PENERAPAN MANAJEMEN RANTAI PASOK DALAM PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

PENERAPAN MANAJEMEN RANTAI PASOK DALAM PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH

Uraian Materi

     Setelah memahami keterkaitan Manajemen Rantai Pasok/Supply Chain Management (SCM) dengan PBJP, selanjutnya kita akan melihat seperti apa penerapan SCM dalam PBJP. Khususnya dalam proses yang terkait dengan PBJP, SCM akan memberikan manfaat pada peningkatan kinerja kegiatan pemerintah. Praktek dan pengetahuan SCM akan memberikan pola pikir baru pada para pelaku PBJP untuk melihat pengadaan dalam perspektif yang lebih menyeluruh.

    Pemerintah dapat melakukan benchmarking pada praktek SCM yang telah menjadi best practice dalam dunia bisnis. Apakah benchmarking SCM dari sector bisnis? Benchmarking adalah proses mengidentifikasi standar yang tinggi pada proses, produk, dan pelayanan untuk perbaikan dalam upaya mencapai standar- standar tersebut. Dengan melakukan benchmarking maka organisasi akan memiliki cara kerja yang lebih baik dari sebelumnya.

     SCM dapat diterapkan untuk menyiapkan rencana PBJP secara lebih mendalam dan lebih menyeluruh kegiatan di rantai suplai pemerintah dari hulu sampai hilir. SCM mengajarkan bagaimana melakukan perhitungan biaya dan penghematan, menyiapkan jadwal kegiatan yang efisien, melakukan negosiasi, memelihara hubungan dan meningkatkan kapasitas para pelaku usaha  (supplier), melakukan transformasi pasokan atau produksi, dan melakukan pengiriman yang aman sampai dengan proses serah terima. Praktik-praktik SCM ini akan sangat bermanfaat dalam aktivitas pemerintah.

   Sebagai pengetahuan, disiplin SCM sangat kaya dengan teknik-teknik manajemen antara lain mulai dari peramalan (forecasting), pemasaran (marketing), perencanaan strategis pengadaan, mengidentifikasi kebutuhan, perencanaan dan pengendalian persediaan (inventory control), perencanaan dan pengendalian produksi (production planning and control), project management, pengendalian kualitas (quality control), sampai dengan manajemen logistik (logistics management).

 

Manajemen Rantai Pasok Pada Level Strategis, Taktis dan Operasional

   Agar mencapai hasil yang tepat sasaran, Manajemen Rantai Pasok pada program/kegiatan di sektor pemerintah harus dilaksanakan pada berbagai tingkatan manajerial yaitu pada level straegis, taktis dan operasional

Level Strategis

   Pada level ini kinerja organisasi menjadi tanggung jawab manajemen puncak, terutama untuk pengalokasian sumber daya dalam rangka mencapai keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi secara terukur dan terencana. Rentang waktu perencanaan  umumnya berjangka panjang. Penerapan SCM pada level strategis adalah:

• Membantu proses pengambilan keputusan dalam memilih kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, apa saja yang akan yang dibeli, di sewa/alih daya, dibuat/dilaksanakan sendiri, diregenerasi, dsb;
• Menyelaraskan strategi organisasi secara keseluruhan dengan strategi SCM;
• Perencanaan terpadu dan terintegrasi untuk saat ini dan masa yang akan datang;
• Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan seluruh pihak yang terkait di lingkungan internal dan eksternal;
• Penerapan teknologi informasi sebagai alat bantu kerja yang strategis;
• Keberadaan regulasi dan prosedur pendukung proses operasionalisasi SCM

Level Taktis

   Pada level ini manajemen madya bertanggung jawab untuk memimpin suatu unit kerja untuk melakukan perannya dalam melaksanakan sebagian dari rencana strategis organisasi jangka menengah, termasuk alokasi penggunaan sumber daya secara efisien dan efektif. Pada level taktis ini penerapan SCM dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah meliputi:

1. Pemetaan supply positioning model dan supplier  perception  model;
2. Manajemen kontrak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa;
3. Manajemen pengelolaan dan evaluasi para penyedia (vendor management);
4. Penyusunan skala prioritas kebutuhan, alokasi kebutuhan, dan penjadwalan kegiatan, dalam proses realisasi kebutuhan;
5. Optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas;
6. Manajemen persediaan, yang meliputi jumlah, alokasi, dan kualitas

