LPJ Bendahara: Pembukuan BKU, Buku Pembantu, dan Verifikasi KPPN

LPJ Bendahara adalah laporan pertanggungjawaban yang disusun Bendahara setiap bulan untuk mempertanggungjawabkan seluruh uang dan surat berharga yang berada dalam pengelolaannya, kemudian disampaikan kepada KPPN selaku Kuasa Bendahara Umum Negara untuk diverifikasi.

Artikel ini membahas pembukuan dan pertanggungjawaban Bendahara pada satuan kerja pengelola APBN, merujuk pada Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-27/PB/2019 yang mengubah PER-3/PB/2014. Perubahan ini terbit karena penggunaan Kartu Kredit Pemerintah berdasarkan PMK 196/PMK.05/2018 mengubah pembukuan dan format LPJ Bendahara Pengeluaran.

Dasar Hukum dan Kedudukan

Kewajiban pembukuan Bendahara berjenjang dari beberapa aturan:

Bendahara memiliki dua garis pertanggungjawaban sekaligus. Sebagai pejabat perbendaharaan, ia bertanggung jawab kepada Kuasa BUN atas seluruh uang yang dikelolanya. Sebagai pejabat yang diangkat menteri atau pimpinan lembaga, ia wajib membukukan seluruh transaksi pelaksanaan anggaran satker sebagaimana tertuang dalam DIPA.

Cakupannya luas. Bahkan hibah yang tidak masuk DIPA tetap harus dibukukan Bendahara, dengan alasan sederhana: satker bisa memperoleh hibah justru karena ia satker pengelola DIPA, dan orang yang paling tepat mengelola uang tunai di satker adalah Bendahara. Pengecualiannya hanya satu, yaitu transaksi melalui SPM-LS/SP2D-LS kepada pihak ketiga, yang cukup dicatat dalam Buku Pengawasan Anggaran.

Mengapa Laporan Bendahara Berbeda dari Laporan UAKPA

Ini sumber kebingungan yang paling sering muncul. Laporan Bendahara dan laporan Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran (UAKPA) memang tidak akan pernah identik, karena keduanya memakai sudut pandang berbeda.

Karena perbedaan itu, KPA wajib melakukan rekonsiliasi internal antara laporan Bendahara dan laporan UAKPA sebelum atau pada saat LPJ disusun. Hasil rekonsiliasi ini yang nantinya dicantumkan pada bagian IV LPJ Bendahara Pengeluaran.

Laporan Bendahara bukan sekadar formalitas. Ia berfungsi sebagai managerial report untuk operasional harian pimpinan satker, sekaligus pembanding akun Kas di Bendahara Pengeluaran pada laporan keuangan.

Pembukuan Bendahara Penerimaan

Karena karakter penerimaan tiap kementerian sangat beragam dan PA/KPA boleh menetapkan jenis buku yang diperlukan, petunjuk pembukuan Bendahara Penerimaan bersifat umum dengan dua prinsip:

1. harus bisa membedakan setiap jenis uang, apakah sudah menjadi penerimaan negara atau belum;
2. harus bisa menunjukkan siapa yang mengelola uang tersebut.

Pengelola PNBP saja

Aktivitas yang dibukukan meliputi pencatatan target penerimaan dalam DIPA, penerimaan tunai dari wajib setor berdasarkan Surat Bukti Setor (SBS), penyetoran ke Kas Negara berdasarkan Bukti Penerimaan Negara (BPN) yang sah, penerimaan yang disetor langsung oleh wajib setor ke Kas Negara, serta penerimaan di luar aktivitas tersebut beserta penyetorannya.

Pengelola PNBP, perpajakan, dan dana pihak ketiga

Bendahara yang juga mengelola uang lain menambah beberapa aktivitas: pencatatan SBS untuk uang yang belum menjadi hak negara (dana pihak ketiga), pembayaran dana pihak ketiga kembali kepada yang berhak, penyetoran dana pihak ketiga ke kas negara bila ditetapkan menjadi pendapatan negara, serta pencatatan setoran masuk rekening yang tidak diketahui nama dan maksud penyetornya.

