M2 EKMA 4159 KOMUNIKASI BISNIS

Modul 02 EKMA4159 Edisi 3 Korespondensi Komunikasi

Pendahuluan

Modul ini menyajikan konsep dasar mengenai komunikasi bisnis, baik dari sudut pandang teori maupun peraturan dan beberapa contoh penerapannya. Konsep-konsep yang terdapat di dalam modul ini diharapkan mampu memberikan pengertian serta gambaran pada peserta didik tentang pentingnya mempelajari pengelolaan pada penerapan di berbagai aktivitas bisnis pada umumnya. Secara lengkap dan tertata, materi yang disampaikan dalam modul ini sebagai berikut:

1. pengertian korespondensi bisnis,
2. pengertian pesan positif dan informatif dalam korespondensi bisnis.

Konsep-konsep tersebut menjelaskan bagaimana komunikasi dan pengelolaan bisnis secara umum di berbagai perusahaan. Di dalam terdapat fungsi serta peran manajer yang memiliki tugas pokok yang dapat mengukur sejauh mana peserta didik memahami konsep-konsep dalam modul ini. Di setiap akhir pembahasan, dimuatkan seperti di bawah ini.

1. Rangkuman memberikan kemudahan gambaran secara umum mengenai topik materi yang dibahas.
2. Sejumlah soal latihan, untuk mengukur sejauh mana tingkat pemahaman peserta didik mengenai konsep utama di topik pembahasan yang telah disampaikan.

Secara khusus, setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan dapat mengetahui dan menjelaskan hal-hal berikut:

1. pengertian dasar korespondensi bisnis,
2. fungsi dan tujuan dari manfaat pesan informatif,
3. peran manajer, baik dalam korespondensi bisnis serta pesan positif informatif terhadap masyarakat atau konsumen maupun dengan sesama pesaing perusahaan/bisnis,
4. bagian terakhir surat informatif dan memo.

Korespondensi Bisnis

Pengertian Dasar Korespondensi Bisnis

Surat adalah bagian dari aktivitas manusia yang tidak terpisahkan pada zaman modern dan berkembang sekarang ini. Hal ini karena didorong oleh adanya tuntutan ekonomi dan kebutuhan manusia dalam menjalin hubungan yang semakin luas dengan lingkungannya, seperti rekan bisnis. Dalam lingkungan bisnis atau perusahaan, surat menjadi kebutuhan mendasar dalam kegiatan ekonomi perusahaan serta menjalin hubungan baik dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas atau kegiatan bisnis dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Dalam menjalin dan membina hubungan dengan mitra bisnis, surat masih memegang peranan yang sangat penting, selain didukung oleh sarana komunikasi lain yang menunjang, seperti faks, internet, dan sebagainya. Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain, baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis. Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan usaha bisnis. Semua surat yang dibuat untuk mendukung kegiatan bisnis dikategorikan sebagai surat bisnis.

Dalam kegiatan bisnis, surat adalah salah satu bagian yang penting dalam mengomunikasikan antarperusahaan karena sebagai perantara dalam bertukar atau mengirim informasi yang bersifat penting, rahasia, atau yang dapat diketahui oleh pihak umum. Surat bisnis paling sering digunakan oleh orang yang bergelut di dunia bisnis perdagangan, perusahaan, ataupun perorangan. Surat bisnis ini paling luas lingkupnya dibandingkan dengan surat pribadi.

Surat-menyurat disebut juga korespondensi. Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat. Pengertian korespondensi adalah kegiatan surat-menyurat antara satu pihak dan pihak lain. Sementara itu, pengertian korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi (surat-menyurat) antara satu pihak dan pihak lain, baik secara perseorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis. Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis ataupun nonbisnis kepada pihak lain.

Mengapa korespondensi profesional? Menggunakan media modern untuk menyampaikan pesan bisnis. Dunia korespondensi bisnis bukan dunia yang statis, melainkan dunia yang dinamis karena selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi. Dahulu orang berkirim surat hanya melalui surat yang dikirim lewat kantor pos, tetapi sekarang surat bisa dikirim lewat email, faks, dan sebagainya. Korespondensi bisnis adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis. Korespondensi bisnis yang paling sering digunakan dalam organisasi ada tiga media, yaitu /erter/surat, email, dan memo. Ketiga media tersebut digunakan oleh organisasi untuk pemberitahuan kepada karyawan, memberikan arahan serta menginformasikan prosedur, permintaan data, permintaan barang, dan konfirmasi keputusan.