Level Operasional

     Penerapan SCM pada level ini merupakan pelaksanaan tugas tertentu yang menjadi bagian pelaksanaan rencana strategis dan taktis. Proses ini menggambarkan cara-cara jangka pendek untuk mencapai tujuan dan sasaran, dan menjelaskan bagaimana, dengan cara apa, dan seperti apa, kegiatan tersebut akan dilaksanakan selama periode operasional yang diberikan, dalam hal:

1. Aktivitas seleksi penyedia barang/jasa, untuk kebutuhan berkelanjutan, proyek, dan kondisi darurat;
2. Penerimaan permintaan untuk proses Pengadaan Barang/Jasa;
3. Proses serah terima barang/jasa;
4. Penanganan persediaan dan pergudangan;
5. Penanganan transportasi dan distribusi;
6. Proses inspeksi berkala;
7. Proses penagihan dan pembayaran

Proses SCM dalam Pendekatan Strategis, Taktis, dan Operasional

Strategis	Taktis	Operasional
Keseluruhan tujuan organisasi	Alokasi dan penggunaan sumberdaya secara efektif dan efisien	Pelaksana tugas tertentu dalam pelaksanaan aktivitas
Jangka panjang	Jangka menengah	Jangka pendek
Tanggungjawab manajemen puncak	Tanggung jawab manajemen tingkat menengah	Tanggung manajemen tingkat bawah atau penyelia

Penerapan Manajemen Rantai Pasok dalam Pengadaan

     Pengalaman praktek, teknik manajemen SCM, dan pengembangannya di dunia bisnis telah dituliskan dan dalam buku-buku populer dan literatur akademis secara terperinci. Best practice ini dapat diterapkan oleh instansi pemerintah pada setiap tahapan SCM mulai dari perencanaan, penelusuran penyedia dan pengadaan, produksi, dan pergudangan dan transportasi/distribusi.

Perencanaan

Peran paling penting dari SCM untuk pelaksanakan kegiatan dalam rantai suplai adalah perencanaan. Seperti sudah disebutkan diatas, tujuan utama dari SCM adalah kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Oleh karena itu perencanaan SCM meliputi rencana semua kegiatan yang ada dalam rantai suplai.

1. Rencanakan urut-urutan kegiatan dalam tiap segmen rantai suplai;
2. Tetapkan tingkat dan sasaran pelayanan;
3. Tetapkan kualitas pelayanan;
4. Berapa banyak dan luasnya jangkauan pelayanan;
5. Berapa banyak    paket    pengadaan/kegiatan yang        harus dilaksanakan;
6. Bagaimana melakukan produksi dan dan bagaimana kapasitas fasilitasnya;
7. Bagaimana melakukan       pengiriman,       distribusi,       atau penyebarluasan;
8. Berapa lama pelaksanaan disetiap titik kegiatan;
9. Optimasikan biaya disetiap titik kegiatan;
10. Optimasikan pilihan kegiatan swakelola (in-house) atau melalui penyedia (outsource);
11. Jadwalkan seluruh kegiatan dalam fungsi waktu;
12. Kalkulasi biaya kegiatan sourcing dan procurement;
13. Hitung jumlah personil internal dan eksternal yang dibutuhkan;
14. Kalkulasi total anggaran yang dibutuhkan;
15. Bagaimana cara  mendapatkan anggaran ;
16. Bagaimana mengoptimalisasikan kebutuhan biaya dari berbagai sumber;
17. Siapkan dokumen rencana SCM untuk pencapaian tujuan dan sasaran utama.

Dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP menjadi referensi untuk:

1. Mencari potensi calon penyedia;
2. Menyusun jadwal rencana pengadaan agar barang/jasa hasil pengadaan dapat digunakan sesuai dengan jadwal optimal seluruh kegiatan dalam rantai suplai;
3. Meminta penawaran kepada daftar penyedia tetap atau melakukan proses tender;
4. Mengurangi resiko kekeliruan memahami permintaan dari para pengguna;
5. Mengurangi resiko kekeliruan dalam hal evaluasi permintaan yang terbatas waktunya;
6. Memastikan kewajiban penyedia untuk memberikan layanan pasca penjualan dan jaminan kompensasi penggantian jika ada yang tidak sesuai pesanan;
7. Memiliki posisi tawar dalam negosiasi pengadaan barang/jasa menjadi kuat jika dilakukan dalam waktu yang

 

Idealnya tersedia dokumen perencanaan yang berisi informasi lengkap tentang rencana PBJP dalam suatu periode tertentu, agar proses perencanaan PBJP dapat diantisipasi proses SCMnya oleh  para pelaksana tugas, maka kondisi tersebut dibawah ini harus terjadi:

1. Adanya peran dan fungsi tugas pelaksana SCM;
2. Adanya keterlibatan team UKPBJ/PPK dalam proses perencanaan dan penyusunan program kerja di tingkat institusi.
3. Team UKPBJ/PPK bersama para pihak terkait berperan serta secara aktif dalam penyusunan peramalan kebutuhan, kerangka acuan kerja (KAK) proyek, dan tindakan tanggap darurat;
4. Menyusun agenda kerja dan tahapan jadwal pelaksanaan secara detail dan terperinci;
5. Diberikan target dan batas waktu dari setiap tahapan jadwal pelaksanaan;
6. Secara berkala dilakukan analisis apakah terjadi ketidaksesuaian (deviasi) antara perencanaan dan realisasi, serta proses dinamis dari permintaan dan realisasi kebutuhan yang terjadi

Tahap Sourcing dan Pengadaan

Pada tahap ini dilakukan identifikasi sumber pasokan dan potensi penyedia barang/jasa. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan PBJP dalam tahap ini sebagai berikut:

Pengadaan Kegiatan Operasional Berkelanjutan

1. Perencanaan kebutuhan untuk proses pengadaan barang/jasa menggunakan metode peramalan kebutuhan dan alokasi persediaan (forecasting);
2. Proses pengadaan barang/jasa dilakukan melalui kontrak kerjasama (framework purchase agreement) dengan daftar penyedia tetap yang diseleksi terlebih dahulu sebelum permintaan muncul Kini sistem ini sudah dikembangkan menjadi sistem e-katalog;
3. Pemasok Sudah diseleksi terlebih dahulu sebelum permintaan muncul dan profil penyedia masuk dalam daftar rekanan tetap. (misalnya masuk dalam SiKAP atau e- katalog);
4. Pemasok adalah penyedia yang fokus dan spesialis (bukan generalis) di bidang barang/jasa yang ditangani;
5. Memiliki pengalaman yang handal dan teruji dibidang usaha yang dijalani;
6. Kerjasama pengadaan dan kontrak harga dalam kurun waktu tertentu, dengan pola framework agreement dan/atau integrated agreement, dengan hak dan kewajiban masing- masing pihak dinyatakan dengan jelas;
7. Siap menjadi mitra penyedia barang/jasa dalam jangka panjang

 

Pengadaan untuk Kegiatan Proyek

1. Penyedia kegiatan berbasis proyek untuk pekerjaan konstruksi dan teknologi informasi harus memiliki lisensi dan sertifikasi dari asosiasi profesi yang terkait;
2. Aktivitas kerja direncanakan dan dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu;
3. Ada perbedaan signifikan antara 1 proyek dengan proyek yang lainnya dengan rencana, ruang lingkup, dan metoda kerja yang berbeda;
4. Kegiatan proyek di standarisasikan melalui konsep manajemen proyek yang berlaku secara global;
5. Perencanaan pengadaan menggunakan proposal kegiatan dan harga perkiraan sendiri (owner estimate);
6. Proses pengadaan barang/jasa melalui mekanisme tender yang bisa diikuti oleh siapa saja yang memenuhi persyaratan.

