Akuntansi Agen dan Cabang
Pengantar Akuntansi Agen dan Cabang
Sebuah perusahaan untuk meningkatkan penjualan barangnya melakukan berbagai cara selain promosi yang gencar juga bisa menggunakan saluran-saluran penjualan yaitu pedagang perantara. yaitu bisa menggunakan agen, distributor, makelar, cabang, dll. Oleh karena itu diperlukan akuntansi agen dan cabang untuk memudahkan pencatatan antara kantor pusat dan saluran-saluran penjualan tersebut.
Pedagang perantara ini banyak sekali jenis/namanya seperti agen, distributor, makelar dll. Agus Sardjono dkk dalam bukunya Pengantar Hukum Dagang (2016:111-118), mengelompokkan pedagang perantara kedalam :
- pedagang perantara yang diatur di dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (“KUHD”) antara lain yaitu: bursa dagang, makelar, kasir, dan komisioner, ekspeditur, dan pengangkut.
- Sedangkan pedagang perantara yang tidak diatur secara khusus di dalam KUHD antara lain: agen, distributor, perwakilan dagang, dan yang sejenisnya.
Pengertian dari jenis – jenis pedagang perantara ini kadang – kadang dalam masyarakat sering tertukar karena memiliki kemiripan.
AGEN (AGENCY)
Menurut Permendag 3 tahun 1998 Agen adalah perorangan atau badan usaha yang bertindak sebagai perantara yang untuk atas nama pihak yang menunjuknya untuk melakukan penjualan.pemasaran. Agen bertindak untuk dan atas nama principal pemilik barang. Atas jasanya ini Agen akan memperoleh fee.
Ciri-ciri agen
Jadi ciri-ciri agen bisa kita simpulkan adalah :
- Agen dalam menjual barang bertindak atas nama principal pemilik barang/kantor pusat, bukan atas nama pribadi
- Agen tidak menerima pembayaran dari pembeli, Karena pembeli akan membayar langsung kepada principal pemilik barang/kantor pusat
- Agen tidak menerima/memiliki/menyimpan barang dagangan karena barang yang akan dijual dikirim langsung oleh principal pemilik barang/ kantor pusat. Biasanya agen hanya memiliki barang contoh saja.
- Agen hanya bagian dari saluran promosi principal/ kantor pusat yang menampung pesanan atau order dari pembeli, nanti pihak principal/ kantor pusat yang akan melanjutkan proses (penyerahan barang) kegiatan promosi biasanya tetap dilakukan oleh principal pemilik barang/ kantor pusat. Agen juga biasanya tidak membuat properti sendiri untuk promosi tapi biasanya disediakan oleh principal/ kantor pusat.
AKUNTANSI UNTUK AGEN
- Agen umumnya akan diberikan uang oleh principal/ kantor pusat berupa modal kerja untuk membiayai operasional sehari-harinya nya. Untuk mempertanggung jawabkan uang tersebut. Biasanya Agen akan membuat pencatatan sederhana seperi pencaatan dana kas kecil (petty cash – biasanya system impres) Dimana catatan ini akan diserahkan ke principal/kantor pusat beserta bukti-bukti pengeluarannya.
- Principal / kantor pusat juga bisa memberikan barang contoh untuk agen dan jurnal akan dicatat oleh principal/kntor pusat
- Pesanan dari pembeli yang diterima agen akan diteruskan ke principal/kantor pusat, lalu principal/ kantor pusat yang akan menyelesaikannya dengan pembeli, dan melakukan pencatatan atas transaksi penjualan tersebut sampai dengan penagihan ke pelanggan jika penjualan dilakukan secara kredit
- Atas jasanya sebagai pedagang perantara tersebut, agen akan akan memperoleh fee dari principal pemilik barang/ kantor pusat
- Pada akhir periode principal / kantor pusat akan membuat jurnal penyesuaian atas penjualan dan biaya serta menutup laba agen ke laba rugi principal / kantor pusat
Contoh pencatatan akuntansi agen
PT Maju Jaya memproduksi barang berupa sabun cuci tangan. Perusahaan mempunyai banyak agen penjualan. Kepada agen perusahaan akan memberikan fee sebesar 10% dari nilai penjualan yang berhasil diperoleh agen. Pembayaran fee dilakukan pada setiap akhir bulan. Berikut ini beberapa transaksi bulan januari 2020 atas agen Bintaro:
