DATA SUPPLIER TIPE 3
1
DESKRIPSI SINGKAT
Perekaman Supplier Tipe 3 – Via Gaji Web
Menu ini digunakan untuk merekam Supplier Tipe 3 – Via Gaji Web
No. Uraian
1 Modul KOM
2 Role User OPR, VAL
3 Modul Lain yang Terkait ADM, PEM, POR
5 Dokumen Input Data Supplier
7 Validasi - Data Supplier yang belum memiliki NRS tidak dapat
digunakan untuk Data Pembayaran.
Penjelasan Supplier Tipe 3
Pada aplikasi SAKTI sendiri, mengenal beberapa jenis tipe supplier. Tipe Supplier 3
merupakan tipe supplier yang digunakan untuk melakukan pembayaran yang ditujukan
kepada Pegawai (PNS/TNI/POLRU/PPPK). Data supplier tipe 3 pada aplikasi SAKTI,
bersumber dari aplikasi gaji web, ADK aplikasi gaji desktop, dari ADK supplier tipe 3
manual. Data supplier tipe 3 pada aplikasi SAKTI menggunakan single database dimana
data pegawai yang sudah terinput pada aplikasi SAKTI, tershare secara nasional ke satkersatker lain yang menggunakan. Saat dilakukan perubahan/update data supplier pada satu
satker, akan mempengaruhi data supplier pegawai terkait di satker lain. Misalnya pegawai
yang diperbantukan di satker lain ataupun pegawai yang pembayaran gaji dan tunjangan
kinerja/uang makan/lembur berbeda satker.
Untuk perekaman data supplier tipe 3 / pegawai, agar dilakukan pada supplier header yang
sama dengan data supplier tipe 1 / bendahara dan pastikan supplier header yang
digunakan sudah menggunakan tipe SATKER.
Sumber Data Supplier Tipe 3
Data supplier tipe 3 bersumber dari aplikasi gaji web apabila data supplier pegawai
digunakan pada pembuatan gaji, uang makan/lembur, dan tunjangan kinerja yang diinput
pada aplikasi gaji web.
Menggunakan ADK aplikasi gaji desktop apabila data pegawai digunakan pada pembuatan
gaji atau uang makan/lembur yang masih diinput menggunakan aplikasi gaji desktop.
ADK Supplier tipe 3 manual digunakan apabila pembayaran ke pegawai perhitungannya
tidak menggunakan data aplikasi gaji web/desktop.
2
PETUNJUK TEKNIS PEREKAMAN SUPPLIER TIPE 3 – Via Gaji Web
Perekaman Supplier Tipe 3, dapat dilakukan menggunakan beberapa cara. Salah satu
cara yang dapat digunakan adalah mekanisme import GPP Terpusat. Mekanisme tersebut
digunakan apabila data pegawai terkait dengan pengajuan gaji (gaji
induk/susulan/kekurangan/dsb) ataupun pengajuan uang makan/uang lembur. Mekanisme
import GPP Terpusat menarik data pegawai yang diinput pada aplikasi Gaji Web. Data
pegawai yang dapat ditarik adalah data pegawai yang sudah diinput dan dibuatkan rekon
pengujian gaji. Berikut ilustrasi alur Data Supplier dari aplikasi Gaji Web hingga aplikasi
SAKTI.
3
Penjelasan :
Data pegawai diinput pada aplikasi Gaji dan dilakukan perekaman pengujian gaji. Atas
pengujian gaji tersebut, dilakukan rekon gaji ke KPPN mitra kerja (apabila pengujian gaji
induk/susulan/kekurangan/thr/13) ataupun validasi oleh PPK satker (apabila uang
makan/lembur dan tunjangan kinerja).
4
Atas pengujian gaji yang sudah disetujui tersebut, aplikasi SAKTI dapat melakukan import
pegawai. Data pegawai yang diimport sesuai dengan data pegawai yang ada pada
pengujian gaji terkait.
Setelah berhasil melakukan import pegawai, pengguna agar melakukan perekaman data
supplier pada menu Komitmen → RUH → Supplier. Pastikan seluruh data pegawai yang
diimport sudah berhasil direkam pada tab supplier pegawai.
Untuk menghindari penolakan dari KPPN mitra kerja karena data supplier belum terdaftar,
lanjutkan dengan proses pembentukan ADK Supplier.
