanya kejelasan makna dalam tujuan pesan bisnis yang hendak dicapai.

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Penetapan kejelasan tujuan bisnis memudahkan pemangku kepentingan untuk mengambil keputusan seperti berikut. a. Keputusan meneruskan pesan Pada keputusan untuk meneruskan pesan, pemberi informasi perlu mempertimbangkan kelayakan informasi pada pesan yang dimiliki, baik dari segi sumber pesan maupun kepentingan dari pesan tersebut. b. Keputusan Untuk Menanggapi Audiens Ketika menanggapi audiens, pemberi informasi perlu melihat motif-motif dan karakter dari audiens sehingga dapat terciptanya visi yang sejalan. c. Keputusan Untuk Menentukan Isi Informasi yang penting dan tujuan yang relevan menjadi bagian yang penting dalam memasukkan konten isi pesan. Apabila isi pesan tidak sesuai dengan konten, bukan tidak mungkin sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai. d. Keputusan Penggunaan Saluran Media Media saluran informasi menjadi alat yang dapat memudahkan atau mempersulit. Pemberi informasi saat melakukan transfer informasi pada penerima informasi.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Terdapat tiga tujuan umum dari komunikasi bisnis berikut ini. a. Memberi informasi Tujuan informasi dalam pesan perlu spesifik, misalnya pada konteks bisnis, informasi yang terkandung di dalamnya harus berkaitan dengan bisnis tidak boleh terjadinya asimetri informasi. b. Mengajak Atau Memengaruhi Penerapan sistem komunikasi bisnis perlu adanya unsur mengajak hingga memengaruhi tujuan apa yang kita harapkan. Akan tetapi, tetap dalam konteks yang profesional, tidak boleh sampai keluar dari etika komunikasi. Penerapan sistem ini umumnya terjadi pada fase negosiasi. c. Melaksanakan Kolaborasi Penciptaan kerja sama pada bisnis diawali dengan komunikasi yang baik dan visi yang sejalan dengan menerapkan nilai-nilai profesional dan integritas.

3: Cara Menguji Tujuan

Pertanyaan dasar saat melakukan pengujian tujuan sebagai berikut. a. Tinjau kembali tujuan dari pesan bisnis tersebut apakah dapat dijangkau secara realistis. b. Tinjau terkait dengan waktu penerapan rencana bisnis saat melakukan komunikasi. c. Tinjau delegasi personal penyampai pesan informasi. d. Tinjau kembali apakah rencana tujuan dapat diterima secara dua arah.

D. Analisis Audiens

Penganalisisan audiens yang berada di depan pemberi pesan perlu mempertimbangkan hal-hal di bawah ini.

1 Pengembangan Profil Audiens

Profil audiens dapat dibangun apabila pemberi pesan melakukan poin-poin di bawah ini. a. Ukuran komposisi audiens. b. Subjek dan/atau objek audiens c. Respons audiens. d. Tingkat pemahaman audiens dari apa pesan yang disampaikan. e. Relasi komunikasi.

2. Proses Pemuasan Audiens Dari Pesan Informasi Yang Diberikan

Untuk pencapaian efektivitas komunikasi bisnis, dipertimbangkan kebutuhan informasi yang diharapkan audiens. Di bawah ini, lima tahapan pemenuhan kebutuhan a. Meninjau apa yang diinginkan audiens melalui sebaran angket atau wawancara. b. Persiapan langkah preventif untuk hal-hal yang tidak diduga. 6 Penyampaian informasi yang lengkap. d. Akurasi dari sumber informasi yang relevan. e Penunjukan ide atau gagasan yang menarik dan menciptakan nilai keunggulan.

3. Cara Pemenuhan Kebutuhan Antarpihak

Kecenderungan untuk memenuhi kebutuhan adalah dapat mengubah sesuatu yang tidak diharapkan menjadi sebuah yang bermanfaat bagi seluruh pihak terkait.

E. Penentuan Ide Pokok

Penentuan ide pokok pada tahapan perencanaan pesan komunikasi bisnis akan bermuara pada sebuah atau suatu topik tertentu. Ide pokok (main idea) perlu didukung oleh ide pendukung lainnya, seperti pengalaman, kreativitas, dan fenomena isu terbaru pada saat itu. Topik merupakan sebuah subjek pesan yang luas, sedangkan ide pokok adalah penjelasan isi dan tujuan topik. Terdapat dua teknik penentuan ide pokok.

1. Brainstroming

Menerapkan sistem stimulus pada ide gagasan yang rasional dan implikasi pada penerima pesan informasi.

