SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

A. Pengertian

Dokumentasi adalah narasi, bagan alir, diagram, dan bahan tertulis lainnya yang menjelaskan cara sistem bekerja. Dokumentasi dilengkapi oleh deskripsi naratif yang merupakan penielasan tertulis, langkah demi langkah dari komponen — komponen sistem berserta dengan interaksi antar komponen.

B. Alat Dokumentasi

Tedapat tiga alat dokumentasi yang umum yaitu diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis.

Alat dokumentasi sangat penting dalam beberapa level yaitu:
1. Mampu membaca clokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja
2. Mampu mengevaluasi sistem sehingga dapat mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan dari pengendalian internal dan merekomendasi peningkatan.
3. Mampu mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara sistem bekeria baik yang sudah ada maupun yang baru diajukan.

Sarbanes Oxley Act (SOX) pada tahun 2002 mensyaratkan laporan pengendalian internal dalam laporan tahunan publik harus menyatakan bahwa manajemen bertanggung jawab untuk membuat dan menjaga struktur pengendalian internal yang memadai dan mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. SOX juga merinci bahwa auditor perusahaan harus mampu untuk mengevaluasi pengukuran pengendalian internal dan menguji keakuratannya.

C. Diagram Arus Data (DAD – Data Flow Diagram)

Diagram Arus data adalah penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi. meliputi sumber/tujuan, arus data, process transformasi. dan penyimpanan data. Diagram ini memiliki empat elemen dasar yaitu mempresentasikan sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Berikut beberapa simbol yang mewakili diagram arus data:

1. Subpembagian DAD

DAD dibagi menjadi beberapa level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semakin meningkat, karena beberapa sistem tidak dapat dibuat secara penuh dalam satu buah kertas. Penggunaan level ini dapat memenuhi setiap keinginan dai
pelanggan yang berbeda – beda.

Level tertinggi dari DAD adalah diagram konteks. Diagram ini memberikan level ringkasan tinjuan sistem kepada pembaca. Diagram ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang meupakan sumber dan tujuan sistem input dan output

Level selanjutnya setelah diagram konteks ialah DAD level 0. Dinamakan diagram level 0 karena ada titik desimal yang berarti 0 (1.0;2.0; dll). Penjabaran dari DAD level 0 nanti dinamakan diagram DAD level 1 yang merupakan level dibawah DAD level 0. Dinamakan DAD level 1 dikarenakan memliki satu tepat desimal (2.1;2.2;dll).

Dari diagram konteks menyimpulkan prosedur pemerosesan penggajian. Sistem pemerosesan penggajian mendapatkan input kartu waktu dari beberapa department dan data karyawan dari sumber daya manusia, data input akan diolah dalam sistem dan menghasilkan output laporan pembayaran pajak ke badan pemerintah. cek karyawan kepada karyawan, cek penggajian kepada bank. dan laporan penggajian kepada manajemen. (bagan 1) .

DAD level 0 sudah tidak seringkas pada diagram konteks. Pada diagram ini sudah mulai mendetail di tiap bagian proses. Sebagai contoh proses 2.0 tidak lagi terkait dengan pihak eksternal ataupun proses lainnya seperi contoh tabel pajak atau register penggajian. proses 2.0 hanya akan membahas bagaimana proses penggajian pada internal saja. (bagan 2)

DAD level 1 merupakan diagram yang lebih dirinci lagi ditiap prosesnya. Pada diagram ini proses semakin terinci dan proses lain mulai ditambah. Tabel tarif pajak dan register karyawan mulai ditambah. Dengan bergitu muncul detail yang lebih luas dalam DAD level 1 ini.

Pedoman untuk Menggambar DAD

1. Memahami sistem
2. Mengabaikan jalur yang tidak penting dari sistem
3. Menentukan batasan sistem
4. Mengembangkan diagram konteks
5. Mengidentifikasikan arus data
6. Mengelompokan arus data
7. Mengidentifikasikan proses transformasi
8. Mengelompokan proses transformasi
9. Mengidentifikasikan semua file atau mengelompokk.in data
10. Mengidentifikasikan semua sumber data
11. Memberi nama semua elemen DAD
12. Membagi (subbagian) DAD
13. Berikan omor yang berurutan pada setiap proses ‘
14. Menyempurnakan DAD
15. Gambar salinan akhir DAD

D. Bagan Alir (Flowchart)

Bagan alir (Flowchart) adalah teknis analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan air memiliki simbol standar.

Simbol bagan alir dibagi menjadi 4 bagian yaitu:
1. Simbol Input/output menunjukkan input ke atau ouput dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan proses pengolahan data baik secara elektronik atau dengan manual
3. Simbol penyimpanan
4. Simbol arus dan lain — lain menunjukkan arus data, dimana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

Jenis — Jenis Bagan Alir

Bagan alir dokumen mengilustrasikan arus data dan dokumen diantara area — area pertanggung jawaban dalam organisasi. Diagram ini menjelaskan menelusuri dokumen dari awal hingga akhir , menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribus, tujuan, dan semua yang terjadi sat mengalir dalam sistem. Bagan alir Sistem menggambarkan hubungan antar, input, pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem. Bagan alir program mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program.

Pedoman untuk mempersiapkan Bagan Alir ,
1. Memahami sistem
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir
3. Mengelola bagan alir
4. Melabeli semua simbol
5. Konektor halaman
6. Gambar sketsa kasar bagan alir
7. Gambar salinan akhir bagan alir.

E. Diagram Proses Bisnis (DPB – Bussiness Process Diagram)

Diagram Proses Bisnis adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Sebagai contoh ada beberapa aktivitas dalam siklus pengeluaran yaitu mengirim barang pesanan, menagis pelanggan, dan mengumpulkan pembayaran. Semua aktivitas tersebut akan digambarkan dalam DPB sehingga pembaca akan mendapatkan gambaran yang terjadi dalam proses bisnis lebih mudah. Dalam DPB terdapat simbol standart yang dipakai seperti yang tertera pada bagan 4.

Pedoman untuk menggambar Diagram Proses Bisnis

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis
2. Mengabaikan komponen — komponen tertentu (tidak perlu merevisi diagram saat teknologi yang digunakan untuk menyelesaikan aktivitas berubah)
3. Memutuskan level detail yang dimasukkan
4. Mengelola bagan alir
5. Memasukan setiap proses bisnis dalam diagram
6. Menggambar sketsa kasar DPB
7. Menggambar salinan final DPB.