02 Januari 2020 dikirim Kas untuk operasional Agen Bintaro Rp 10.000.000 untuk 1 bulan
3 januari 2020 kantor pusat mengirim sampel barang dagang kepada agen Bintaro sebesar Rp. 500.000
02 – 31 Januari 2020 : Agen menerima pesanan dari pembeli di Bintaro. Oleh Agen penjualan diteruskan ke kantor pusat. Barang akan dikirim langsung kantor pusat Harga Jual Rp 90.000.000 dengan harga pokok Rp 35 000.000, transaksi penjualan ini secara kredit term n/45
02 – 31 Januari : Biaya –Biaya atas Agen Bintaro sbb. :
Biaya untuk brosur/pampfet Rp 600.000, Biaya Transportasi Rp 2.000.000, Biaya Adminitrasi Rp 3.900.000, Biaya Sewa Gedung Rp ,1.500.000, Biaya Konsumsi Rp. 1.800.000
31 Januari membayarkan fee kepada agen Bintaro
Jawab
Jurnal atas transaksi tersebut dicatat Kantor Pusat
02 Januari : Pengisian Dana untuk Agen Madiun
Working Fund – Agen Bintaro Rp. 10.000.000
Cash Rp 10.000.000
03 Januari : pengiriman barang sampel dari kaator pusat untuk Agen Bintaro
Agency Sample – Agen Bintaro Rp. 500.000
Inventory Rp. 500.000
02 – 31 Januari : Penjualan Agen Bintaro: (Asumsi kantor pusat menggunakan metode Perpetual)
Account Receivable Rp 90.000.000
Sales – Agen Bintaro Rp 90.000.000
COGS – Agen Bintaro Rp. 35.000.000
Inventory – Agen Bintaro Rp. 35.000.000
02 – 31 Januari 2020 : Pengeluaran-pengeluaran agen Bintaro (asumsi menggunakan metode imprest)
Agen bintaro tidak membuat jurnal (hanya mengumpulkan bukti saja) lalu membuat daftar pengeluaran tersebut.
Jika modal kerja nya menipis sebelum akhir bulan, agen bisa meminta pengisian kembali kepada kantor pusat akan meminta pengisian kembali ke kantor pusat
31 januari 2020 membayar fee untuk agen Bintaro
Agency fee – Agen Bintaro Rp. 9,000.000
Cash Rp. 9.000.000
Pada Akhir periode Kantor pusat akan membuat penyesuaian dan penutup atas transaksi agen:
- Atas barang sample yang masih tersisa. Misalnya akhir bulan tersisa 100.000
Advertising expense – Agen Bintaro Rp. 400.000
Agency Sample – Agen Bintaro Rp. 400.000
- Atas modal kerja yang sudah terpakai
31 Januari 2020 : pengisian kembali kemodal kerja untuk agen :
Advertising Expense – Agen Bintaro Rp. 600.000
Transportation Expense – Agen Bintaro Rp. 2.000.000
Administration Expense – Agen Bintaro Rp. 3.900.000
Rent Expense – Agen Bintaro Rp. 1.500.000
Consumption Expense – Agen Bintaro Rp. 1.800.000
Cash Rp. 9.800.000
- Atas penjualan dan biaya
Sales – Agen Bintaro Rp. 90.000.000
Income – Agen Bintaro Rp. 90.000.000
Income – Agen Bintaro Rp. 54.200.000
COGS – Agen Bintaro Rp. 35.000.000
Advertising Expense – Agen Bintaro Rp. 1.000.000(600rb+400rb sampel)
Transportation Expense – Agen Bintaro Rp. 2.000.000
Administration Expense – Agen Bintaro Rp. 3.900.000
Rent Expense – Agen Bintaro Rp. 1.500.000
Consumption Expense – Agen Bintaro Rp. 1.800.000
Agency fee- Agen Bintaro Rp. 9.000.000
Income – Agen Bintaro Rp. 35.800.000
Income Summary Rp. 35.800.000
CABANG (BRANCH)
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, perusahaan dalam rangka meningkatkan penjualannya akan terus berusaha mencari berbagai cara. Selain melalui Agen yang dijelaskan diatas, perusahaan bisa juga membuka kantor cabang di berbagai daerah untuk memanfaatkan market share yang masih besar bagi produk mereka
Secara hukum, Kantor Pusat dan Cabang merupakan entitas tunggal jadi walaupun masing-masing menyelenggarakan pembukuan yang terpisah
- Kantor cabang wewenangnya yang lebih luas daripada agen, karena selain berfungsi mencari pembeli kantor cabang dapat melakukan transaksi penjualan secara langsung kepada konsumen. Kantor cabang juga bisa membeli barang dagang dari pihak luar, bukan hanya dari kantor pusat.