2. Limited Scope

Memberikan pesan yang menggunakan kata-kata mudah dipahami dan tidak bertele-tele sehingga ide gagasan pokok tepat sasaran

F. Seleksi Saluran Media

Informasi di dalam pesan-pesan saat komunikasi bisnis terjalin disesuaikan dengan dasar tujuan dan sasaran yang hendak dicapai. Untuk itu, pemberi pesan perlu mempertimbangkan seperti di bawah ini.

1. Lisan

Saluran komunikasi lisan umumnya dilakukan untuk berkomunikasi bisnis, seperti percakapan (tatap muka/video conference), melalui telepon, wawancara, orasi ilmiah, pelatihan, hingga presentasi bisnis. Media lisan ini memiliki kelebihan karena penerima pesan dapat memberikan respons timbal balik (feedback) terhadap pemberi pesan.

2. Tertulis

Saluran komunikasi yang digunakan secara tertulis umumnya dilakukan untuk proses penyampaian pesan informasi resmi atau formal, seperti surat, memo, proposal, dan pelaporan. Bahasa yang dipergunakan pada saluran media tertulis adalah bahasa yang tertata sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

Latihan

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!

1. Jelaskan secara singkat yang dimaksud dengan pesan tertulis! Berikan contoh!
2. Apa contoh dari brainstorming?
3. Bagaimana sebagai pemberi pesan jika hendak melakukan perbaikan/revisi pesan bisnis?
4. Berikan contoh sederhana dari pengambilan inti sari pesan bisnis pada metode angket!
5. Mengapa perlu dilakukan /imited scope pada pesan bisnis? Petunjuk Jawaban Latihan
6. Untuk menjawab pertanyaan nomor 1, silakan Anda pelajari pesan tertulis.
7. Untuk menjawab pertanyaan nomor 2, silakan Anda pelajari penentuan ide pokok.
8. Untuk menjawab pertanyaan nomor 3, silakan Anda pelajari seleksi saluran media.
9. Untuk menjawab pertanyaan nomor 4, silakan Anda pelajari seleksi saluran media tertulis.
10. Untuk menjawab pertanyaan nomor 5, silakan Anda pelajari penentuan ide pokok.

B Rangkuman

Perencanaan untuk membangun komunikasi bisnis merupakan salah satu langkah strategis untuk pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh. Penyusunan perencanaan pesan-pesan pada komunikasi bisnis meliputi tahapan perencanaan, komposisi, dan revisi. Pendefinisian tujuan pesan bisnis ini perlu mencakup identifikasi(respons) dari audiens sebagai bentuk pencapaian tujuan pesan yang dimaksud pemberi pesan/informasi. Penetapan tujuan pesan bisnis yang disampaikan perlu menciptakan nilai tambah bagi perusahaan (mitra) terkait sehingga terciptanya good will. Tujuan yang ditetapkan meliputi unsur yang terukur sebagai bahan masukan untuk evaluasi perbaikan. Penentuan ide pokok pada tahapan perencanaan pesan komunikasi bisnis akan bermuara pada sebuah atau suatu topik tertentu. Ide pokok (main idea) perlu didukung oleh ide pendukung lainnya, seperti pengalaman, kreativitas, dan fenomena isu terbaru pada saat itu. Penggunaan saluran media penyampaian pesan informasi adalah

1. lisan dan
2. tertulis.

Tes formatif 2

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1. Tujuan dari penyampaian komunikasi bisnis adalah .... A. dampak pada pendapatan B. menjalin relasi yang baik C. persamaan korespondensi D. komunikasi principal
2. Penyampaian pesan informasi resmi atau formal disebut komunikasi .... A. lisan B. tulisan C. antardaerah D. principal
3. Materi pesan termasuk pada fase .... A. komunikasi lisan B. perencanaan pesan komunikasi C. komunikasi antardaerah D. komposisi komunikasi
4. Dalam melakukan penyampaian pesan, pemberi pesan informasi menurut Bovee (2017) diperlukannya .... A. media perantara B. rekan translator C. perencanaan D fokus pada audiens
5. Penerapan sistem komunikasi bisnis diperlukan kerangka kerja pesan informasi untuk proses kontrol termasuk pada fase .... A. komposisi B media C. perencanaan D ide gagasan

Tes Formatif 1

1. A
2. D
3. D
4. B
5. A

Tes Formatif 2

1. C
2. B
3. D
4. D
5. A

Daftar Pustaka

Bovee, C.L., & Thill, J.V. (2018). Business communication today. Pearson. Lester, PM. (2021). Visual communication images with messages (edisi kesembilan). Lex Publishing. Locker, K.O., & Kienzler, D.S. (2013). Business and administrative communication (edisi ke-10). McGraw-Hill Companies, Inc. Thill, J.V.; Bovee, C.L.; Keller, W.I.; & Moran, K.M. (2019). Excellence in business communication (edisi keenam). Pearson. Twomey, S. (2009). Communication the missing link in managing change.