1. Surat (Letter)

Surat yang ditulis dan dibuat haruslah bisa menyampaikan pesan atau isi dari surat yang hendak disampaikan. Untuk itu, kita harus mengetahui bagaimana ciri-ciri dari surat yang baik.

a. Pesan yang tertulis Surat merupakan sarana tertulis dalam menyampaikan pesan dari pengirim kepada penerima surat. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi surat tidak hanya tertulis di lembaran kertas, tetapi dapat diwujudkan ke dalam elektronik mail yang dapat menggunakan layanan penyedia email dengan memakai jaringan internet. b. Isi Dari Surat Berisi Informasi Dan Berita Isi dari surat adalah informasi yang berupa fakta yang hendak disampaikan kepada si penerima surat, misalnya informasi tentang peluncuran produk baru, informasi penawaran, dan permintaan produk perusahaan. Selain informasi surat yang disampaikan dapat berupa berita, misalnya berita pembukaan kantor cabang baru dan berita perubahan alamat kantor. c. Surat Memiliki Bagian-Bagian Khas Surat Ciri khas surat yang membedakannya dengan pesan tertulis lain adalah bagianbagian surat yang merupakan ciri khasnya, misalnya adanya kepala surat, nomor surat, tanggal surat, lampiran, hal, salam pembuka, isi surat, salam penutup surat, nama terang, dan tanda tangan. Perkembangan teknologi dan informasi berkembang sangat cepat sekali, seperti handphone, televisi, radio, faks, dan komputer. Perkembangan teknologi dan informasi tersebut belum dapat menggantikan fungsi utama dari surat, yaitu sebagai sarana komunikasi. Berikut ini akan dibahas fungsi-fungsi dari surat.

1. Sarana komunikasi dalam menyampaikan berita bisnis antarperusahaan menggunakan surat yang ditandatangani secara resmi dan legal oleh perusahaan yang bersangkutan. Berita bisnis menyangkut berbagai hal yang berkaitan dengan usaha yang dijalankan, produk apa yang dihasilkan oleh perusahaan, manfaat dari produk perusahaan bagi konsumen, dan keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan dibanding dengan perusahaan lain.
2. Alat menyampaikan sesuatu. Dalam menyampaikan berita, digunakan alat sebagai perantara. Berita yang disampaikan dapat berupa pemberitahuan, permintaan, dan gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis. Misalnya, surat permintaan informasi produk dan surat penawaran. Fungsi surat bisnis memegang peranan penting sebagai alat dalam mengirim dan menerima berita perusahaan sehingga membantu perusahaan untuk memiliki jejaring relasi yang lebih luas
3. Alat bukti tertulis surat bisnis yang sudah dikirim ke rekan perusahaan atau diterima dari perusahaan perlu didokumentasikan atau diarsipkan. Apabila diperlukan sewaktu-waktu, dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis dalam kegiatan bisnis yang dijalankan sehingga apabila terjadi kesalahan, dapat dilakukan pengecekan terhadap kegiatan bisnis yang telah dilakukan. Misalnya, surat perjanjian jual beli, faktur, dan surat bukti tanda terima.
4. Alat untuk mengingat surat bisnis yang diterima dan dikirimkan dapat dijadikan sebagai sarana untuk mengingat kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan, perjanjian yang dilakukan perusahaan, penawaran, dan penerimaan yang dilakukan perusahaan.
5. Sebagai bukti sejarah/histori. Bukti sejarah dalam dunia bisnis bisa berkaitan dengan surat izin usaha, proses pendirian perusahaan, kepemilikan, dan status perusahaan. Surat bisnis tersebut menjadi catatan sejarah yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
6. Pedoman kerja surat bisnis yang berkaitan surat keputusan dan perintah kerja/instruksi dari perusahaan yang berfungsi sebagai acuan dan pedoman dalam menjalankan dunia bisnis.
7. Media promosi bagi pengirim surat. Selain sebagai perantara pengirim berita, surat bisa sebagai sarana promosi bagi pengirim surat. Perusahaan dapat memanfaatkan ini sebagai sarana promosi yang efektif ke perusahaan lain, baik perusahaan perseorangan maupun perusahaan besar untuk memperkenalkan produk baru yang dihasilkan perusahaan. Perusahaan harus mempromosikan apabila ingin produknya terkenal dan dikenal oleh konsumen dan perusahaan rekan bisnisnya. Contohnya adalah surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.

