PEMROSESAN TRANSAKSI dan SISTEM ERP
A. Pemrosesan Transaksi : Siklus Pengolahan Data
1. Data Processing Cycle
Terdapat empat operasi yang dilakukan pada data dalam data processing cycle untuk menghasilkan informasi yang berarti dan relevan.
a. Input Data
Input data adalah aktivitas mengambil data transaksi memasukkannya ke dalam sistem. Langkah-langkah dalam data input
a) Mengabadikan (meng-capture) transaksi data yang dipicu oleh aktivitas bisnis.
b) Memastikan data yang diambil lengkap dan akurat.
c) Mematuhi kebijakan perusahaan
data yang dicapture harus memiliki tiga unsur setiap aktivitas bisnis. Antara lain :
a) Setiap aktivitas yang menarik
b) Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas
c) Orang yang berpartisipasi dalam tiap aktivitas.
Data yang diperoleh biasanya berasal dari dokumen sumber (document source). Dokumen sumber ini terdiri dari 3 jenis dokumen, yaitu :
a) Dokumen kertas (Paper source document)
b) Dokumen turnaround (Turnaround document)
Catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal dan kemudian dikembalikan ke sistem sebagai input. Dokumen turnaround ada dalam bentuk mesin yang dapat dibaca untuk mempermudah pemrosesan selanjutnya sebagai catatan input. Contohnya adalah tagihan utilitas.
c) Otomatisasi dokumen sumber (Source data automation) Merupakan suatu pengumpulan data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Contohnya terminai poin penjualan dan ATM.
b. Penyimpanan Data
Penting untuk memahami bagaimana data disusun
a. Buku Besar
terdiri dari 2 buku yaitu buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar pembantu berisikan data yang lebih mendetail untuk akun buku besar umum. Selain itu terdapat juga akun control untuk membantu menjaga keakuratan data SIA.
b. Teknik Pengodean
Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut:
Terdapat beberapa metode pengodean, antara lain :
i. Kode urutan (sequence code)
Item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua item. Contoh : cek yang dinomori sebelumnya. faktur, dan pesanan pembelian.
li. Kode blok (block code)
blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu. Contoh : |
Kode Produk Jenis Produk.
1000-1999 kecap
2000-2999 saus tiram
Kode 1 adalah kode untuk kecap. dan terdapat banyak merek kecap. sehingga 3digit dibelakang angka 1 menjelaskan merek
kecap tersebut
iii. Kode grup (group code)
Merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang digunakan untuk kode item, seringkali digunakan dalam kaitannya dengan koat blok.
Contoh :
Posisi Digit Arti
1-2 unit produk, ukuran, dan corak
3 warna
4-5 tahun pembuatan
6-7 fitur opsional
iv. Kode mnemonik (mnemonic code)
Huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah dihafal. Contoh :
Blend1OOR07 merepresentasikan alat blender (blend). produk high-end (100), warna merah (R), diproduksi oleh Phillips (07).
c. Bagan Akun
Bagan akun adalah daftar semua angka yang ditetapkan untuk neraca dan laporan laba rugi. Angka akun memungkinkan transaksi data untuk dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai.
Contoh :
100 — 199 aktiva lancar
101 kas
102 piutang
200 — 299 aktiva tidak lancar
201 tanah
202 gedung
Dst.
d. Jurnal
Terdiri dari 2 jenis jurnal yaitu jurnal umum dan jurnal khusus.
1. jurnal umum
Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode serta jurnal penutup.
2. jurnal khusus
Sedangkan jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan kredit. penerimaan kas, pembelian, dan pengeluaran kas.
e. Jejak Audit
f. Konsep Penyimpanan berbasis Komputer
Entitas merupakan objek yang informasinya akan disimpan, contohnya : karyawan, barang persediaan atau pelanggan.
Setiap entitas memiliki atribut atau nomor identifikasi dan karakteristik khusus yang disimpan dalam database. Contoh atribut antara lain nama karyawan, alamat. besarnya batas kredit. dsb. .
Database terdiri dari beberapa komponen, antara lain :
1. Character
Character merupakan bagian terkecil dari data. Contoh : a, 9, w
2. Field
Field rnerupakan atribut dari record dan berisi satu atau lebih character. Contoh : PT XYZ, Bintaro, dsb.
3. Record
Record adalah kumpulan dari field. Contoh : 38766-PT Nala-Bintaro
4. File
File ini merupakan kumpulan dari record yang kemudian bergabung dengan file lainnya menjadi database.
Master file adalah file yang cenderung tetap sepanjang waktu
C. Pengolahan Data
Terdapat empat aktivitas dalam pengolahan data atau data processing. antara lain :
1. Create
Pencatatan data baru. Contoh : menambah data pegawai baru pada database gaji karyawan.
2. Read
Mengambil atau membaca data
3. Update
Memperbarui data yang sudah tersimpan dalam database.
4. Delete
Menghapus data seperti pembersihan data tentang vendor yang sudah tidak lagi menjalin kerjasama atau bertransaksi dengan perusahaan.
Pengolahan data dapat dilakukan dengan pemrosesan batch dan online.
Dokumen sumber yang dipakai oleh pemrosesan batch adalah paper source sehingga proses input datanya manual. Berikut tahap-tahap dalam pemrosesan batch :
Transaksi dikumpulkan dan disusun menjadi batch —file transaksi dibuat –master file akan di-update pada waktu yang telah ditentukan.
Dalam pemrosesan batch online, transaksi langsung dimasukkan dalam komputer tetapi belum dimasukkan dalam server. Sedangkan dalam pemrosesan batch real- time online, transaksi yang di-input akan langsung masuk dalam server sehingga master file akan otomatis terupdate pada waktu terjadinya transaksi.
D. Output Informasi
Informasi yang dihasilkan oleh processing data dapat berupa soft file dan hard file. Terdapat 3 bentuk hard file antara lain dokumen (document), report (laporan) dan query atau pertanyaan untuk informasi yang spesifik.
B. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
1. Pengertian
ERP merupakan sistem yang mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan untuk mengkoordinasikan dan mengatur data perusahaan tersebut. Aspek ini terdiri dari :
2. Aspek ERP
a. Produksi
b. Gaji / upah tenaga kerja
c. Penjualan
d. Pembelian
e. Laporan keuangan
3. Keuntungan sistem ERP
- Tampilan bersifat tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi di seluruh perusahaan. Database ini dapat diakses oleh berbagai departemen yag dapat meningkatkan pelayanan pelanggan.
- Input data dilakukan sekali saat dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda.
- Meningkatkan kemampuan manajemen untuk melakukan pengawasan dan pemantauan
- Pengendalian akses oleh organisasi lebih mudah
- Standarisasi prosedur dan laporan dapat dilakukan di semua unit
- Peningkatan layanan konsumen karena data tersedia rea/ time.
- Peningkatan produktivitas bagian produksi karena menerima pesanan secara real time dan otomatisasi proses manufaktur.
4. Kerugian sistem ERP
a. Biaya tinggi
b. Waktu implementasi yang lama
c. Mengubah proses bisnis
d. Rumit
e. Kemungkinan adanya resistensi