Pengadaan untuk Kegiatan Tanggap Darurat

1. Kondisi tanggap darurat meliputi upaya: perbaikan infrastruktur, prasarana, layanan, dan evakuasi;
2. Banyak prosedur yang dikecualikan dengan pertimbangan keterbatasan waktu dan butuh penanganan yang ;
3. Pasokan yang terbatas dan sulit diperoleh sehingga harganya tidak wajar;
4. Ketersediaan penyedia sangat terbatas, sehingga dilakukan penunjukkan langsung atau swakelola;
5. Anggaran biaya tidak bisa direncanakan secara menyeluruh, karena kendala dan kerusakan tidak mudah diidentifikasi, sehingga dilaksanakan terlebih dahulu, perhitungan biaya menyusul;
6. Penanganan adalah hal utama, biaya bisa menyesuaikan sepanjang dianggap diperlukan, itulah sebabnya proses monitoring dan audit dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan pekerjaan

PBJP dalam Tahap Produksi (Make)

Peran SCM mencakup pengukuran, perencanaan, dan pengelolaan keterkaitan dalam rantai produksi. Karenanya  SCM adalah proses ekstensif dari semua kegiatan yang terlibat dalam tahap produksi.

Tanggung jawab manajemen produksi/konversi

1. Mengatur SDM yang bekerja dalam produksi;
2. Memilih mesin, peralatan, atau fasilitas yang digunakan untuk pembuatan produk atau layanan;
3. Merencanakan dan mengendalikan metode dan prosedur dan jadwal;
4. Pengelolaan proses aliran, baik fisik (bahan baku) dan informasi (dokumen);
5. Menghasilkan output yang disyaratkan sekaligus memenuhi sasaran biaya dan kualitas;
6. Pengendalian persediaan termasuk bahan baku, bagian komponen, barang dalam proses, barang jadi, bahan pengepakan dan pengemasan, dan persediaan umum;
7. Manajer produksi bertanggung jawab atas

  Model optimasi pengelolaan kegiatan untuk manajemen produksi biasanya digunakan pada sistem produksi yang berulang. Tapi untuk menangani kegiatan manufaktur berbasis job order, atau  untuk kegiatan berbasis proyek, model atau metoda yang umum digunakan adalah manajemen proyek (project management). Manajer produksi dalam pemerintahan dapat memilih apakah produksi dilakukan dilakukan sendiri (swakelola) atau melalui penyedia

 

 

Pengiriman dan Pembagian (Transportasi dan Distribusi)

  Manajemen transportasi adalah suatu proses pengelolaan transportasi yang meliputi pengelolaan kendaraan, pengaturan rute perjalanan, dan perawatan kendaraan, dengan cara yang efektif dan efisien, termasuk didalamnya pengelolaan SDM yang terkait dengan keselamatan perjalanan dan keselamatan.

   Manajemen distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana barang atau jasa tersebut diperlukan.

    Pengiriman dan distribusi produk logistik, layanan, dan hasil kerja untuk kegiatan darurat sudah sesuai dengan kaidah SCM, khususnya dalam transportasi dan distribusi. Untuk kegiatan rutin dan proyek pemerintah, pengiriman/distribusi/penyebarluasan dapat berbentuk sosialisasi, diseminasi, atau pelatihan. Untuk pemerintah, proses transportasi dan distribusi ini bisa dilakukan melalui penyedia atau swakelola.

 

 

  Manajemen Pergudangan

    Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan bahan baku, barang jadi, peralatan, dan persediaan lainnya dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian akan didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan  efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan

     Aktivitas dalam gudang terdiri dari aktivitas penerimaan, aktivitas penyimpanan, aktivitas pengiriman barang, aktivitas yang memberikan nilai tambah (value-added processes: re-packing, sorting), dan fungsi tambahan dalam penyimpanan (record management).

Serah Terima Barang/Jasa

    Serah terima barang mengikuti proses penerimaan logistik (inbound/sebelum  masuk gudang) dan penyerahan logistik (outbound/keluar dari gudang). Pemerintah menerima barang/jasa dari) supplier (inbound) dan menyerahkan barang/jasa (outbound) kepada pengguna (internal ataupun eksternal). Karenanya prosedur serah terima bisa terjadi pada rantai suplai hulu dan/atau rantai suplai hilir

1. Serah Terima Pengadaan Barang (Inbound)

Proses penyerahan pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia barang pada waktu serah terima yang telah disepakati, dengan spesifikasi, jumlah, dan nilai sesuai dengan kontrak pengadaan.