- Karena kantor cabang mempunyai kewenangan penuh untuk melakukan transaksi penjualan maka mereka pun punya wewenang menerima pembayaran secara langsung dari konsumen akhir
- Kantor cabang melaksanakan pembukuan tersendiri atas transaksi-transaksinya, dan membuat laporan keuangan tersendiri yang bersifat Internal. Sedangkan untuk kepentingan pihak eksternal, nanti kantor pusat akan membuat laporan keuangan yang berisi gabungan dari kantor pusat dan semua kantor cabangnya
- Diperlukan rekening yang bersifat Resiprokal(timbal balik) antara kantor pusat dan kantor cabang. Rekening kantor cabang merupakan hak kantor pusat sedangkan rekening kantor pusat merupakan kewajiban kantor cabang. Rekening ini sangat diperlukan dalam penyusunan laporan di kantor pusat.
Jenis – Jenis Transaksi yang dilakukan Cabang
- Transaksi dengan Pihak Luar (selain Kantor Pusat)
Jika kantor cabang melakukan transaksi dengan pihak luar selain kantor pusat maka jurnal yang dibuat sseperti biasa sebagaimana akuntansi yang berlaku umum
- Transaksi dengan Kantor Pusat
Seperti dijelaskan diatas karena kantor pusat dan kantor cabang bukanlah pihak yang independen, sehingga pencatatan transaksi antar kedua pihak ini akan menggunakan rekening Resiprokal menggunaan akun Home Office dan akun Branch.
Dalam workbook IIn Indrawari dan Dyah Purwanti disebutkan :
- Akun “Home Office” merupakan akun yang dicatat oleh Cabang untuk mencatat transaksi dengan Pusat. Akun “Home Office” berpasangan dengan akun yang terkait dengan penerimaan/pengiriman dari dan ke Kantor Pusat (seperti uang tuani, barang dagangan dan asset lainnya).
Akun “Home Office” memiliki saldo normal di sebelah Kredit dan sering dipersamakan dengan ekuitas Cabang. Jika Cabang melakukan transaksi yang mengakibatkan penerimaan disisi Cabang, maka Cabang akan mencatat asset/beban disisi debit dan “Home Office” di sisi kredit.
Akun ini juga merepresentasikan Investasi bersih (net investment ) kantor pusat pada cabangnya.
Pada Akhir periode saldo income summary pada cabang ditutup kea kun Home Office.
- Akun “Branch” merupakan akun yang digunakan oleh Pusat untuk mencatat transaksinya dengan Cabang. Akun “Branch” berpasangan dengan akun yang terkait dengan pengiriman/penerimaan ke dan dari Cabang seperti uang tunai, barang dagang dan asset lainnya
Akun “Branch” memiliki saldo normal di sebelah debit dan sering dipersamakan dengan Investasi dari Pusat. Jika Pusat melakukan transaksi yang mengakibatkan pengiriman di sisi Pusat, maka Pusat akan mencatat Branch di sisi debit dan akun yang terkait dengan pengiriman/penerimaan ke Cabang di sisi kredit.
Akun ini juga digunakan untuk mencatat Net Income /net Loss yang dilaporkan oleh Cabang
AKUNTANSI UNTUK CABANG
UMUM:
- Biaya Awal Pembentukan Kantor Cabang
Seluruh biaya awal (pembukaan) kantor cabang akan dibebankan sebagai Expense pada tahun berjalan oleh Pusat
- Transaksi pengiriman uang dari Pusat ke Cabang
Pusat akan mencatat:
Branch – A xx (sebesar uang yang dikirimkan)
Cash xx
Cabang akan mencatat:
Cash xx (sebesar uang yang diterima dari pusat)
Home Office xx
- Transaksi pengiriman Aktiva Tetap yang dimiliki Pusat ke Cabang
Pusat akan mencatat:
Branch – A xx (sebesar Aktiva Tetap yang dikiriman ke cabang)
Equipment xx
Cabang akan mencatat:
Equipment xx (sebesar aktiva tetap yang diterima dari pusat)
Home Office xx
- Kantor Pusat membayarkan dimana biaya tersebut dibagi rata antara Pusat dengan Cabang, misalnya pusat membayar Biaya iklan Rp 1.000.000 (dimana 30% untuk pusat)
Pusat akan mencatat:
Advertising Expense xx (sebesar Biaya yang dibayar) 1 juta
Cash xx 1 juta
Branch – A xx (sebesar biaya untuk cabang) 300.000
Advertising Expense xx 300.000
Cabang akan mencatat:
Advertising Expense xx (sebesar alokasi biaya dari pusat)300.000
Home Office xx 300.000
- Kantor Pusat mengirimkan persediaan barang dagang ke Cabang sebesar harga pokok kator pusat, .