Surat memiliki kelebihan dan kelemahan dibanding dengan media komunikasi yang lain meskipun dianggap sebagai media komunikasi yang paling efektif.

2. Memo

Kurang formal dan lebih pendek dibandingkan surat. Digunakan lebih sering untuk komunikasi dalam organisasi. Masih digunakan walaupun sudah ada email terutama untuk pesan internal yang penting dan membutuhkan catatan permanen atau formalitas.

Dalam membuat memo diperlukan hal berikut: a. guide word: date, to from, subject, b. judul "MEMO?" di atas tengah, c. memo tidak diakhiri dengan penutupan atau tanda tangan, d. biasanya pengirim menuliskan inisial nama setelah nama mereka.

3. Email

Paling tidak formal di antara ketiga media. Menggantikan memo karena lebih canggih (technological advantages). Cepat dan mudah didistribusikan struktur dan format surat, email, dan memo subject line/perihal yang merangkum ide utama pesan/meringkas tujuan dari pesan dalam bentuk singkat. Bagian-bagian dari email sebagai berikut. a. Opening/pembukaan yang mengungkapkan gagasan utama dengan segera (front loading). b. Body/tubuh yang menjelaskan dan mendukung gagasan utama. Email atau memo yang baik adalah yang berisi hanya satu topik. Gunakan poin-poin untuk memudahkan pembaca. c. Closing/penutupan yang memberikan informasi, rangkuman pesan, atau memberikan pemikiran penutup. Contoh informasi respons yang harus dilakukan, tanggal dan deadlines, kesimpulan atau kalimat penutup.

Membuat email guide words a. To : siapa penerima pesan. b. From : siapa pengirim pesan. c. Subject : judul pesan yang dikirim. d. Cc (carbon copy) : siapa saja yang akan menerima copy dari pesan yang dikirim. Dalam surat dikenal sebagai "tembusan". e. Bcc (blind carbon copy) : siapa saja yang akan menerima copy pesan tanpa diekspose emailnya (penerima pesan tidak tahu ada penerima lain).

Hal-hal yang perlu diketahui mengenai email sebagai berikut. a. Greetings Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan. b. Beberapa salam pembuka yang lazim. - Dengan hormat, - Salam hormat, - Salam bahagia, - Sdr. Budi yang terhormat, - Assalamualaikum wr.wb.

B. Rangkuman

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!

1. Jelaskan apa yang dimaksud korespondensi komunikasi bisnis!
2. Apa fungsi dari korespondensi dalam bisnis?
3. Mengapa surat termasuk dalam korespondensi?
4. Apakah menggunakan surat termasuk efektif dalam berkomunikasi?
5. Apakah ciri surat dikatakan baik? Petunjuk Jawaban Latihan
6. Untuk menjawab pertanyaan nomor 1, silakan Anda pelajari fungsi korespondensi komunikasi bisnis.
7. Untuk menjawab pertanyaan nomor 2, silakan Anda pelajari fungsi korespondensi.
8. Untuk menjawab pertanyaan nomor 3, silakan Anda pelajari media dalam korespondensi bisnis.
9. Untuk menjawab pertanyaan nomor 4, silakan Anda pelajari media surat dalam korespondensi bisnis.
10. Untuk menjawab pertanyaan nomor 5, silakan Anda pelajari ciri-ciri surat.