Dalam serah terima perlu diperhatikan:

1. Prosedur pengiriman
2. Lokasi dan tempat serah terima
3. Dokumen pengiriman barang
4. Siapa yang menandatangani dokumen penerimaan dan pemeriksaan barang
5. Risiko kerusakan saat serah terima
6. Hal penting yang harus diperiksa misalnya jumlah
7. Metode pemeriksaan misalnya pemeriksaan visual atau sampling

2. Serah Terima Pengadaan Jasa (Inbound)

1. Serah terima secara fisik sesuai jadwal serah terima pekerjaan, dibuktikan dengan adanya wujud fisik pekerjaan, sistem, dan infrastruktur yang diserahkan oleh penyedia jasa, contoh: pekerjaan konstruksi dan teknologi informasi;
2. Pencapaian target kerja yang ditentukan, dalam bentuk output dan laporan, dibuktikan dengan selesainya konsep, desain, dan proposal yang dikerjakan penyedia jasa contoh; jasa
3. Pengawasan dan pemeriksaan berkala untuk memastikan proses pekerjaan jasa telah dilaksanakan dengan baik oleh penyedia jasa, contoh jasa alihdaya kebersihan dan keamanan.
4. Serah Terima Hasil Pekerjaan Serah terima hasil pekerjaan dari Penyedia kepada PPK dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: a. pekerjaan telah dinyatakan selesai. b. setelah dilakukan perhitungan hasil pekerjaan, Penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada PPK untuk serah terima hasil pekerjaan. c. PPK dan Penyedia menandatangani Berita Acara Serah Terima yang paling kurang berisi: 1) tanggal serah terima; 2) nama Penyedia; 3) lokasi pekerjaan; dan 4) jumlah dan Spesifikasi pekerjaan yang diselesaikan. (perlem 12/2021).

3. Serah Terima Penyerahan Barang (Outbond)

  Proses penyerahan pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh organisasi pemerintah kepada pengguna akhir pada waktu serah terima yang telah disepakati, dengan spesifikasi, jumlah, dan nilai sesuai dengan tujuan/sasaran SCM.

Dalam serah terima perlu diperhatikan:

1. Prosedur pengiriman
2. Lokasi dan tempat serah terima
3. Dokumen pengiriman barang
4. Siapa yang menandatangani dokumen penerimaan dan pemeriksaan barang
5. Risiko kerusakan saat serah terima
6. Hal penting yang harus diperiksa misalnya jumlah
7. Metode pemeriksaan misalnya pemeriksaan visual atau sampling

4. Serah Terima Penyerahan Jasa (Outbond)

1. Serahterima pekerjaan dengan pelaksanaan kegiatan, dibuktikan dengan terlaksananya kegiatan tersebut sesuai dengan jadwal, kualitas, dan hasil yang memuaskan, contoh: pelaksanaan
2. Pelaksanaan pekerjaan sesuai jadwal dan target yang ditentukan, dibuktikan dengan semua pihak yang dilayani menyatakan telah menerima manfaat dari jasa tersebut, contoh: jasa transportasi dan

Penggantian dan Penukaran

   Jika pada proses serah terima (inbound dan outbound logistics) diketemukan produk yang tidak sesuai, maka pihak penerima dapat menolak serah terima tersebut dan berhak memperoleh penggantian. Proses penggantian harus ada dalam kontrak, tercantum secara jelas bagaimana kriteria cacat, rusak, dan return, serta bagaimana metode pemeriksaan dan pembuktiannya. (dalam kontrak).

    produk (Replacement) dilakukan apabila  saat proses serahterima barang diketemukan kondisi, antara lain spesifikasi tidak sesuai Pengembalian (Return) produk yang sudah dibeli dan disimpan oleh pembeli kepada pihak penyedia, dengan kondisi diketahui adanya cacat produk dan kerusakan saat dalam proses penyimpanan, dan lain sebagainya.