Tujuh Kelompok Aktivitas Bendahara Pengeluaran

Pembukuan Bendahara Pengeluaran dikelompokkan berdasarkan transaksi dan dokumen sumbernya:

Seluruh pembukuan pada Buku Kas Umum, buku pembantu, dan Buku Pengawasan Anggaran Belanja dilakukan menggunakan aplikasi yang dibangun Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

Pembayaran dari UP Tunai

Bendahara membayar kepada pihak ketiga sebesar nilai bruto setelah kewajiban pihak terbayar dilaksanakan dan setelah menerima SPBy yang ditandatangani PPK atas nama KPA, dilampiri kuitansi dan faktur pajak bila disyaratkan. Faktur pajak yang telah disahkan Bendahara dikembalikan kepada pihak terbayar.

Sisa UP Tunai disetor ke Kas Negara pada akhir kegiatan atau akhir tahun anggaran. Pungutan pajak disetor segera setelah dipungut, dibukukan berdasarkan BPN atas setoran tersebut. Untuk memahami mekanisme UP, TUP, GUP, dan PTUP secara utuh, lihat pembahasan GUP dan uang persediaan dalam APBN.

Pembayaran dari UP Kartu Kredit Pemerintah

Inilah bagian yang menjadi alasan utama terbitnya PER-27/PB/2019. Pembayaran dilakukan Pemegang KKP sebesar nilai bruto berdasarkan kuitansi, setelah Bendahara menerima SPBy yang dilampiri:

1. Surat Tugas, Surat Perjalanan Dinas, perjanjian, atau kontrak;
2. kuitansi atau bukti pembelian yang telah disahkan PPK;
3. faktur pajak dan/atau Surat Setoran Pajak sesuai ketentuan perpajakan;
4. nota atau bukti penerimaan barang/jasa yang telah disahkan PPK;
5. Daftar Pembayaran Tagihan KKP yang telah ditetapkan PPK; dan
6. tagihan e-billing atau Daftar Tagihan Sementara.

Sebelum membayar, Bendahara wajib memperhatikan saldo UP KKP pada Kartu Pengawasan Kartu Kredit Pemerintah yang dihasilkan aplikasi pembukuan. Pembayaran tagihan KKP sendiri dilakukan dengan mendebit rekening Bendahara Pengeluaran ke rekening bank penerbit KKP sebesar nilai tagihan.

Pembayaran dari SPM-LS Bendahara

SPM-LS Bendahara adalah pembayaran dari Kas Negara kepada pegawai atau pihak ketiga yang disalurkan melalui Bendahara. Bila setelah batas waktu uang tidak tersampaikan kepada yang dituju, sisanya disetor ke Kas Negara menggunakan sistem penerimaan negara secara elektronik.

Berbeda halnya dengan SPM-LS langsung kepada pihak ketiga atau rekanan. Pembayaran itu dilakukan langsung dari Kas Negara, sehingga satker yang seluruh pembayarannya memakai LS kepada rekanan tidak perlu menunjuk Bendahara dan tidak perlu pembukuan Bendahara.

Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP)

BPP adalah perpanjangan tangan Bendahara Pengeluaran. Konsekuensinya penting untuk dipahami: penyaluran dana dari Bendahara Pengeluaran ke BPP belum merupakan belanja. Kas yang ada pada BPP masih menjadi uang yang harus dipertanggungjawabkan Bendahara Pengeluaran.

Penyaluran dana dibukukan sebesar tanda terima atau bukti transfer kepada BPP. Untuk UP KKP, yang disalurkan bukan uang melainkan transfer batasan belanja (limit) KKP.