Dalam hal terdapat perubahan data pegawai (misalnya penyesuaian nama karena gelar
ataupun penyesuaian NPWP/NIP), pengguna dapat melakukan penyesuaian pada aplikasi
gaji terlebih dahulu kemudian saat proses import data pegawai menggunakan GPP
terpusat, data pegawai pada modul komitmen akan ditimpa menggunakan data hasil import
(dengan catatan tidak ada perubahan kode bank dan nomor rekening). Data yang diupdate
agar dicek dan pada tab supplier pegawai agar dilakukan ubah-simpan sehingga status
supplier menjadi Ubah dan dapat dilanjutkan dengan proses pembentukan ADK BCSU ke
KPPN mitra kerja.
Mekanisme Perekaman Data Supplier Tipe 3
-
Via Import GPP Terpusat
-
Masuk ke menu Komitmen → Upload/Import → Import GPP Terpusat
-
Pada form import GPP terpusat, pilih Jenis Pegawai, Jenis Data, Bulan Tahun Gaji,
dan Nomor Gaji -
Lanjutkan dengan Klik tombol Import Data Pegawai, sehingga aplikasi SAKTI akan
melakukan import data pegawai yang ada pada pengujian gaji terkait -
Setelah muncul notifikasi berhasil import, lanjutkan dengan pencatatan data supplier
pegawai pada menu Supplier -
Via ADK GPP Desktop
-
ADK supplier tipe 3 dapat dibentuk melalui aplikasi GPP desktop, file yang dibentuk
berupa file KOMxxxxxxxxxxxxx.zip
5
- Pada aplikasi SAKTI, adk tersebut dapat diupload melalui menu Komitmen
→Uplload/Import → Upload Data Pegawai
-
Klik tombol Cari, kemudian arahkan ke file ADK terkait dan pilih
-
Lanjutkan dengan klik tombol Upload
-
Setelah muncul notifikasi berhasil, lanjutkan dengan pencatatan data supplier
pegawai pada menu Supplier -
Via ADK Supplier tipe 3 manual
-
Dalam hal satuan kerja tidak menggunakan aplikasi gaji namun akan melakukan
pembayaran kepada supplier tipe 3, perekaman dapat dilakukan dengan
menggunakan ADK yang dibentuk secara manual. -
Petunjuk teknis pembuatan ADK secara manual dapat diakses melalui link berikut:
https://linktr.ee/CSVSAKTI -
Mohon untuk membaca Petunjuk teknis CSV Supplier tipe 3 generator terlebih
dahulu sebelum menggunakan ADK CSV Supplier tipe 3 Generator -
Atas ADK yang terbentuk (SUPPRxxxxxx.zip → untuk menambah data supplier tipe
3 atau SUPPUxxxxxx.zip→ untuk mengupdate data supplier tipe 3) dapat diupload
pada aplikasi SAKTI melalui menu Komitmen →Uplload/Import → Upload Data
Pegawai -
Klik tombol Cari, kemudian arahkan ke file ADK terkait dan pilih
-
Lanjutkan dengan klik tombol Upload
-
Setelah muncul notifikasi berhasil, lanjutkan dengan pencatatan data supplier
pegawai pada menu Supplier
6
- Pencatatan Data Supplier
-
Buka menu Komitmen → RUH → Supplier
-
Pilih Supplier header yang sama dengan supplier tipe 1 (Bendahara/SATKER)
-
Klik tab supplier address, pilih Supplier address tipe 3 (lakukan perekaman apabila
belum ada) -
Klik tab Supplier Pegawai
-
Pada tab ini, klik rekam sehingga form perekaman aktif
pegawai yang berhasil diimport
-
Centang data pegawai yang akan dilakukan perekaman, kemudian klik Pilih
-
Data supplier pegawai akan otomatis tersimpan
-
Lanjutkan dengan proses pendaftaran supplier ke KPPN mitra kerja untuk
menghindari terjadinya penolakan karena supplier belum terdaftar. -
Update Data Supplier Tipe 3
Dalam hal terdapat perubahan data supplier tipe 3, misalnya penyesuaian Nama
Pegawai, NIP, NPWP, dan Nama Pemilik Rekening, Pengguna dapat melakukan
update data menggunakan Langkah berikut:
o Melakukan proses import data pegawai melalui GPP Terpusat (apabila
update dilakukan pada aplikasi gaji web) ataupun melakukan upload ADK
update supplier tipe 3 manual / SUPPUxxxxxx.zip (apabila tidak