 

Kendala Penerapan Manajemen Rantai Pasok di Pemerintah

1. Kesulitan proses koordinasi dalam hirarki birokrasi yang berjenjang dan bertahap dari tingkat pusat hingga daerah;
2. Kesulitan proses koordinasi lintas institusi yang berjenjang dan bertahap dari tingkat pusat hingga daerah;
3. Keterkaitan dengan proses persetujuan anggaran di tingkat DPR dan DPRD;
4. Konsep perencanaan dan penganggaran yang masih berbasis proyek (tahunan), kegiatan, sehingga kegiatan berkelanjutan yang merupakan program kerja tetap juga dibuat sebagai proyek;
5. Belum tersedianya tools yang memadai untuk proses perencanaan dan penganggaran;
6. Kendala kompetensi;
7. Kendala

 

Kunci Sukses Penerapan Manajemen Rantai Pasok di Pemerintah

Untuk mencapai keberhasilan dalam penerapan SCM, diperlukan pengaturan atau regulasi SCM yang operasional, misalnya Peraturan Lembaga atau Peraturan Menteri, yang memastikan adanya:

1. Hirarki dan proses birokrasi yang lebih efektif dan efisien;
2. Koordinasi lintas institusi yang didukung oleh sistem e-Government yang terintegrasi.
3. Proses persetujuan anggaran di parlemen yang mengedepankan akuntabilitas dan transparansi;
4. Konsep perencanaan dan penganggaran yang berorientasi pada kegiatan berkelanjutan, kegiatan proyek, dan kegiatan tanggap darurat, sehingga mengurangi beban proses perencanaan dan penganggaran yang berbasis kegiatan proyek;
5. Tersedianya management tools yang memadai untuk perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi dengan semua pihak yang terkait;
6. Proses edukasi dan pengembangan kompetensi berbasis kinerja
7. Adanya perubahan cara kerja dan budaya kerja yang berorientasi untuk melayani kepentingan publik;
8. Adanya sistem informasi untuk perencanaan dan pengendalian SCM

Soal Latihan dan Pembahasan

1. 1. Berikut merupakan tujuan dari Dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP KECUALI  
      a. Menyusun jadwal rencana pengadaan agar barang/jasa hasil pengadaan dapat digunakan sesuai dengan jadwal optimal seluruh kegiatan dalam rantai suplai
      b. Mengurangi resiko kekeliruan memahami permintaan dari para pengguna
      c. Menganalisis ketidaksesuaian antara perencanaan dan realisasi
      d. Mencari potensi calon penyedia
   2. Pada level operasional penerapan SCM dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Meliputi ….
      a. Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan seluruh pihak yang terkait di lingkungan internal dan eksternal
      b. Optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas
      c. Manajemen pengelolaan     dan    evaluasi    para    penyedia    (vendor management)
      d. Proses serah terima barang/jasa
   3. Pada level   taktis   penerapan   SCM   dalam   Pengadaan   Barang/Jasa Pemerintag Meliputi … 
      a.Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan seluruh pihak yang terkait di lingkungan internal dan eksternal
      b. Optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas
      c. Manajemen pengelolaan     dan    evaluasi    para    penyedia    (vendor management)
      d. Proses serah terima barang/jasa
   4. Salah satu kendala yang dapat ditemui pada penerapan SCM dalam PBJP, Kecuali…
      a.Kesulitan proses koordinasi dalam hirarki birokrasi yang berjenjang dan bertahap dari tingkat pusat hingga daerah
      b. Kesulitan dalam pencarian referensi penerapan SCM dalam PBJP
      c.  Belum tersedianya tools yang memadai untuk proses perencanaan dan penganggaran
      d. Konsep perencanaan dan penganggaran yang masih berbasis proyek (tahunan), kegiatan, sehingga kegiatan berkelanjutan yang merupakan program kerja tetap juga dibuat sebagai proyek
   5. Salah satu kunci sukses pada penerapan SCM dalam PBJP, KECUALI
      a.  Proses persetujuan anggaran di parlemen mengedepankan akuntabilitas dan transparansi
      b.Dukungan pemerintah dalam segala sektor yang mendukung penerapan SCM dalam PBJP
      c.Dukungan pemerintah dalam segala sektor yang mendukung penerapan SCM dalam PBJP
      d.Tersedia tools yang memadai untuk perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi dengan semua pihak yang terkait

 

1. Essay

1. 1. 1. Sebutkan tingkatan manajerial agar Manajemen Rantai Pasok pada program/kegiatan di sektor pemerintah mencapai sasaran yang tepat?
      2. Sebutkan salah satu contoh penerapan SCM pada level strategis?
      3. Tujuan Dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP menjadi referensi adalah?
      4. Sebutkan tahap penerapan SCM dalam PBJP!
      5. Sebutkan salah    satu    kunci    sukses    dalam    penerapan                    SCM    di Pemerintahan!
         