LPJ-BPP sebagai dokumen sumber

BPP membukukan transaksinya sendiri dan mempertanggungjawabkannya kepada Bendahara Pengeluaran melalui LPJ-BPP. Bagi Bendahara Pengeluaran, LPJ-BPP menjadi dokumen sumber pembukuan untuk mencatat:

• belanja yang dilakukan BPP atas UP Tunai, dan pengembalian sisa UP Tunai ke Bendahara Pengeluaran;
• pembayaran BPP atas dana SPM-LS Bendahara, dan setoran sisanya ke Kas Negara atas nama Bendahara Pengeluaran;
• pungutan pajak yang telah disetorkan BPP atas nama Bendahara Pengeluaran;
• penambahan dan pengurangan dana lain-lain yang dikelola BPP.

Sebelum membukukan LPJ-BPP, Bendahara Pengeluaran wajib menguji kebenarannya terkait penyaluran dana dan pengembalian sisa UP Tunai. Bila ada perbedaan, wajib dikonfirmasikan kepada BPP.

Penggantian UP Tunai pada BPP

Bila penggunaan UP Tunai pada BPP telah mencapai paling kurang 50%, BPP dapat mengajukan penggantian kepada Bendahara Pengeluaran. Bendahara Pengeluaran memberikannya dari dana yang masih dikelolanya. Bila tidak mencukupi, Bendahara Pengeluaran mengajukan permintaan penggantian kepada PPK untuk diproses menjadi SPP kepada PPSPM, lalu SPM kepada KPPN. Pengajuan bisa terpisah per BPP maupun menyeluruh.

Buku yang Wajib Diselenggarakan

Pertanyaan "pembukuan bendahara terdiri dari apa saja" terjawab di sini. Struktur bukunya bertingkat:

Halaman muka BKU memuat identitas satker, KPPN, jenis dan nomor dokumen anggaran beserta revisinya, lalu ditandatangani Bendahara Pengeluaran dan diketahui KPA. Untuk BKU milik BPP, penandatangan pihak keduanya adalah PPK atas nama KPA, dan halaman mukanya juga memuat nomor SK penetapan PPK serta BPP.

Uang Muka dan Uang Muka Kerja

Bendahara Pengeluaran atau BPP dapat memberikan uang muka setelah menerima SPBy yang ditandatangani PPK atas nama KPA.

Uang muka perjalanan dinas diberikan dari UP Tunai kepada pejabat negara, pegawai negeri, atau pegawai tidak tetap yang melaksanakan perjalanan dinas dalam negeri. Setelah perjalanan selesai, bukti pengeluaran diserahkan kepada PPK, yang kemudian menyusun perhitungan rampung. Kelebihan uang muka dikembalikan kepada Bendahara; kekurangannya dibayarkan berdasarkan SPBy baru.

Uang muka kerja diberikan kepada pejabat atau pegawai yang ditunjuk, berdasarkan SPBy yang dilampiri rencana pelaksanaan kegiatan, kebutuhan dana, dan batas waktu pertanggungjawaban. Pola penyelesaiannya sama: pertanggungjawaban melalui PPK, kelebihan dikembalikan, kekurangan dibayarkan.

Koreksi Kesalahan Pembukuan

Pembukuan Bendahara memakai metode saldo balance yang menghasilkan saldo setiap kali transaksi dibukukan. Akibatnya, satu kekeliruan berdampak beruntun pada seluruh perhitungan saldo berikutnya. Karena itu koreksi tidak boleh dilakukan dengan menghapus atau menimpa.

Prosedurnya:

1. Begitu kesalahan diketahui, segera dibuat Berita Acara Kesalahan Pembukuan yang diketahui KPA atau PPK atas nama KPA, dan Kepala Satker atau pejabat pemungut penerimaan negara.
2. Berita acara menjadi dokumen sumber koreksi, dibukukan sesuai tanggal berita acara: pertama membukukan reversal atau kebalikan dari pembukuan yang salah, lalu membukukan yang seharusnya.
3. Berita acara, fotokopi transaksi yang salah dibukukan, dan fotokopi lembar buku yang salah menjadi bagian tidak terpisahkan dari LPJ.