Korespondensi bisnis adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis. Surat adalah bagian dari aktivitas manusia yang tidak terpisahkan pada zaman modern dan berkembang sekarang ini. Hal ini didorong oleh adanya tuntutan ekonomi dan kebutuhan manusia dalam menjalin hubungan yang semakin luas dengan lingkungannya, seperti rekan bisnis. Dalam kegiatan bisnis, surat adalah salah satu bagian yang penting dalam mengomunikasikan antarperusahaan karena sebagai perantara dalam bertukar atau mengirim informasi yang bersifat penting, rahasia, atau yang dapat diketahui oleh pihak umum.

Tes Formatif

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1. Di bawah ini wujud dari surat, kecuali .... A. bersampul B. memorandum C. perintah D. telex
2. Komponen komunikasi yang berupa tindakan dari pihak komunikasi adalah .... A. decode B encode C. feedback D message
3. Sistem berkomunikasi yang menyampaikan ide sering disebut .... A. komponen B. message C. decode D. encode
4. Di bawah ini indikator suatu berita buruk yang disusun menggunakan pendekatan langsung adalah ... A. laporan TKP B. pesan relatif ringan C. pasif D. komunikator menerima pesan tersebut
5. Sumber pertama kali komunikasi adalah .... A. komunikan B. respons C. komunikator D. komponen

Pesan Positif Dan Informatif 2 Dalam Korespondensi

A. Pengertian Pesan Informatif

Pilihan kata (diksi) dalam pesan komunikasi memiliki peran penting untuk mencapai keberhasilan komunikasi. Kata-kata yang digunakan dalam berkomunikasi jumlahnya banyak sekali, bahkan sebagian tak dipahami oleh penuturnya. Tidaklah aneh apabila seseorang berbicara tanpa berpikir terlebih dahulu dan tanpa menyadari efek dari kata-kata itu. Chase (dalam Urban, 2007: xiii) mengatakan, "Kita hidup dalam sebuah samudra kata-kata, tetapi seperti seekor ikan di dalam air, kita sering kali tidak menyadarinya." Meskipun demikian, kata-kata memiliki dampak, baik kepada orang lain maupun diri sendiri. Birdwhistle dalam Oswald (2009) mengatakan, "Kata-kata yang diucapkan kepada orang lain hanya mewakili 7 persen dari hasil yang didapat dari komunikasi. Namun, kata-kata yang diucapkan kepada diri sendiri menghasilkan 100 persen hasil yang didapat dalam hidup karena akal Anda menginterpretasikan dan mematuhi petunjuk-petunjuk Anda." Hal ini berarti untuk menilai kemampuan berkomunikasi seseorang, ditunjukkan oleh respons yang diperoleh berupa pengertian dari diri sendiri ataupun orang lain. Ini sesuai dengan pandangan Oswald (2009), "Kesuksesan hidup seseorang dimulai dari kemampuan membuat diri sendiri mengerti." Penjelasan Oswald mengandung pengertian bahwa keberhasilan dimulai dari kemampuan seseorang mendayagunakan diri sendiri. Berbagai upaya dapat dipilih untuk mencapai kemampuan tersebut. Salah satu upaya yang disarankan Oswald adalah melalui pengubahan bahasa. Oswald (2009) menjelaskan, "Pesan komunikasi yang kita sampaikan mengandung energi, yaitu energi rendah dan tinggi. Pesan berenergi rendah biasanya berkaitan dengan emosi negatif, sedangkan pesan berenergi tinggi memiliki daya yang kuat sehingga menggetarkan perasaan positif kita. Pesan berenergi tinggi, seperti riang, gembira, sukses, atau cinta, bergetar dengan getaran lebih tinggi dan cepat." Oleh karena itu, hal tersebut akan meningkatkan perasaan senang. Sebagai contoh, ingatkah kita pada setiap hal 'baik' yang pernah terjadi pada diri kita, akal bawah sadar kita mengingatnya. Dengan memfokuskan perhatian kita pada kata baik, akal bawah sadar akan mengingatkan kita akan setiap kejadian yang baik. Kita akan merasa lebih baik tanpa mengetahui sebabnya. Pesan berenergi rendah (Oswald, 2009), "Terutama kata-kata yang berkaitan dengan emosi negatif, seperti kesedihan atau bersalah, beresonansi pada frekuensi yang lebih rendah. Kata-kata tersebut membuat kita kurang gembira, menurunkan energi kita. Ketika seseorang menggunakan kata yang berenergi rendah, orang yang diajak bicara segera mulai mengaitkannya dengan kata-kata itu. Misalnya, jika ada yang mengatakan, "Tolong pahami, saya bukan mengkritik Anda" (kritik adalah kata berenergi rendah), akal bawah sadar segera mengaitkan saya dengan kritik.