         

Jawaban dan Pembahasan

1. Jawaban yang tepat adalah d. Mencari potensi calon penyedia.

   Tujuan dari dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP adalah untuk memberikan panduan bagi seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang/jasa. Dokumen perencanaan ini meliputi proses identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara, jadwal, dan anggaran PBJP yang akan dilaksanakan. Dengan adanya dokumen perencanaan yang lengkap dan jelas, diharapkan seluruh pihak yang terlibat dapat mengikuti mekanisme yang transparan dan akuntabel dalam proses pengadaan barang/jasa. Oleh karena itu, jawaban yang benar adalah d. Mencari potensi calon penyedia, bukan sebagai tujuan dari dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP. Sedangkan pilihan a, b, dan c adalah tujuan dari dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP, yaitu untuk menyusun jadwal rencana pengadaan agar barang/jasa hasil pengadaan dapat digunakan sesuai dengan jadwal optimal seluruh kegiatan dalam rantai pasok, mengurangi risiko kekeliruan memahami permintaan dari para pengguna, dan menganalisis ketidaksesuaian antara perencanaan dan realisasi.

2. Jawaban yang tepat adalah d. Proses serah terima barang/jasa.

   Penerapan Supply Chain Management (SCM) dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) melibatkan tiga level yaitu level strategis, taktis, dan operasional. Pada level operasional, penerapan SCM dalam PBJP meliputi:
   – Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan seluruh pihak yang terkait di lingkungan internal dan eksternal.
   – Optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas.
   – Manajemen pengelolaan dan evaluasi para penyedia (vendor management).
   – Proses serah terima barang/jasa.

   Proses serah terima barang/jasa adalah tahap penting dalam PBJP dan juga dalam SCM. Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa barang/jasa yang dipesan telah diterima dengan kondisi yang sesuai dan telah memenuhi persyaratan kualitas yang telah ditetapkan. Proses serah terima juga meliputi pemeriksaan faktur dan dokumen terkait pembayaran. Dalam hal ini, PBJP bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan persyaratan kontrak yang telah disepakati dengan penyedia. Oleh karena itu, jawaban yang tepat adalah d. Proses serah terima barang/jasa.

3. Jawaban yang tepat adalah b. Optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas.

   Penerapan Supply Chain Management (SCM) dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) melibatkan tiga level yaitu level strategis, taktis, dan operasional. Pada level taktis, penerapan SCM dalam PBJP meliputi:
   – Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan seluruh pihak yang terkait di lingkungan internal dan eksternal.
   – Optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas.
   – Manajemen pengelolaan dan evaluasi para penyedia (vendor management).
   – Proses serah terima barang/jasa.

   Pada level taktis, salah satu fokus utama adalah pada optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas. Hal ini bertujuan untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dari proses pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh PBJP. Dalam hal ini, PBJP perlu melakukan analisis dan perencanaan yang matang dalam menentukan lokasi dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas yang dibutuhkan agar proses pengadaan barang/jasa dapat berjalan dengan optimal. Oleh karena itu, jawaban yang tepat adalah b. Optimalisasi jaringan, termasuk lokasi, jumlah, dan ukuran gudang, pusat distribusi, dan fasilitas.

4. Jawaban yang tepat adalah b. Kesulitan dalam pencarian referensi penerapan SCM dalam PBJP.

   Penerapan Supply Chain Management (SCM) dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) dapat menghadapi beberapa kendala atau tantangan, seperti:
   – Kesulitan proses koordinasi dalam hirarki birokrasi yang berjenjang dan bertahap dari tingkat pusat hingga daerah.
   – Belum tersedianya tools yang memadai untuk proses perencanaan dan penganggaran.
   – Konsep perencanaan dan penganggaran yang masih berbasis proyek (tahunan), kegiatan, sehingga kegiatan berkelanjutan yang merupakan program kerja tetap juga dibuat sebagai proyek.

