Manajemen Perencanaan (Planning)
A. Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah aktivitas manajerial utama yang meliputi : pendefinisian tujuan organisasi, penentuan strategi untuk mencapai tujuan organisasi, dan pengembangan rencana untuk mengintegrasikan serta mengoordinasikan kegiatan kerja.
Elemen perencanaan yaitu
a. Tujuan (Goals) atau Sasaran (Objectives),
adalah hasil atau target yang diinginkan oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Tujuan memberikan kriteria terhadap hasil kerja yang diukur
b. Rencana (Plans)
Rencana (Plang, adalah dokumen yang menguraikan bagaimana tujuan akan dicapai. Rencana meliputi alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan
B. Alasan Perlunya Perencanaan
Ada 4 alasan perlunya perencanaan bagi manajer :
1. Perencanaan memberikan arah
Tanpa perencanaan, departemen dan perorangan harus bekerja lintas tujuan serta menghambat organisasi mencapai tujuannya secara efisien. ketika manajer dan nonmanajer memahami rencana. mereka dapat mengoordinasikan kegiatannya, saling berkerja sama, dan melakukan apa yang diperlukan untuk mencapai sebuah rencana
2. Perencanaan mengurangi ketidakpastian
Perencanaan mendorong para manajer untuk memandang ke depan, mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan. dan mengembangkan respons yang tepat. Meskipun perencanaan tidak dapat menghilangkan ketidakpastian, manajer akan tetap melakukan perencanaan, hingga mereka dapat merespons dengan efektif.
3. Meminimalkan pemborosan dan kekosongan
Apabila aktivitas kerja dikoordinasikan sesuai rencana. ketidakefisienan akan menjadi jelas dan dapat diperbaiki atau dihilangkan.
4. Menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian
Ketika para manajer melakukan perencanaan, mereka mengembangkan tujuan dan rencana. Ketika mereka melakukan pengendalian. mereka melihat apakah rencana itu telah dilaksanakan dan tujuan terpenuhi. Tanpa perencanaan, tidak akan ada tujuan yang dapat digunakan untuk mengukur atau mengevaluasi usaha kerja.
C. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Lainnya
Seperti kita tahu. fungsi manajemen ada empat yaitu : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing). pengarahan (leading) dan pengawasan (controlling).
Namun. selain keempat fungsi manajemen tersebut. ada fungsi lain yang penting yaitu penyusunan personalia (staffing). yang berhubungan dengan pengorganisasian. Masing-masing dari fungsi-fungsi manajemen tersebut saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya.
Dalam banyak hal. perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke seluruh fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegialan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung. dan berinteraksi.
Hubungan perencanaan dengan fungsi fungsi manajemen yang lain :
1. Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya- sumber daya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi.
Contohnya : penyusunan personalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara
efektif tanpa perencanaan personalia.
2. Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya, dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
3. Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif dan sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya- sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Rencana harus dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi sebelum para manajer dapat menentukan hubungan-hubungan organisasi, kualifikasi personalia yang dibutuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan cara pengawasan yang diterapkan.
D. Tipe-tipe Perencanaan
Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Cara pengklasifikasian perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu dilakukan. Dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk/tipe yang
berbeda karena beberapa alasan :
- Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi.
- Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda.
- Manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.
Ada dua tipe perencanaan :
1. Informal
Perencanaan yang tidak tertulis. fokus untuk jangka pendek. dan spesifik untuk unit organisasi.
2. Formal
Perencanaan yang tertulis, spesifik, fokus untuk jangka panjang, dan mencakup tujuan bersama bagi organisasi. Perencanaan formal terkait dengan :
- Keuntungan yang lebih tinggi dan pengembalian aset.
- Hasil keuangan yang positif.
Dari dua tipe ini akan muncul berbagai jenis rencana untuk dilakukan dalam organisasi.
E. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis adalah proses pemilihan tujuan perusahaan, penentuan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran tertentu. dan penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategis tersebut terlaksana. Atau ringkasnya. perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yg disusun dan digunakan utk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan Organisasi.
1. Ciri-ciri perencanaan strategis
- Perencanaan strategis menjawab pertanyaan dasar.
- Perencanaan strategis memberikan kerangka kerja untuk perencanaan yang lebih terinci dan untuk keputusan harian.
- Perencanaan strategis melibatkan kurun waktu yang lebih lama daripada jenis perencanaan lainnya.
- Perencanaan strategis merupakan kegiatan tingkat puncak dalam arti bahwa manajemen puncak harus secara etektif terlibat.
2. Perbedaan perencanaan operasional dan perencanaan strategis
3. Proses perencanaan strategis
1. Penentuan Visi, Misi dan Tujuan
2. Pengembangan Profil Perusahaan
3. Analisis Lingkungan Eksternal
4, Analisis Internal Perusahaan
5. Identifikasi Kesempatan dan Ancaman Strategis
6. Pembuatan Keputusan Strategis
7. Pengembangan Strategi Perusahaan
8. Implementasi Strategis
9. Peninjauan Kembali dan Evaluasi
4. Jenis-jenis strategi
- strategi pada tingkat perusahaan ( corporate-leve/ strategy)
- strategi pada tingkat bisnis (bisnis-/evel strategy)
- strategi pada tingkat fungsional (functional level strategy)
Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses perencanaan strategis ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Sociocultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory).
Analisis SWOT misalnya, dapat mempertimbangkan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang dimiliki organisasi. Dengan menggunakan analisis SWOT, suatu organisasi dapat memilih strategi yang mendukung.
F. Hambatan dalam perencanaan efektif
1. Dari dalam diri perencana
Adanya ketidaksediaan atau ketidak mampuan individu perencana untuk membuat rencana efektif dikarenakan:
- kurang pengetahuan tentang organisasi
- kurang pengetahuan tentang lingkungan internal dan eksternal perusahaan
- ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif
- Kesulitan merencanakan operasi-operasi yang berulang
- keterbatasan sumber daya keuangan, sumberdaya fisik dan manusia
- ketakutan akan kegagalan
- kurangnya kepercayaan diri atau keragu-raguan si pembuat rencana
- ketidak-mampuan untuk menotak berbagai alternatif yang sudah ada,
2. Dari luar diri perencana
Adanya penolakan dari para anggota organisasi untuk menerima perencanaan karena perubahan yang akan ditimbulkannya. Seringkali penolakan terhadap rencana, disebabkan karena :
- hal tersebut bertentangan dengan kepentingannya.
- menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau kekuatannya, seperti kekuasaan, karier, atau gengsi.
- membatasi kebebasan karyawan untuk memilih kegiatan kerja yang disukai.
- akan meningkatkan beban kerja karyawan, sementara balas jasa yang didapatkan tidaklah sebanding.