Ketentuan Khusus yang Sering Terlewat

Jasa giro dan biaya administrasi bank

Jasa giro atas saldo kas bendahara beserta pajaknya dibukukan sebagaimana tercatat dalam rekening koran, sepanjang rekening tersebut belum terdaftar dalam program Treasury Notional Pooling (TNP). Adapun biaya administrasi bank diperlakukan sebagai belanja operasional kantor yang dibayar dengan mekanisme UP. Konteks pengelolaan rekening ini terhubung dengan penerapan Treasury Single Account.

Pembukuan valuta asing

Bila Bendahara juga mengelola valuta asing, pembukuan dilakukan terpisah untuk setiap valuta, sebab pembukuan Bendahara berbasis kas dan tidak terpengaruh perubahan kurs. Dibuat satu BKU untuk rupiah dan satu BKU valas untuk tiap valuta, masing-masing dengan buku pembantunya. Namun seorang Bendahara tetap menyampaikan satu LPJ untuk satu DIPA, sehingga LPJ tersebut harus mampu menampilkan saldo BKU rupiah maupun valas sekaligus.

Penomoran dan penanggalan bukti

Nomor bukti berfungsi sebagai identitas dokumen sumber, dibuat berurutan saat menatausahakan dokumen dalam BKU, dan bersifat unik untuk satu tahun anggaran. Pembukuan atas DIPA diberi nomor bukti 0 (nol).

Untuk dokumen yang diterima terlambat, aturannya: SPM sah dari KPPN diberi tanggal sesuai waktu penerimaan; LPJ-BPP diberi tanggal sesuai waktu penerimaan; dan khusus SPM serta LPJ-BPP akhir tahun anggaran, keduanya diberi tanggal 31 Desember dengan penomoran mengikuti urutan.

Isi LPJ dan Siapa yang Menandatangani

LPJ Bendahara Pengeluaran memuat lima bagian:

1. Keadaan pembukuan bulan pelaporan — saldo awal, penambahan, pengurangan, dan saldo akhir tiap buku pembantu, disertai saldo akhir BKU dan nomor bukti terakhir.
2. Keadaan kas akhir bulan — uang tunai di brankas ditambah uang di rekening bank, dilampiri Daftar Rincian Kas di Rekening.
3. Selisih kas — saldo BP Kas dikurangi jumlah kas riil.
4. Hasil rekonsiliasi internal dengan UAKPA — saldo UP ditambah kuitansi UP, dibandingkan dengan saldo UP menurut UAKPA.
5. Penjelasan atas selisih kas dan/atau selisih pembukuan bila ada.

Soal penandatangan, aturannya bertingkat sesuai jenis LPJ:

Pemeriksaan kas dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Kas. Bila terjadi pergantian bendahara, dipakai Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Serah Terima, yang menegaskan bahwa sejak penandatanganan, pengelolaan keuangan menjadi tanggung jawab bendahara yang menerima. Terdapat pula Berita Acara Keadaan Kas yang secara khusus meminta penjelasan bila uang persediaan dalam brankas melebihi Rp50.000.000, dan dengan berita acara itu KPA atau PPK atas nama KPA bertanggung jawab bila terjadi kehilangan.

Verifikasi LPJ oleh KPPN

KPPN memverifikasi LPJ menggunakan aplikasi DJPb. Untuk LPJ Bendahara Pengeluaran, terdapat delapan pengujian:

1. saldo awal dibandingkan dengan saldo akhir bulan sebelumnya;
2. saldo di rekening bank dibandingkan dengan salinan rekening koran;
3. jumlah uang di brankas dibandingkan dengan Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi;
4. kebenaran perhitungan, termasuk kesamaan saldo BKU dengan saldo akhir kelompok buku pembantu;
5. kesesuaian saldo UP dengan data pengawasan UP di KPPN;
6. kesesuaian penyetoran ke kas negara dengan Konfirmasi Setoran Penerimaan Negara;
7. kepatuhan penyetoran pajak, minimal sebesar saldo akhir bulan sebelumnya;
8. penelitian atas izin dan status rekening Bendahara.