B. Tujuan Pesan Positif Dan Informatif

1. Primary Purposes a. To give information or good news. b. To have the reader read, understand, and view information positively. c.To deemphasize negative elements.
2. Secondary Purposes a. To build a good image of the writer. b To build a good image of the writer s organization. C: To cement a good relationship between the writer and reader. d To reduce or eliminate future correspondence on the same subject.

Dalam sebuah organisasi besar di mana tiap unit berdiri sendiri secara struktural, budaya organisasi atau corporate culture akan menentukan apakah stafnya di masing masing unit biasa saling mengirimkan surat atau memo satu sama lain atau tidak. Di beberapa universitas, sebagai contoh, fakultas mengirimkan surat jika mereka memerlukan untuk menulis informasi ke fakultas di jurusan lain. Menyajikan pesan informatif dan positif dapat dengan cara sebagai berikut. a. Berikan berita baik dan summarize (kesimpulan) topik utamanya, termasuk tanggal kebijakan diterapkan, persentase, dan lain-lain. Jika pembaca menginginkan lebih dari itu, jelaskan (transparan) bahwa Anda sedang meresponsnya. b. Berikan informasi secara detail, klarifikasi, dan latar belakangnya. Jangan mengulang informasi yang pernah Anda berikan. Jawablah semua pertanyaan pembaca seperti yang mereka inginkan. Berikan semua informasi yang perlu untuk mencapai tujuan Anda. Sajikan informasi secara detail agar hal penting diketahui pembaca. c. Sajikan informasi negatif sepositif mungkin. Sebuah kebijakan mungkin mempunyai keterbatasan-keterbatasan; informasi menjadi tidak lengkap; pembaca mungkin mempunyai syarat-syarat tertentu mendapatkan kepuasan, diskon, atau keuntungan. d. Terangkan manfaat kebijakan atau prosedur untuk pembaca. Tidak hanya untuk perusahaan. Berikan informasi detail untuk membuat manfaat menjadi jelas bagi pembaca dan yakinkan di dalam surat resmi. Gunakan a goodwill ending: positif, pribadi, dan forward-looking.

C. Bagian Terakhir Surat Informatif (Positif) Dan Memo Menulis Email

Bagian akhir sebuah surat formal dan memo yang disusun secara bagus dapat berubah menjadi masalah gara-gara hanya disebabkan kalimat pendek pada akhir surat atau memo. Dalam memo satu halaman, Anda bisa mengabaikan detail dan bukti informasi. Anda bisa katakan ke pembaca di mana bisa mendapat informasi lainnya. Dalam pesan yang panjang, Anda bisa menyimpulkan maksud utamanya agar pembaca bisa langsung menangkap maknanya. Dalam pesan persuasif, Anda bisa mengatakan ke pembaca apa yang Anda inginkan dari mereka.

Goodwill endings seharusnya difokuskan pada hubungan bisnis yang Anda bagikan dengan pembaca daripada mengatakan tentang hobi, keluarga, atau masalah kehidupan pribadi. Ketika menulis surat ke seseorang yang mewakili organisasi, paragraf terakhir bisa menunjukkan hubungan perusahaan Anda dengan pembaca. Ketika Anda menulis untuk kelompok (ditujukan secara umum), akhir kalimat seharusnya juga untuk semua kelompok.

Berikut adalah sebuah contoh penggalan surat jawaban dari pihak rumah sakit atas adanya pertanyaan, ketika seorang pasien meninggalkan rumah sakit dan karena sesuatu hal, kembali masuk rumah sakit lagi, haruskah kita menghitungnya sebagai pasien baru? Bagi perusahaan jawabannya adalah jika seorang pasien telah meninggalkan waktu bermalamnya di rumah sakit atau sudah lama, rumah sakit akan mengklaim kembali (sebagai pasien baru) ketika mengizinkan pasien masuk opname kembali.