menggunakan aplikasi gaji web)
7
o Setelah proses import/upload berhasil dilakukan, lanjutkan dengan proses
penyesuaian pada menu Komitmen → RUH → Supplier
o Pilih data supplier header terkait, kemudian klik tab supplier address
o Pada tab supplier address, pilih supplier tipe 3 terkait dan lanjutkan dengan
klik tab supplier pegawai
o Pilih data pegawai yang akan dilakukan update data
o Klik Ubah, cek Kembali kesesuaian data supplier tipe 3
o Klik Simpan, sehingga status data akan berubah dari Register menjadi Ubah
o Lanjutkan dengan proses pembentukan ADK Supplier pada user PPK
o Pada user PPK, pastikan pilih jenis data Ubah sehingga data yang terbentuk
ke KPPN mitra kerja adalah ADK Update Supplier (BCSU)
o Status data supplier tipe 3 akan Kembali menjadi Register setelah proses
pembentukan ADK berhasil dilakukan
-
Troubleshoot Supplier Tipe 3
-
Data Supplier Tipe 3 Kosong karena terdapat lebih dari 1 Supplier Header dengan
jenis SATKER
o Dalam hal terdapat lebih dari 1 supplier header dengan jenis SATKER,
pengguna agar segera melakukan penghapusan data supplier header yang
tidak digunakan. Apabila penghapusan tidak dapat dilakukan, agar dibuatkan
tiket ke Hai DJPb.
o Kendala yang terjadi → Saat melakukan pengecekan data pada tab supplier
pegawai, data pegawai seolah-olah tidak ada data/data tidak lengkap.
o Solusi sementara → Keluar dari form Supplier, kemudian buka ulang form
supplier, pilih Supplier Header yang sesuai, klik tab supplier address dan
supplier pegawai terkait. Apabila akan melakukan pengecekan pada supplier
pegawai pada supplier header lain, agar keluar dari form supplier dan
membuka ulang form supplier header. Apabila tidak melakukan Langkah
dimaksud, data yang ditampilkan pada tab supplier pegawai, seolah-olah
tidak ada perubahan meskipun supplier header yang dipilih berbeda.
- Data Supplier Tipe 3 tidak ada pada list pegawai yang belum direkam
o Dalam hal data pegawai sudah ada pada tab supplier pegawai, maka saat
dilakukan import/upload ADK pegawai, data pegawai dimaksud tidak akan
8
muncul pada form supplier pegawai yang belum direkam. Cek Kembali data
supplier terkait pada tab Supplier Pegawai.
- Data Supplier Tipe 3 berubah sendiri
o Data supplier tipe 3 pada aplikasi SAKTI menggunakan konsep single
database dengan data kode bank dan nomor rekening (site bank) sebagai
data utama. Dalam hal terdapat pegawai yang diperbantukan pada satker
lain ataupun menerima pembayaran hak dari beberapa instansi, maka
perubahan data yang dilakukan akan mempengaruhi data di instansi lain
yang menggunakan data pegawai tersebut.
o Sebagai contoh, terdapat pegawai yang pembayaran gaji dilakukan pada
satker 111111 dan uang makan dibayarkan pada satker 222222. Di saat
satker 222222 melakukan update data pegawai (misalnya mengubah
NPWP/nama pegawai/nama pemilik rekening), perubahan tersebut akan
mempengaruhi data pada satker 111111.
o Atas kendala tersebut, pengguna agar berkoordinasi dengan instansi/satker
lain sehingga menggunakan data yang sama.
- Gagal Upload ADK Supplier tipe 3
o Pada form Upload ADK Pegawai, terkadang notifikasi berhasil muncul namun
data supplier pegawai tidak muncul pada form supplier untuk direkam. Hal
tersebut terjadi dikarenakan pada ADK dimaksud terdapat ketidaksesuaian
data. Misalnya nomor rekening yang menggunakan tanda pemisah, adanya
karakter spasi sebelum ataupun sesudah karakter separator (|), ataupun
karena digit NPWP yang kurang sesuai.
o Penyelesaian → Cek Kembali ADK yang diupload, pastikan data yang ada
pada ADK sudah sesuai.
9