Pusat akan mencatat:
Branch – A xx (sebesar barang dagang yang dikiriman ke cabang)
Shipment to Branch xx
Cabang akan mencatat:
Shipment from HO xx (sebesar barang dagang yang diterima dari pusat)
Home Office xx
Catatan :
- Akun “Shipment to Branch” disajikan sebagai pengurang di bagian Harga Pokok Penjualan (COGS) Kantor Pusat.
- Akun “Shipment from Home Office” dipersamakan dengan perolehan (pembelian) barang oleh Cabang. Jadi bagi cabang akan menjadi penambah dalam harga pokok penjualan (COGS)
- Penutupan laba rugi Cabang dan penyesuaian Pusat atas laba bersih Cabang
Pada akhir periode, Cabang menutup laporan laba rugi dan menutup saldo debit/kredit dengan menggunakan akun “Home Office”. Sebaliknya, Pusat mencatat Laba Bersih Cabang dengan menggunakan metode ekuitas dimana laba bersih dari Cabang dicatat sebagai pendapatan dari Cabang (Income from Branch).
Pusat akan Mencatat :
Branch – A xx (sebesar laba cabang)
Income from Branch xx
Cabang akan Mencatat :
Sales xx (total penjualan
Inventory ending xx ( pers akhir)
Shipment from HO xx (total dari pusat)
Expense xx (biaya-biaya)
Income Summary xx (selisih,akun inibersaldo debit kalau rugi)
Income Summary xx (sebesar laba cabang)
Home Office xx
KHUSUS:
- Biaya pengiriman barang dagang
Dalam pembahasan akuntansi Pusat dan Cabang ini diasumsikan keduanya menerapkan sistem periodik untuk pencatatan transaksi persediaan barang dagang.
Jika ada ongkos angkut pembelian atau pengiriman barang akan menggunakan akun “Freight-In” atau “Transportion-In”. Terkait dengan biaya pengiriman barang dagang, transaksi dikelompokkan menjadi:
- Pengiriman barang dagang dari Pusat ke Cabang dengan tambahan biaya pengiriman yang dibayar pusat
Pusat akan mencatat:
Branch – A xx (sebesar nilai barang dagang + ongkos angkut)
Shipment to Branch – A xx (sebesar harga pokok barang dagang)
Cash xx (sebesar ongkos angkut yang dibayar)
Cabang akan mencatat:
Shipment from HO xx(sebesar harga pokok barang dagang)
Freight In xx(sebesar ongkos angkut yang dibayar)
Home Office xx (sebesar barang dagang+ongkos angku)
-
Pengembalian (retur) barang dagang dari Cabang ke Pusat dengan tambahan biaya pengiriman yang dibayar oleh cabang.
Pusat akan mencatat:
Shipment to Branch – A xx (sebesar harga pokok barang yg diretur cabang)
Loss on Excessive freight xx (freight in yang batal + freight in utk retur)
Branch – A xx (harga pokok barang yang diretur + loss)
Cabang akan mencatat:
Home Office xx (=harga pokok barang +freight in yang batal + freight in utk retur)
Shipment from HO xx(= harga pokok barang yang di retur)
Freight In xx(=Freight in yang batal )
Cash xx(=ongkos angkut yang dibayar utk retur)
-
Pengiriman barangke cabang oleh pusat dimana pusat membebankan margin laba (mark up ) ke barang yang dikirim tersebut
Kelebihan cara ini jika dilakukan pusat adalah Untuk mengalokasikan laba kotor yang pantas untuk kantor pusat
Selain itu dalam rangka penyusunan laporan keuangan gabungan nantinya Kantor Pusat harus mengeliminasi kelebihan harga (overcost) tersebut dari harga yang tercatat
Pusat akan mencatat :
Branch – A xx ( harga pokok + mark up
Shipment from HO xx (harga pokok barang dagang)
Unrealized profit xx (mark up)
Cabang akan mencatat :
Shipment from HO xx (harga pokok + mark up)
Home Office xx (harga pokok + mark up)
Akhir periode akan dibuat jurnal penyesuaian atas over/understated tersebut:
Pusat akan mencatat :
Branch – A xx (sebesar laba cabang)
Income from Branch xx(sebesar laba cabang)
Unrealized profit xx (sebesar mark up)
Income from Branch xx
Cabang akan mencatat :
Income Summary xx (sebesar laba cabang)
Home Office xx (sebesar laba cabang)