• Weak closing paragraph.
• Should you have any guestions regarding this matter, please feel free to call me.
• Goodwiil paragraph.
• Many employee-patients appreciate the freedom to leave the hospital for a new hours. It's nice working with a hospital which is flexible enough to offer that option.

Beberapa penulis mengakhiri pesannya dengan sebuah kalimat undangan yang simpatik dalam bahasa Inggris seperti contoh ini.

If you have questions, please do not hesitate to ask.

Menulis Email

Email adalah alat yang sangat penting sekali bagi para pekerja. Pembaca bisa membaca dan me-reply ke email pengirim dengan cepat. Berikut adalah guidelines penggunaan email sekaligus sebagai email etiquette.

1. Penggunaan semua huruf besar hanya untuk menekankan saja. Mengetik email dengan memakai huruf besar semua akan dilihatnya oleh pembaca sebagai ungkapan kasar, marah, atau berteriak.
2. Jangan gunakan pesan marah dengan menggunakan email. Jika Anda punya konflik dengan seseorang, selesaikan secara tatap muka, tidak secara elektronik.
3. Kirimkan kepada seseorang hanya pesan yang mereka butuhkan. Kirimkan carbon copy ke atasan Anda jika mereka juga menanyakan hal yang sama.
4. Ketika Anda merespons sebuah email, sertakan hanya bagian pesan yang asli saja yang penting agar pembaca mengerti posting Anda.
5. Jika kutipan pesan aslinya terlalu panjang, letakkan respons pesan Anda terlebih dahulu, baru materi pesan aslinya.

Subject line adalah judul dari sebuah dokumen (email atau memo). Subject line yang bagus paling tidak ada tiga kriteria: spesifik, pendek, dan sesuaikan dengan jenis pesan (positif, negatif, dan persuasif).

Sumber: google.com Gambar Contoh Email

Pesan berita negatif dan informatif biasanya mempunyai beberapa tujuan.

Sumber: Bovee & Thill (2020) 

Pengorganisasian surat negatif.

1. When you have a reason that readers will understand and accept, give the reason before the refusal.
2. Give the negative information or refusal just once, clearly.
3. Present an alternative or compromise, if one is available.
4. End with a positive, forward-looking statement.

Contoh: biasa diterapkan dalam surat pemberitahuan kepada nasabah bank yang jatuh tempo dalam pembayaran utang bank, pemakaian credit card, surat tagihan, dan sebagainya. Dalam memberikan informasi berita buruk, ubahlah ke dalam bentuk pesan yang persuasif yang mengena.

1. Paparkan secara jelas masalahnya. (Tell what 5 wrong, clearly and unemotionally).
2. Katakan bagaimana kejadiannya. (Provide the background. What underlying factors led to this specific problem?)
3. Paparkan pilihan-pilihan untuk memperbaikinya. (Describe all the options, giving their advantages and disadvantages).
4. Rekomendasikan sebuah solusi dan tanyakan pelaksanaannya. (Ask for approval so that you can go ahead to make the necessary changes to fix the problem).

Pesan berita persuasif mempunyai beberapa tujuan.

		Sumber: Bovee & Thill (2020)

Subject line dalam pesan positif dan informatif

1. Buatlah subject line spesifik. a. Perihal : "Pertanyaan /nterview untuk Joni Silalahi" b. Daripada : "Pertanyaan Interview"
2. Buatlah subject lines concise (ringkas). a. Perihal : "Perubahan Jadwal Rapat Menjadi 12 Mei" b. Daripada : "Informasi Perubahan Rapat pada 10 Mei Diubah Menjadi 12 Mei" Buatlah
3. subject lines sesuai dengan pola organisasi. Secara umum, berikan informasi yang sesuai dengan informasi yang akan disampaikan pada paragraf pertama.

Pola dalam pesan positif dan informatif sebagai berikut.