   Namun, jawaban yang diminta adalah kendala yang tidak dapat ditemui pada penerapan SCM dalam PBJP. Oleh karena itu, jawaban yang benar adalah b. Kesulitan dalam pencarian referensi penerapan SCM dalam PBJP. Referensi tentang penerapan SCM dalam PBJP sudah cukup banyak tersedia, baik berupa literatur, buku, maupun panduan praktis yang dapat diakses oleh pihak-pihak yang terkait. Sehingga, kesulitan dalam pencarian referensi bukan merupakan kendala yang umum ditemui dalam penerapan SCM dalam PBJP.

5. Jawaban yang tepat adalah c. Dukungan pemerintah dalam segala sektor yang mendukung penerapan SCM dalam PBJP.

   Penerapan Supply Chain Management (SCM) dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) membutuhkan dukungan dari berbagai pihak untuk mencapai kesuksesan. Beberapa kunci sukses pada penerapan SCM dalam PBJP antara lain:
   – Proses persetujuan anggaran di parlemen yang mengedepankan akuntabilitas dan transparansi.
   – Dukungan pemerintah dalam segala sektor yang mendukung penerapan SCM dalam PBJP.
   – Tersedia tools yang memadai untuk perencanaan dan penganggaran yang terintegrasi dengan semua pihak yang terkait.

   Namun, jawaban yang diminta adalah kunci sukses yang tidak benar pada penerapan SCM dalam PBJP. Oleh karena itu, jawaban yang tepat adalah c. Dukungan pemerintah dalam segala sektor yang mendukung penerapan SCM dalam PBJP. Meskipun dukungan pemerintah penting untuk mempercepat penerapan SCM dalam PBJP, namun dukungan yang hanya terfokus pada satu sektor atau area saja tidak cukup untuk mencapai kesuksesan dalam penerapan SCM dalam PBJP secara keseluruhan. Kunci sukses yang benar adalah yang disebutkan pada pilihan a, b, dan d.

Jawaban Soal Latihan Essay Penerapan Manajemen Rantai Pasok dalam Pengadaan Barang Jasa Pemerintah

1. Tingkatan manajerial yang diperlukan agar Manajemen Rantai Pasok pada program/kegiatan di sektor pemerintah mencapai sasaran yang tepat antara lain:
– Tingkat strategis/top management
– Tingkat taktis/middle management
– Tingkat operasional/low management

2. Salah satu contoh penerapan SCM pada level strategis adalah penggunaan teknologi informasi untuk mempercepat dan meningkatkan visibilitas serta koordinasi dalam rantai pasok, seperti penggunaan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) atau Electronic Data Interchange (EDI) untuk mengintegrasikan sistem informasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam rantai pasok.

3. Tujuan Dokumen perencanaan SCM dalam rangka PBJP menjadi referensi adalah sebagai acuan atau panduan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dan pengelolaan rantai pasok secara terencana, terukur, dan efektif.

4. Tahap penerapan SCM dalam PBJP meliputi:
– Perencanaan: merumuskan rencana pengadaan barang/jasa dan pengelolaan rantai pasok secara komprehensif, meliputi penentuan kebutuhan, penentuan vendor, perencanaan anggaran, dan lain-lain.
– Sumber daya: pemilihan vendor/penyedia, evaluasi kinerja vendor/penyedia, dan pengelolaan risiko.
– Eksekusi: pengadaan barang/jasa, pengawasan dan pengendalian kinerja vendor/penyedia, pengelolaan kontrak, dan lain-lain.
– Pengiriman: pengiriman barang/jasa ke pengguna akhir, pengelolaan risiko, penyelesaian pembayaran, dan evaluasi kinerja.

5. Salah satu kunci sukses dalam penerapan SCM di pemerintahan adalah adanya dukungan penuh dari semua pihak terkait, mulai dari pihak eksternal seperti masyarakat, vendor, dan stakeholder lainnya, hingga pihak internal seperti jajaran manajemen, pengambil keputusan, dan tim pelaksana. Hal ini penting untuk memastikan terciptanya koordinasi dan sinergi dalam seluruh rantai pasok serta tercapainya tujuan akhir pengadaan barang/jasa yang efektif, efisien, dan transparan.