Konsekuensinya jelas dan berbeda menurut jenis temuan:

Jenjang pelaporan dan tenggat waktu

Verifikasi berlanjut berjenjang. KPPN menyusun Daftar LPJ Bendahara dan menyampaikannya kepada Kanwil DJPb paling lambat 15 hari kerja bulan pelaporan. Kanwil memeriksa selisih jumlah dan nilai, mengonfirmasi ke KPPN bila ada perbedaan, lalu menyusun rekapitulasi per bagian anggaran tingkat wilayah untuk disampaikan kepada Direktorat Pengelolaan Kas Negara paling lambat 20 hari kerja bulan pelaporan. Direktorat Pengelolaan Kas Negara menutupnya dengan rekapitulasi tingkat nasional.

Rangkaian ini berjalan di atas infrastruktur sistem perbendaharaan yang dibahas pada artikel SPAN dan SAKTI.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

LPJ Bendahara ditandatangani oleh siapa?

LPJ Bendahara Pengeluaran ditandatangani Bendahara Pengeluaran dan diketahui KPA atau PPK atas nama KPA. LPJ-BPP ditandatangani BPP dan diketahui PPK atas nama KPA. LPJ Bendahara Penerimaan diketahui KPA atau pejabat pemungut penerimaan negara.

Pembukuan bendahara terdiri dari buku apa saja?

Buku Kas Umum sebagai buku utama, ditambah buku pembantu: BP Kas, BP UP Tunai, BP UP KKP, BP LS Bendahara, BP Pajak, BP BPP, BP Uang Muka, dan BP Lain-Lain, serta Buku Pengawasan Anggaran Belanja dan Kartu Pengawasan KKP.

Apa yang membedakan PER-27/PB/2019 dari PER-3/PB/2014?

PER-27/PB/2019 mengubah pembukuan dan format LPJ Bendahara Pengeluaran untuk mengakomodasi Kartu Kredit Pemerintah sesuai PMK 196/PMK.05/2018, termasuk munculnya BP UP KKP dan Kartu Pengawasan KKP.

Mengapa saldo kas menurut Bendahara berbeda dengan menurut UAKPA?

Karena kuitansi UP yang belum di-SP2D-kan sudah dianggap realisasi oleh Bendahara tetapi belum oleh UAKPA, dan karena kas menurut UAKPA terbatas pada saldo UP sedangkan menurut Bendahara mencakup seluruh kas yang dikelolanya. Perbedaan ini diselesaikan lewat rekonsiliasi internal.

Kapan BPP boleh mengajukan penggantian UP Tunai?

Ketika penggunaan UP Tunai pada BPP telah mencapai paling kurang 50%.

Bagaimana cara mengoreksi kesalahan pembukuan bendahara?

Buat Berita Acara Kesalahan Pembukuan, lalu bukukan kebalikan dari catatan yang salah dan bukukan catatan yang seharusnya, keduanya bertanggal sesuai berita acara. Berita acara menjadi bagian tidak terpisahkan dari LPJ.

Penutup

Pembukuan Bendahara bukan sekadar administrasi. Ia adalah titik temu antara uang riil di brankas, catatan satker, dan data Kas Negara. Tiga hal yang paling menentukan LPJ diterima tanpa dikembalikan adalah: pembukuan harian yang tertib sehingga saldo BKU selalu sama dengan gabungan buku pembantu, rekonsiliasi internal dengan UAKPA sebelum LPJ disusun, dan kepatuhan menyetor penerimaan negara serta pajak tepat waktu.

Naskah lengkap peraturan ini dapat diakses melalui laman Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan. Untuk memahami posisi Bendahara di antara pejabat perbendaharaan lain, baca tugas KPA, PPK, PPSPM, dan Bendahara, serta ketentuan sertifikasi pejabat perbendaharaan.