1. Berikan berita baik dan ringkaslah poin-poin utamanya.
2. Berikan detail, klarifikasi, dan latar belakang pesan.
3. Sampaikan berita negatif sepositif mungkin.
4. Using readers benefit: jelaskan manfaat yang akan diterima oleh pembaca.
5. Use a goodwill ending: positive, personal, and forward-looking.

Using Reader Benefit

1. Ketika menyampaikan kebijakan.
2. Ketika perusahaan ingin mengubah sikap pembaca (prosedur atau aturan baru).
3. Ketika menekankan manfaat, berikan motif pembaca secara positif.
4. Ketika beberapa manfaatnya mungkin tidak jelas bagi pembaca.

Latihan

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!

1. Apa yang mendasari suksesnya suatu penyampaian informasi?
2. Jelaskan tujuan dari pesan informatif!
3. Apayang dimaksud dengan to build a good image of the writer?
4. Seperti apakah goodwill endings?
5. Terangkan kembali yang disampaikan Raymond Birdwhistle, apa yang dapat ditarik dari penyampaiannya!

Petunjuk Jawaban Latihan

1. Untuk menjawab pertanyaan nomor 1, silakan Anda pelajari pesan informatif.
2. Untuk menjawab pertanyaan nomor 2, silakan Anda pelajari tujuan pesan informatif.
3. Untuk menjawab pertanyaan nomor 3, silakan Anda pelajari seleandry perpose.
4. Untuk menjawab pertanyaan nomor 4, silakan Anda pelajari bagian terakhir surat informatif (positif) dan memo.
5. Untuk menjawab pertanyaan nomor 5, silakan Anda pelajari pesan informatif

Rangkuman

Pilihan kata (diksi) dalam pesan komunikasi memiliki peran penting untuk mencapai keberhasilan komunikasi. Kata-kata yang digunakan dalam berkomunikasi jumlahnya banyak sekali, bahkan sebagian tak dipahami oleh penuturnya. Tidaklah aneh apabila seseorang berbicara tanpa berpikir terlebih dahulu dan tanpa menyadari efek dari kata-kata itu.

Dalam sebuah organisasi besar di mana tiap unit berdiri sendiri secara struktural, budaya organisasi atau corporate culture akan menentukan apakah stafnya di masingmasing unit biasa saling mengirimkan surat atau memo satu sama lain atau tidak. Di beberapa universitas, sebagai contoh, fakultas mengirimkan surat jika mereka memerlukan menulis informasi ke fakultas di jurusan lain.

Menyajikan pesan informatif dan positif dapat dengan cara sebagai berikut. Berikan berita baik dan summarize (kesimpulan) topik utamanya, termasuk tanggal kebijakan diterapkan, persentase, dan lain-lain. Jika pembaca menginginkan lebih dari itu, jelaskan (transparan) bahwa Anda sedang meresponsnya.

Tes Formatif

Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!

1. Perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan isi surat disebut .... A. disposisi B verbal C. memo D. ekspedisi
2. Yang disebut sebagai pengantar atau pengelola surat adalah .... A. ekspeditor B. auditor C. arsiparis D. konseptor
3. Yang dimaksud sebagai pengagenda surat adalah .... A. agendaris B arsiparis C. konseptor D. ekspeditor
4. Kepanjangan dari email adalah .... A. electrical mail B. elective mail C. eletoral mail D. electronic mail
5. Lampiran dalam sebuah pengiriman informasi menggunakan media elektronik A. attachment B. milserver C. Cc D. enskrip

Kunci Jawaban Tes Formatif 1

1. C
2. C
3. B
4. D
5. A

Kunci Jawaban Tes Formatif 2

1. C
2. A
3. B
4. D
5. A

Daftar Pustaka

Bovee, C.L., & Thill, J.V. (2018). Business communication today. Pearson. Lester, PM. (2021). Visual communication images with messages (edisi kesembilan). Lex Publishing. Locker, K.O., & Kienzler, D.S. (2013). Business and administrative communication (edisi ke-10). McGraw-Hill Companies, Inc. Thill, J.V.; Bovee, C.L.; Keller, W.I.; & Moran, K.M. (2019). Excellence in business communication (edisi keenam). Pearson. Twomey, S. (2009). Communication the missing link in managing change.